Entre l’incompétence et le génie, quelle zone préfères-tu? [Épisode 44]

Les connais-tu, toi, tes zones?

 

On le dit souvent, un échéancier c’est important dans la saine gestion d’un événement et d’une organisation. Pour nous, c’est l’un des 4 piliers de la gestion d’événements (le budget, la mission/vision et l’organigramme). Que ce soit lorsqu’on le met en place ou lorsqu’on en révise le contenu (surtout les responsabilités et les tâches), on peut rapidement constater que certains éléments qui nous incombent pourraient/devraient aller “dans la cour” de quelqu’un d’autre (ou être carrément éliminées!).

 

Donc, on propose d’explorer des outils pour identifier ce qu’on conserve.

 

Les 4 zones de Gay Hendricks (tirées de son livre “Le grand bon”)

 

  • La zone d’incompétence : Toutes les activités pour lesquelles nous ne sommes pas doués (c’est souvent l’endroit où on s’entête à économiser un peu…).

 

  • La zone de compétence : Une activité pour laquelle on est doué, mais qui pourrait très bien être faite par quelqu’un d’autre, où notre participation n’a pas de valeur ajoutée. C’est une zone où on passe normalement beaucoup trop de temps et d’énergie.

 

  • La zone d’excellence : Les activités que l’on accomplit extrêmement bien. Habituellement, on gagne notre vie dans cette zone. Selon l’auteur, “ pour les gens qui réussissent, cette zone est un piège séducteur et même dangereux parce qu’y demeurer vous empêche de faire un bond dans votre zone de génie. C’est l’endroit où vous êtes confortable et qui créera votre propre dépendance.”

 

  • La zone de génie : C’est l’ensemble des activités pour lesquelles on possède un don unique. C’est l’endroit où tu brilles, où tu vibres. C’est ce qui ne te coûte pas d’énergie (et même qui t’énergise). On peut le reconnaître avec les sensations intérieures, mais aussi par les commentaires des autres. Si c’est difficile pour toi d’identifier ce qui relève de ta zone de génie, passe voir Marie Forleo.  Elle a a du contenu exceptionnel pour t’aider à trouver ce qui te fait briller, tes talents particuliers, ton dessein.

 

Par conséquent, trouver sa zone de génie est un exercice extrêmement intéressant au point de vue personnel. Voilà pourquoi on t’invite réellement à t’y plonger si ce n’est pas déjà fait! Un épisode qui pourrait te permettre de découvrir des outils pour le faire. Épisode 10 | Des outils pour mieux se connaître.

 

Et là, tu te dis : c’est bien beau, mais…

 

Concrètement, qu’est-ce que je peux faire?

 

1- Identifier : Dans une colonne supplémentaire de l’échéancier et pour chaque tâche/responsabilité, identifie dans quelle zone tu te trouves (ça peut être très intéressant comme exercice (ou troublant, ou décourageant… selon le cas!)).

 

2- Filtrer : Crée une vue ou un filtre pour voir tout ce qui se trouve dans ta zone d’incompétence et de compétence afin de pouvoir l’identifier comme potentiellement “À déléguer”.

 

3- Éliminer : Avant de penser déléguer, fais comme en gestion des matières résiduelles (le principe des 3RV) et réduis d’abord (dans notre cas : élimine carrément la tâche si elle n’est pas nécessaire/importante/bien définie).

 

4- Déléguer : Applique le processus de délégation en 4 étapes de Theresa Loe.

 

5- Laisse-moi te le montrer : Tu exécutes la tâche, l’autre regarde, pose des questions et prend des notes.

 

6- Laisse-moi te mentorer : Tu établis les critères, tu reviens sur les étapes, tu cibles les résultats attendus.

 

7- Laisse-moi te regarder le faire : Tu regardes, sans faire de commentaires durant le processus et vous faites une rétroaction par la suite.

 

8- Laisse faire! : C’est clair : décroche!

 

À ne pas oublier

 

D’ailleurs, on parle d’actions dans l’échéancier pour éviter les termes tâches/responsabilités, justement parce que ces termes sont délicats. Quand on délègue, pour permettre à l’autre de se sentir pleinement impliqué, il faut déléguer une responsabilité et non une tâche. La tâche déléguée crée un automate. La responsabilité déléguée crée un responsable! Lorsqu’on délègue une responsabilité, on donne des outils, on demande un résultat et on offre de la liberté dans le “comment” ce sera fait.

 

Alors, laisser faire, décrocher et lâcher le contrôle, lorsqu’on délègue, permet de garantir l’adhésion de l’autre et son appropriation du résultat. C’est le meilleur moyen de créer une relation gagnant-gagnant.

 

Tu aimerais bien intégrer tout cela dans un échéancier qui fonctionne? Découvre notre échéancier performant! Il peut réellement faciliter ta vie!

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Marylène RoyEntre l’incompétence et le génie, quelle zone préfères-tu? [Épisode 44]

Nos 4 trucs infaillibles pour apprendre à apprendre [Épisode 43]

Aujourd’hui, on répond à la question : comment on fait pour consommer, intégrer, prioriser et retenir toute l’information qu’on capte et qu’on fait ricocher vers toi? (la sous-question est bien sûr : comment tu peux faire, toi, pour trouver la bonne information et l’apprendre facilement). La réponse hyper courte : en apprenant à apprendre. (C’est un héritage du formidable (et regretté) Sébastien Duchesne, merci mon cher ami).😀

Apprendre à apprendre, c’est devenu d’autant plus pertinent dans notre monde en constant mouvement. Tant de choses qui existent aujourd’hui et qui font partie de notre quotidien relevaient de la science-fiction il n’y a pas si longtemps! La technologie évolue à vitesse Grand-V et on est constamment en formation dans toutes les sphères de notre vie.

Dans notre vie de tous les jours, chez Que Des Solutions, apprendre à apprendre, ça se déploie en 4 éléments :

L’intuition : C’est la première chose qui guide vers quoi on se tourne, à quoi on s’intéresse. On est à l’écoute des synchronicités, des choses qui reviennent, des “coïncidences”. On écoute la petite voix. On applique l’adage qui dit que “quand l’élève est prêt le maître apparaît”. Plusieurs des outils, stratégies et principes qu’on utilise au quotidien nous ont été livrés “par hasard” ou “par magie”.

La curiosité : l’abonnement à des infolettres pertinentes, l’écoute de podcasts sur les sujets qui nous intéressent professionnellement, la participation à des groupes facebook et l’abonnement à des pages pertinentes Instagram/LinkedIn/Facebook sont nos façon simples de recevoir de l’information pertinente (appuyons sur le mot pertinent). Attention de ne pas être submergée d’information : si tu n’as pas lu les 4-5 derniers courriels de cette source, tu peux te désabonner (et te réabonner quand tu voudras!! c’est TA boite de courriel!!).

(Truc : allie ta curiosité à ton intuition, laisse-toi guider par les couleurs, les mots, les émotions, les impressions, les “hasards”.)

L’intention d’apprendre pour enseigner/expliquer : le fait d’avoir à vulgariser un concept et d’aborder l’apprentissage en ayant déjà l’intention de le communiquer à quelqu’un d’autre fait qu’on approche une nouvelle matière différemment. On aime bien qu’une nouvelle méthode/stratégie puisse tenir dans une page, avec quelques mots-clés, l’apprendre pour être en mesure de la transmettre en quelques minutes (au moins un survol) à une collègue et l’implanter/la tester rapidement (pour voir si, au-delà de son apparence pertinente, c’est une méthode qu’on veut garder et intégrer dans nos pratiques).

Les connexions : on s’assure d’être ouvertes aux connexions, aux adaptations de pratiques provenant d’autres domaines. Dans tout ce qu’on fait (tous), il y a des humains. Il ne faut donc pas s’étonner que les problématiques qu’on vit dans un domaine aient leur parallèle dans d’autres domaines. La solution développée sur la ligne de montage d’une usine peut être la solution qui fonctionnerait au sein de ton organisme communautaire.

Mettre son chapeau d’élève (suivre son intuition, être curieux, apprendre dans l’optique d’expliquer et faire des connexions hors de la boite), c’est aussi aborder la vie autrement. C’est se donner des occasions de dédramatiser le quotidien, en changeant la question pour passer de “pourquoi est-ce que ça m’arrive à moi?” à “qu’est-ce que je peux apprendre de cette situation?”. Aborder la vie avec la volonté d’apprendre, c’est également transformer les “obstacles”, les “erreurs” et les “conflits” en occasions d’apprendre. Et l’autre devient alors notre enseignant (sur nous-mêmes).

La question la plus puissante de notre arsenal reste toujours : qu’est-ce que cette situation peut m’apprendre? (La preuve, cette question posée par une auditrice nous a fait comprendre et mettre sur papier nos propres principes d’apprentissage!).

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Marylène RoyNos 4 trucs infaillibles pour apprendre à apprendre [Épisode 43]

Les 8 attributs essentiels d’un échéancier performant [Épisode 42]

 

Finir la journée avec le petit goût amer d’avoir fait mille et un trucs et pourtant de n’avoir rien accompli, ça te parle? Être « en réaction », à la merci des courriels, des demandes, des événements extérieurs, c’est la recette infaillible pour se sentir dépassée, incompétente et anxieuse. On a trouvé notre baume, qui est devenu l’un des 4 piliers de la gestion d’événements selon le modèle Que Des Solutions : l’échéancier. Et on n’oublie surtout pas les caractéristiques qui le définisse!

D’abord, un échéancier, c’est quoi : c’est un document (tableur ou base de données) où sont répertoriées par ligne les responsabilités/tâches qui doivent être réalisées par les membres d’une équipe et qui comprennent notamment des précisions par secteur d’activité et par échéance (mois) permettant de classer les tâches selon différents critères.

C’est à ce document que l’équipe se réfère pour savoir quels sont les dossiers sur lesquels les membres doivent travailler. L’échéancier ne contient pas TOUTES les tâches à faire, mais bien les responsabilités/tâches récurrentes qui seront, par la suite, transposées dans un gestionnaire de projet (ex. Asana) ou une bonne vieille liste “to-do” (à éviter selon nous, mais bon!).

 

Les caractéristiques essentielles

Pour qu’il soit réellement performant, l’échéancier doit avoir 8 caractéristiques essentielles. Les voici :

  • Simple (dans le sens de pas complexe, pas compliqué) : il ne faut pas que ce soit compliqué d’y accéder et d’y travailler.
  • Flexible : pas de pdf! On doit pouvoir le mettre à jour et l’ajuster quotidiennement. On doit également, nous-mêmes, être flexibles dans l’exécution des tâches/responsabilités et se permettre de retarder/décaler/devancer au besoin.
  • Avec des indices : prévoir une case pour noter des détails, indices, liens hypertextes, emplacement de fichiers, notes pour un remplaçant, parce qu’on ne sait jamais ce qui peut nous arriver (et qu’on a tendance à oublier d’une année à l’autre).
  • En équipe svp! : s’ils aident à créer l’échéancier et qu’ils y sont impliqués, les membres de l’équipe voudront utiliser l’échéancier au quotidien. Le fait de créer l’échéancier en équipe permet aussi de voir les dépendances entre les tâches des uns et des autres et à clarifier la répartition du travail.
  • Court, mais précis : trouver les mots les plus précis possibles, sans utiliser des grandes phrases et sans être flou.
  • À dupliquer : on travaille dans l’échéancier courant, mais on prévoit déjà les possibilités pour l’an prochain (soit une copie indépendante ou avec une colonne “pour l’an prochain”)
  • À jour : l’échéancier est un outil quotidien, c’est presqu’un membre de l’équipe. On doit le nourrir et en prendre soin (il nous le rendra bien!).
  • Dans le plaisir!!!!! : il faut que ce soit plaisant! Trouve du plaisir dans créer et tenir à jour ton outil, une fois qu’il sera en place, le plaisir est garanti puisque le doute et le stress de la to-do-list disparaissent!

Fais-nous signe pour nous dire comment ça résonne dans ta vie!

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Marylène RoyLes 8 attributs essentiels d’un échéancier performant [Épisode 42]

Optimiser, en intégrant les cycles dans ta gestion de temps [Épisode 41]

Qu’ils soient lunaires, menstruels (t’inquiète on ne s’étend pas sur le sujet à la demande de Claudine!) ou saisonniers, les cycles sont partout dans nos vies. Ils sont à l’origine de nos vies! Récemment, Claudine a entendu Kate Northurp (de The Origin Company) présenter l’intégration des cycles dans notre quotidien comme étant la réponse à notre culture professionnelle effrénée.

À la fin de l’écoute, Claudine était, littéralement « sur le cul! ». Elle a constaté qu’elle escamotait presque systématiquement non pas une, mais bien deux des quatre (!) phases proposées… Ouch!

Les voici :

ÉMERGENCE (comme le printemps) : planifier et lancer.
VISIBILITÉ (comme l’été) : lancer, se connecter et être visible.
CULMINATION (comme l’automne) : se concentrer, compléter, analyser.
LE VIDE FERTILE (comme l’hiver) : se reposer, réfléchir et se laisser aller.

Tu peux le calquer sur le cycle menstruel (visibilité culminant avec l’ovulation et vide fertile couvrant les menstruations) ou encore avec le cycle lunaire (si tu n’as pas, plus ou jamais eu de cycle menstruel).

Tu aurais dû lire les échanges entre Marylène et Claudine suite à cette écoute/lecture et à l’intégration des principes. Renversées, ébahies, stupéfaites, il manque de mots pour décrire leur étonnement du départ et leur bien-être de la suite! Prôner l’efficacité est une chose, mais soutenir et vivre l’efficacité effrénée, qui ne respecte pas le rythme de nos vies, disons que ça a porté à réflexion.

Passe écouter l’épisode et fais-nous signe pour nous dire comment ça résonne dans ta vie!

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Marylène RoyOptimiser, en intégrant les cycles dans ta gestion de temps [Épisode 41]