Prends-tu soin de toi comme d’un bébé chat? [Épisode 70]

 

Est-ce que tu prends soin de toi comme tu prends soin des autres? Comme tu le ferais pour un bébé chat?

 

La famille de Claudine a un nouveau membre : un chaton, Louis. 😻 Et cette belle aventure qui commence lui a fait quelques rappels de grands principes de la vie. Les ingrédients de base pour prendre soin d’un chaton, c’est aussi ce qu’on doit faire pour soi.

 

Pour t’aider dans tout cela, on te propose un outil gratuit à télécharger: Un cahier de réflexion pour t’inspirer à prendre soin de toi comme d’un bébé chat! 4 thèmes à explorer pour prendre soin de toi comme tu le ferais d’un chaton!

 

Combler les besoins de base

 

Bébé chat : Les 72h premières heures sont cruciales avec un chaton : présenter la litière, le bol d’eau et la nourriture. Tout cela, après avoir “cat-proofé” la maison pour finalement s’assurer qu’il fait ses besoins (et au bon endroit).

Toi : On a naviguer le virtuel/hybride récemment avec une suite sans fin de teams/zoom/meet sans aller aux toilettes, sans boire, en sautant même des repas… c’est NON!

Ce qu’il faut prévoir :

  1. 5 minutes entre les rencontres.
  2. Eau fraîche accessible (pichet, grand verre).
  3. S’arrêter pour manger une collation nourrissante et pour dîner.
  4. Rencontres de 20-25 ou 50 minutes (au lieu de 30 ou 60).
  5. Repas (ne pas avoir à se poser la question : soit manger la même chose ou avoir un lunch prêt).
  6. Idéalement : bouger, s’aérer le cerveau, marcher.

 

La clé ici : Réhausser nos standards de soins pour nous-mêmes comme si c’était un bébé chat!

 

Fournir un environnement sécuritaire

 

Bébé chat : “Cat-proofer” chez Claudine a voulu dire retirer les élastiques, les emballages jetables, les flocons métalliques de décoration de Noël et même tourner un divan sur le côté dans la journée.

Toi : Dans ton entourage, est-ce que tu côtoies des gens stressés? Tu vis des micro-agressions, du harcèlement? Y a-t-il des moments où tu ne te sens pas en sécurité? Pouvoir dire ta vérité, tes sentiments et établir des limites, c’est le reflet d’un environnement sain. RIEN ne justifie qu’on endure de ne pas se sentir en sécurité (ni une paie, ni une stabilité, ni une illusion de certitude, ni une relation qui dure depuis longtemps…).

 

Commencer petit

 

Bébé chat : L’idéal c’est de l’accueillir dans une petite pièce fermée, dans un environnement réduit pour qu’il s’adapte, étende par la suite sa zone de confort et développe confiance.

Toi : Prends-tu des trop gros projets, des trop grosses bouchées, joues-tu à “tant qu’à” en te mettant plus de pression que nécessaire? Le “planning fallacy” (ou le sophisme de la planification), c’est la démonstration scientifique que l’on sous-estime le temps que prendra une tâche. L’humain a tendance à ne pas tenir compte des preuves historiques dans sa planification. Par exemple, “ça me prend toujours une journée complète pour fermer le mois dans la comptabilité, mais je pourrai sûrement le faire en 2h…”)…😵‍💫 N’essaie pas de manger un éléphant en une bouchée (ou seul.e!).

Tu veux un truc Que Des Solutions? Si tu te poses la question “Ce projet est-il trop gros/ambitieux pour l’instant?”, c’est déjà une indication qu’il l’est sûrement! Pourquoi ne pas le morceler (ce qui te permettra de déjouer ton cerveau dans son sophisme de la planification!). Ensuite, de mettre seulement la première partie dans ton assiette et le reste dans ton agenda?

 

Y mettre BEN de l’amour!

 

Bébé chat : Dès qu’il se manifeste, on doit être là, le flatter, lui parler et s’asseoir avec lui… lui confirmer qu’on est sa nouvelle famille..

Toi : Mets-y de l’amour! BEN de l’amour! Sois la personne qui s’assure que les liens se créent, reviens à l’humain devant toi. Dans toutes nos journées, dans tous nos projets : le secret c’est d’y ajouter de l’amour.💗 Quand il y a du ouache : ajouter de l’amour. 💗💗 Quand ça va bien : ajouter de l’amour. 💗💗

Alors, on peut choisir de devenir le canal par lequel passe l’Amour. 💑 Toute la lumière et l’énergie passent ainsi par nous pour rayonner vers l’autre et dans le monde.

 

N’oublie pas, tu peux télécharger l’outil gratuit: Un cahier de réflexion pour t’inspirer à prendre soin de toi comme d’un bébé chat! 4 thèmes à explorer pour prendre soin de toi comme tu le ferais d’un chaton!

S’occuper de soi pour mieux aider les autres ça te le dit? Passe écouter Fais preuve d’autant de compréhension pour toi que pour les autres [Épisode 52]

 

En lire plus
Marylène RoyPrends-tu soin de toi comme d’un bébé chat? [Épisode 70]

L’ingrédient du succès : la communication | Constat #6 [Épisode 69]

 

La base et l’essentiel en même temps, c’est de communiquer!

 

Le succès d’un projet est directement lié à ses communications. Surtout aux communications internes. Créer une équipe où la communication est authentique, c’est le terreau dans lequel on cultivera la confiance, la vulnérabilité, l’ouverture.

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Impliquer

 

Et si, au-delà de l’équipe, on arrive à intégrer les gens de l’extérieur, à leur faire une véritable place, à les inclure et les écouter, on a tous les ingrédients pour créer “une armée d’ambassadeurs”, comme le suggère Joan Garry (https://www.joangarry.com/podcast/ep-81-how-to-grow-a-movement/). Pour tout OBNL ou organisme de charité, rassembler une armée de convaincus capables de véhiculer la mission, c’est s’assurer de faire retentir son message bien au-delà de son réseau.

 

Deux éléments sont ici indispensables :

 

  • Bien communiquer l’information aux ambassadeurs potentiels (qu’ils y aient accès, qu’elle soit digeste, qu’elle soit claire).
  • Permettre aux ambassadeurs de véhiculer le message. Ne pas tenter de contrôler celui-ci, laisser les gens s’approprier leur expérience de l’événement/de la cause.

 

Rayonner

 

Dans le cas de présence médiatique (journaliste/photographe/caméra), il est primordial de :

  • Personnaliser le contact lorsque c’est possible.
  • Avoir un membre de l’équipe prêt à se déplacer avec eux.
  • Posséder à l’avance des idées de reportage ou d’entrevues (en analysant l’horaire de l’événement, en pensant à l’avance à des angles intéressants pour la captation d’images).

 

Alors que plusieurs gestionnaires (ou membres du conseil de ces organisations) choisissent de se tenir devant la caméra lorsqu’arrivent les médias, le fait de mettre en lumière des bénévoles, des participants, des visiteurs permet d’amplifier le message et le ressenti. En plus du rayonnement lié à la couverture médiatique, l’expérience devient enrichissante pour tous. Donc, l’impact est bénéfique pour :

 

  • L’événement/projet, qui rayonne de façon différente en fonction des médias
  • Le média, qui couvre un angle particulier de l’événement
  • Les participants mis en lumière, qui rayonnent par la suite dans leur réseau à travers la visibilité associée à l’événement/projet.

 

Écouter deux fois plus qu’on parle

 

En matière de service-client, l’écoute active et empathique s’est avérée une pratique payante! Tant en service interne (équipe) qu’en service externe (clients). Laisser le client insatisfait exprimer son idée de façon complète, poser des questions, clarifier les termes utilisés pour être certain de bien comprendre. Tout ça avant de tenter de s’expliquer ou de s’excuser.

 

Par ailleurs, dès qu’on constate que des termes ou expressions utilisés portent à confusion, la règle de base est de corriger les mots. Ou encore de simplifier l’explication afin que la communication soit la plus efficace possible et que la client/participant comprenne facilement l’information communiquée. L’information se doit d’être claire, épurée, simple pour permettre une recherche facile.

 

Afin d’obtenir de l’information cruciale auprès de la clientèle, faire des sondages permet de créer ces occasions d’écoute et de recueillir des commentaires pertinents permettant l’amélioration. Ceux-ci se doivent d’être simples, rapides et rapprochés de l’expérience qu’ils ont vécue.

 

Rassembler

 

La communication à l’intérieur des équipes durant un événement, en rencontre de régie en début ou fin de journée, permet des échanges enrichissants de façon formelle ou informelle. L’amélioration continue fait des bonds de géant si on se permet de créer ce genre de rencontres des acteurs principaux d’un événement.

 

Dupliquer

 

Afin de s’assurer que l’information importante circule, multiplier les canaux permet de rejoindre les diverses clientèles visées. Notre information principale (horaire, liens d’achats de billets, informations d’accueil de participants) se doit de vivre sous plusieurs formes (site web, courriels de confirmation, vidéos, posts et description d’événements sur les médias sociaux). Et tout cela, afin de s’assurer que le client puisse la consommer dans la forme qu’il choisit. La pire chose à faire serait de se dire : « S’ils ont une question, ils nous appelleront! » On a beau donner un service-client exceptionnel une fois le téléphone décroché, obliger un client à nous appeler en plein cœur d’un événement est contre-productif!

 

Communiquer, la communication sous toutes ses formes, est crucial dans tout projet et événement. De l’écoute active et empathique à l’accueil de médias sur place, en passant par les réunions de régie et la création d’une armée d’ambassadeurs. C’est certainement une grande partie du succès de ce Festival 2022 et des moments mémorables vécus à Sherbrooke en cette 93e édition.

 

En apprendre un peu plus!

 

Tu veux connaître les 5 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes!

✨L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64]

✨On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65]

✨Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66]

✨Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]

✨Créer l’espace pour que les liens se créent | Constat # 5 [Épisode 68]

En lire plus
Marylène RoyL’ingrédient du succès : la communication | Constat #6 [Épisode 69]

Créer l’espace pour que les liens se créent | Constat # 5 [Épisode 68]

 

Miser sur l’espace afin que celui-ci devienne un endroit facilitant pour créer des liens!

 

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

On a une grande certitude. Dans toute organisation ou projet, en tant que gestionnaire, on se doit de créer l’espace pour que les liens se créent entre les humains desquels on s’entoure. C’est un espace qui est tout aussi mental qu’il est physique.

 

Un exemple frappant est l’ambiance à créer pour un quartier général (QG) d’événement. C’est un endroit où le stress est présent. C’est là où les décisions se prennent et où on doit livrer la marchandise tout en gérant des crises et des urgences. Plusieurs mots nous viennent en tête quand on pense à notre QG!

 

  • Plaisir
  • Léger
  • Ne pas se prendre au sérieux
  • Intérêt envers l’autre
  • Entraide
  • Rire
  • Repas (prendre le temps de s’arrêter et manger ensemble)
  • Apéro
  • Parler des intérêts, activités, voyages
  • Se connaître au-delà du rôle joué dans l’équipe
  • Vulnérabilité
  • Authenticité

 

Une leçon pas simple

 

Une des leçons que nous avons acquises (à la dure) de nos années de gestion d’événements, c’est ON NE DOIT PAS AVOIR DU TRAVAIL/PRODUCTION à faire une fois l’événement démarré. Et, certainement pas dans le QG. Quelques exceptions existent à cette règle, mais elles sont peu nombreuses… et non pertinentes pour l’instant!

 

Un des moyens utilisés au Festival pour créer cet espace pour que les liens se créent, c’est de fournir des lunchs, des collations et des boissons au personnel, aux fournisseurs et aux bénévoles. Fournir également un espace de repos et de rencontre, pour permettre aux humains impliqués de se déposer dans les moments moins achalandés, permet d’offrir un terreau fertile pour la création de ces liens.

 

Ton opinion compte pour moi

 

Il faut dire, qu’être ouverts à entendre les idées des autres sur l’organisation et sur les processus, pendant le projet ou en post-mortem, contribue à créer cet espace. Donner la chance à quelqu’un d’exprimer son opinion, d’apporter des idées, de remettre en question des façons de faire permet d’enrichir les conversations. Comme gestionnaire, le plus beau leadership qui peut être démontré, c’est de permettre que les problèmes ou les failles perçues soient abordés.

 

De toute évidence, le résultat de cette ouverture, combinée au plaisir vécu ensemble (parce qu’on ne se prend pas au sérieux), c’est de toucher à la vulnérabilité. Plus précisément, c’est seulement par cette porte qu’on accède à la confiance. Accepter de s’ouvrir et d’être vulnérable, c’est aussi accepter de retirer la rigidité de la hiérarchie et les titres. Et d’arriver dans l’écoute, l’ouverture et l’implication. Brené Brown, chercheuse en comportement humain, a établi que pour l’humain, un sentiment de confiance permet de démontrer de la vulnérabilité. Cette vulnérabilité est l’ingrédient nécessaire à la véritable connexion. S’accrocher à son titre, c’est tenir à son armure, qui empêche la connexion. L’humain qui sait qu’il ne sera pas jugé a envie de partager des idées.

 

L’équation Que Des Solutions

 

Activité + Émotion (élément humain) + Liens/Confiance = Événements qui transforment les gens

 

Il faut dire qu’on parle souvent de remettre l’humain au cœur de toute démarche. En effet, c’est un élément très important de notre pratique. En effet, de pouvoir créer un endroit où l’on peut retirer son armure et “être”, dans sa vulnérabilité et son authenticité. Car c’est le plus beau cadeau à se donner, comme gestionnaire, et à offrir à tous les humains qui gravitent autour du projet.

 

Écoute non-sélective

 

Une des activités qui permet également de créer ces liens, c’est la tenue d’un post-mortem avec les équipes bénévoles. Et non seulement l’équipe interne ou le CA. C’est un moment unique pour :

 

  • recevoir de l’information pertinente
  • créer le sentiment d’appartenance
  • accéder à du savoir, des solutions
  • créer l’occasion de renouveler déjà l’engagement pour la prochaine édition

 

Quand on se permet de vivre des moments plus grands que les simples tâches à réaliser, parce qu’on tisse des liens avec une équipe, on se permet d’atteindre la synergie. Et comme Aristote l’avait découvert il y a bien longtemps, le tout devient plus grand que la somme des parties. C’est là que la magie se crée. La magie des liens qui unissent les humains. Et avec cette magie, on peut tout réaliser!

 

En apprendre un peu plus!

 

Tu veux connaître les 4 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes!  L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64], On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65], Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66] ainsi que Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67].✨✨✨

En lire plus
Marylène RoyCréer l’espace pour que les liens se créent | Constat # 5 [Épisode 68]

Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]

 

Dans la tête c’est bien, par écrit c’est mieux!

 

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Il faut dire que, dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, contrats de toutes sortes, politiques de remboursement de billets, consignes aux bénévoles ou procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la vraie question :  » Dois-je vraiment consigner ceci par écrit? »

 

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes et les indications nécessaires pour les réaliser facilement. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! 🤯

 

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance, d’optimiser nos façons de faire et d’éviter de :

  • Penser qu’on va s’en souvenir
  • Penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
  • Penser que c’est évident
  • Croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
  • Croire qu’on est irremplaçable ou pire immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
  • Détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

 

Une matrice à la rescousse

 

Optimiser en mettant par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Cette matrice permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non ainsi que leur urgence ou non. Ainsi, dans le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes. Malheureusement, ce cadran est très peu visité. Et on a souvent tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

 

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Alors, il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes. Avant l’ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents? De ta meilleure amie? Ou même plus récemment ton NIP après le confinement? 🤦‍♀️

 

Mon échéancier est-il assez?

 

De toute évidence, voir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base. Notamment, de savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches. Et que celles-ci sont liées à des dossiers différents dans notre système informatique. En plus, elles intègrent aussi plusieurs interactions. Alors, prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…🏎️🏎️🏎️

 

Flexibilité et révision

 

Donc, une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. En effet, c’est évolutif car c’est de la structure, mais c’est aussi flexible.

 

Pour conclure, ce qu’on suggère, c’est d’appliquer la leçon de nos mères : “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”…

 

Et surtout, en s’assurant que cette place soit écrite pour nos procédures, opérations et tâches! 😆👍

 

Tu veux connaître les 3 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes!  L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64], On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65] et Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66] 🚀

En lire plus
Marylène RoyCe qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]