On se pose la fameuse question: une organisation sans courriel, ça PEUT exister?
Une mise en situation s’impose pour mieux comprendre l’emphase qu’on décide de mettre aujourd’hui sur le courriel:
- Ouvrir la boîte de courriels pour trouver la date prévue de livraison d’un équipement.
- Sortir de là 45 minutes plus tard, après avoir répondu à des dizaines de courriels, avoir envoyé 2 demandes de suivis et accepté 3 réunions.
- Revenir à son document.
- Constater qu’on n’a toujours pas la date de livraison.
- Retourner dans la boîte de réception
- …
C’est seulement nous, ou ça vous est déjà arrivé? 😬
Alors, on reprend notre question: » Est-ce qu’une organisation sans courriel, ça DEVRAIT exister? » Vous pensez que c’est oui, que c’est non, que ça dépend? Rien dans nos vies de gestionnaires n’est tout blanc ou tout noir. Cherchons le gris! Sans penser que les courriels pourraient être éliminés de nos vies professionnelles (parce qu’ils ont des aspects positifs!), viser de limiter ceux-ci au strict minimum est un bel objectif.
Pourquoi ça devrait exister LE sans courriel?
Pour le grand bien de tous, on a fait une petite liste fort intéressante qui permet de mieux comprendre l’ampleur du phénomène.
- Les courriels s’accumulent souvent à une vitesse plus grande qu’ils peuvent être traités.
- Ils deviennent une charge mentale (j’ai XX courriels non lus).
- Vous ne vous en doutez sûrement pas mais ceux-ci constituent la liste des tâches à faire des autres et non la nôtre! (ou plutôt, les gens “dompent” leurs tâches à faire dans notre boîte de réception.
- On ne devrait pas débuter notre journée dans notre boîte de courriel (débutons-la plutôt dans notre échéancier quand on en a un!).
- Sans le savoir, ceux-ci constituent de la gratification instantanée (mais ça ne fait pas avancer nos dossiers/projets majeurs).
- Pour contrer le “réflexe-courriel”, devenu malsain dans nos organisations.
Ça revient au fond à deux notions importantes :
La responsabilité : la responsabilité de chacun pour ses dossiers (garder le petit singe sur la bonne épaule!)
L’apprentissage : on doit désapprendre le réflexe courriel, on doit apprendre de nouveaux outils pour simplifier notre quotidien
Comment ça peut exister?
Pour les courriels internes, plusieurs outils/applis permettent de diminuer le flux de courriels entre les membres des équipes, dont :
- Un gestionnaire de projets permettra d’éliminer plusieurs courriels superflus (Asana, Monday, etc.).
- Utilisation des “tâches” de plusieurs façons (tâches d’un projet, cartes de coordonnées, liste de documents)
- Possibilité d’interpeller les collègues à partir d’une tâche dans les commentaires (au vu et au su de tous, avec une trace collective des échanges et une suite des versions/commentaires)
- Attention à éliminer les notifications de ces applications (pour éviter d’avoir 2 fois plus de courriels!!!)
- La coordination/suivi de projet peut se faire directement dans l’outil
- Possibilité de dupliquer des projets (d’année en année) et d’avoir les commentaires passés, les pièces jointes, etc.
- Attention : les conversations Teams ont éliminé des courriels, mais n’ont pas amélioré l’efficacité, ni permis aux autres membres des équipes d’avoir accès à l’info!
- L’implantation de tels outils doit permettre de viser la pérennité de l’information
- Une base de données (maison, professionnelle, Airtable)
- Gestion d’information provenant des équipes et devant faire l’objet de suivis/autorisation (séquence ou étapes) surtout pour les portions qui tombent entre deux logiciels (ex. comptabilité et suivi de projet)
Oui mais, pour les courriels externes, on fait quoi?
Pour les questions que l’on reçoit du public ou des usagers, plusieurs options sont disponibles pour limiter les courriels reçus/envoyés, dont :
- FAQ, une foire aux questions performantes
- Dès qu’une question est soulevée par un usager/client, la noter dans un fichier (Airtable, Google Sheet, votre fichier partagé préféré!)
- SEO, référencement efficace à partir des moteurs de recherche (ex. Google)
- Plusieurs formations sont disponibles et accessibles à peu de frais
- Yoast, appli pour le SEO pour tous!
- Dès qu’une question revient, on doit s’assurer que l’information (si elle est publique) existe sur notre site web et est facilement accessible
Limiter les courriels, ça n’est pas moins communiquer, c’est mieux communiquer! Se libérer des communications superflues, c’est pouvoir enfin se concentrer sur la magie qu’on doit produire, permettre à nos collègues de faire de même et à nos clients/usagers de profiter de leur temps (au lieu de chercher l’information dont ils ont besoin). Et avoir la bonne information accessible, c’est améliorer notre disponibilité à l’autre, c’est mieux le servir pour encore mieux connecter!
