Bonne nouvelle : « essayer » n’existe pas! [Épisode 54]

On te propose de retirer un mot de ton vocabulaire et de ton quotidien : le mot ESSAYER.

 

Parce qu’il te draine de l’énergie, parce que c’est un mot-poubelle qu’on utilise pour se défiler, et parce que le mot essayer n’existe pas. La puissance des mots. On n’y pense pas toujours, mais chaque mot possède sa propre énergie, sa propre force. Au-delà de sa définition, il y a plus que ce que l’on pense et ce que l’on croit. De là l’importance de bien choisir ce qu’on utilise comme mots de vocabulaire.

Après qu’une participante lui ait répondu : “Oui, mais j’ai essayé et ça ne marche pas”, Anthony Robbins, dans une conférence qu’il donnait, lui a fait faire un exercice formidable : essayer de soulever une chaise (!). Du moment qu’elle soulevait la chaise il disait : “Non, tu l’as soulevée, je veux seulement que tu essaies”. Alors elle lâchait la chaise et il disait : “Tu n’essaies pas!”. Après quelques échanges de la sorte, la dame (et toute la salle) a alors réalisé : essayer, ça n’existe pas.

Attention : on n’est pas dans la notion de résultat (vouloir atteindre un objectif et ne pas s’y rendre).

On est dans la notion de “Faire” ou “Ne pas faire”. D’agir. On est dans l’action. Parce qu’avant Tony, il y avait aussi Yoda, avec sa grande sagesse, qui disait : “Do or do not, there is no try”.

Notre invitation : transforme les mots que tu utilises et l’émotion qui vient avec eux. Laisse tomber le mot essayer. Fais les choses, produis des résultats (pas besoin de courir partout, ça peut être de réfléchir, de méditer sur un concept, d’échanger). L’important, c’est de sortir de derrière le paravent “essayer” et d’assumer! Fais-le, même tout croche, même effrayée, même incertaine, mais fais-le.

Arrête d’essayer.
Ça n’existe pas!
C’est une bonne nouvelle non? 😃👍

 

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Marylène RoyBonne nouvelle : « essayer » n’existe pas! [Épisode 54]

SÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]

 

On se pose la fameuse question: une organisation sans courriel, ça PEUT exister?

 

Une mise en situation s’impose pour mieux comprendre l’emphase qu’on décide de mettre aujourd’hui sur le courriel:

  1. Ouvrir la boîte de courriels pour trouver la date prévue de livraison d’un équipement.
  2. Sortir de là 45 minutes plus tard, après avoir répondu à des dizaines de courriels, avoir envoyé 2 demandes de suivis et accepté 3 réunions.
  3. Revenir à son document.
  4. Constater qu’on n’a toujours pas la date de livraison.
  5. Retourner dans la boîte de réception

C’est seulement nous, ou ça vous est déjà arrivé? 😬

Alors, on reprend notre question: » Est-ce qu’une organisation sans courriel, ça DEVRAIT exister? »  Vous pensez que c’est oui, que c’est non, que ça dépend? Rien dans nos vies de gestionnaires n’est tout blanc ou tout noir. Cherchons le gris! Sans penser que les courriels pourraient être éliminés de nos vies professionnelles (parce qu’ils ont des aspects positifs!), viser de limiter ceux-ci au strict minimum est un bel objectif.

Pourquoi ça devrait exister LE sans courriel?

Pour le grand bien de tous, on a fait une petite liste fort intéressante qui permet de mieux comprendre l’ampleur du phénomène.

  • Les courriels s’accumulent souvent à une vitesse plus grande qu’ils peuvent être traités.
  • Ils deviennent une charge mentale (j’ai XX courriels non lus).
  • Vous ne vous en doutez sûrement pas mais ceux-ci constituent la liste des tâches à faire des autres et non la nôtre! (ou plutôt, les gens “dompent” leurs tâches à faire dans notre boîte de réception.
  • On ne devrait pas débuter notre journée dans notre boîte de courriel (débutons-la plutôt dans notre échéancier quand on en a un!).
  • Sans le savoir, ceux-ci constituent de la gratification instantanée (mais ça ne fait pas avancer nos dossiers/projets majeurs).
  • Pour contrer le “réflexe-courriel”, devenu malsain dans nos organisations.

Ça revient au fond à deux notions importantes  :

La responsabilité : la responsabilité de chacun pour ses dossiers (garder le petit singe sur la bonne épaule!)
L’apprentissage : on doit désapprendre le réflexe courriel, on doit apprendre de nouveaux outils pour simplifier notre quotidien

 

Comment ça peut exister?

Pour les courriels internes, plusieurs outils/applis permettent de diminuer le flux de courriels entre les membres des équipes, dont :

  • Un gestionnaire de projets permettra d’éliminer plusieurs courriels superflus (Asana, Monday, etc.).
  • Utilisation des “tâches” de plusieurs façons (tâches d’un projet, cartes de coordonnées, liste de documents)
  • Possibilité d’interpeller les collègues à partir d’une tâche dans les commentaires (au vu et au su de tous, avec une trace collective des échanges et une suite des versions/commentaires)
  • Attention à éliminer les notifications de ces applications (pour éviter d’avoir 2 fois plus de courriels!!!)
  • La coordination/suivi de projet peut se faire directement dans l’outil
  • Possibilité de dupliquer des projets (d’année en année) et d’avoir les commentaires passés, les pièces jointes, etc.
  • Attention : les conversations Teams ont éliminé des courriels, mais n’ont pas amélioré l’efficacité, ni permis aux autres membres des équipes d’avoir accès à l’info!
  • L’implantation de tels outils doit permettre de viser la pérennité de l’information
  • Une base de données (maison, professionnelle, Airtable)
  • Gestion d’information provenant des équipes et devant faire l’objet de suivis/autorisation (séquence ou étapes) surtout pour les portions qui tombent entre deux logiciels (ex. comptabilité et suivi de projet)

Oui mais, pour les courriels externes, on fait quoi?

Pour les questions que l’on reçoit du public ou des usagers, plusieurs options sont disponibles pour limiter les courriels reçus/envoyés, dont :

  • FAQ, une foire aux questions performantes
  • Dès qu’une question est soulevée par un usager/client, la noter dans un fichier (Airtable, Google Sheet, votre fichier partagé préféré!)
  • SEO, référencement efficace à partir des moteurs de recherche (ex. Google)
  • Plusieurs formations sont disponibles et accessibles à peu de frais
  • Yoast, appli pour le SEO pour tous!
  • Dès qu’une question revient, on doit s’assurer que l’information (si elle est publique) existe sur notre site web et est facilement accessible

Limiter les courriels, ça n’est pas moins communiquer, c’est mieux communiquer! Se libérer des communications superflues, c’est pouvoir enfin se concentrer sur la magie qu’on doit produire, permettre à nos collègues de faire de même et à nos clients/usagers de profiter de leur temps (au lieu de chercher l’information dont ils ont besoin). Et avoir la bonne information accessible, c’est améliorer notre disponibilité à l’autre, c’est mieux le servir pour encore mieux connecter!

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]

La douleur maintenant ou la douleur plus tard? [Épisode 45]

 

On t’invite à choisir la douleur maintenant au lieu de la douleur plus tard. Qu’on l’appelle douleur ou inconfort, on parle ici des émotions négatives (colère, honte, anxiété, stress) qu’on ressent face à une situation. Le concept de “vivre la douleur maintenant au lieu de la douleur plus tard”, c’est de prendre conscience que la douleur que l’on évite sur le coup ne sera pas véritablement évitée, mais qu’elle sera simplement retardée (et sans doute déplacée/transformée entre temps).

Un exemple flagrant de ce concept est la sortie de Claudine et son conjoint dans un restaurant qu’on leur avait chaudement recommandé. À l’arrivée des assiettes, la pièce de viande servie était tout sauf un filet mignon et, après tergiversation et malaise, elle a été retournée en cuisine. Le délai pour cuire la seconde pièce a été tellement long que les deux assiettes (les accompagnements du filet mignon et le tartare de Claudine) avaient été entièrement dégustées et ils ont donc annulé la commande de la pièce de viande. Inconfort, malaise, serveur qui s’excuse, chef qui vient s’excuser et demande ce qui n’a pas fonctionné, s’ensuivent une série d’échanges inconfortables, mais pertinents. Et puis le chef s’assoit à la table, le resto se vide, le serveur s’ajoute, discussions animées sur la bouffe, sur les humains, sur les malaises, sur l’authenticité. L’expérience finit par une tournée du restaurant, de l’auberge, l’abonnement sur Instagram à l’entreprise de confection de bijoux de la copine du chef et des au revoir chaleureux. Alors que si rien n’avait été dit (comme ça avait déjà été le cas auparavant), un goût amer serait resté dans la bouche des deux amoureux (on ne revient plus ici, c’était mauvais et trop cher, pourquoi est-ce que ça nous est arrivé?, on ne prend plus jamais de filet mignon dans un resto, la prochaine fois on retournera l’assiette si ça arrive… etc.).

Quand on laisse l’inconfort être, quand on se permet de vivre la douleur maintenant, on apprend la leçon qui est devant nous et on évite la douleur plus tard. On évite aussi l’un des regrets les plus répandus auprès de mourants, qui est le fait de ne pas avoir osé (osé dire sa vérité, osé être soi-même, osé vivre la vie qu’on souhaite).

Ce concept, d’accepter la douleur maintenant au lieu de la retarder (parce qu’on ne l’évite pas entièrement), dans un contexte très pratique, peut s’exprimer dans le fait de “commencer avant d’être prêt”. Se permettre d’apprendre en faisant les choses, c’est accepter de plonger dans la douleur maintenant au lieu de la retarder. On finit par se rendre compte qu’on n’est jamais vraiment prêt. Jamais.

Dans les relations, le concept de la douleur maintenant au lieu de la douleur plus tard, s’exprime entre autres dans le feedback et les conversations authentiques. Faire un retour sur la performance d’un subordonné et donner des commentaires authentiques (bons et mauvais) qui permettront de communiquer exactement ton évaluation de la situation, c’est accepter de vivre un inconfort momentané. Et attention : un feedback qui inclut une évaluation “négative” doit être assumé et doit provenir d’attentes claires (n’impose pas tes attentes aux autres si tu n’exprimes pas clairement tes besoins! svp ne sois pas un gestionnaire passif-agressif comme il y en a tant!!). Aussi, comme l’exprime Gary Zukav dans le livre “Soul Stories” la coopération véritable nait d’une certaine friction ou d’un conflit. C’est cette situation “négative” qui permet de s’élever et de révéler le plein potentiel des humains impliqués.

Comme on est devenus intolérants à la douleur dans notre société, on a oublié que certains de nos plus grands apprentissages proviennent d’une situation qui a impliqué douleur ou inconfort. Comme le muscle dans l’exercice physique ou le col de l’utérus au moment des contractions, la douleur est un “passage obligé” dans laquelle il vaut la peine de plonger au lieu d’y résister.

Permettons-nous de vivre un inconfort dans l’optique d’apprendre de la situation, de connecter avec les humains présents et d’éviter de simplement la “pelleter vers l’avant”.

Fais-nous signe pour nous dire comment ça résonne dans ta vie!

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SÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

L’humain derrière le changement | Série En mode solutions!

Animée par Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions.com

ESPACE OBNL entame une nouvelle collaboration avec Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions ! Elles animent cette série avec tout le dynamisme que nous leur connaissons. Elles présentent des trucs et astuces dédiés aux gestionnaires d’OBNL et à leurs employés, ces véritables caméléons qui affrontent quotidiennement la réalité complexe propre au milieu des OBNL! Découvrez des solutions inspirantes qui stimuleront vos journées de travail ainsi que votre créativité!

Dans ce 2e épisode, Claudine rencontre Sophie Valence-Doucet, de FEVE, qui a su dynamiser les communications avec son CA par la création de vidéos en prévision de ses rencontres.

Mentionnés l’épisode :

Vidéo:  https://youtu.be/7xhxr9Yn7Vw

https://www.canva.com/

Biographie de l’invitée : Sophie Valence-Doucet est directrice générale de l’organisme à but non lucratif Festivals et Événements verts de l’Estrie, qui oeuvre dans l’accompagnement d’organisations événementielles dans leurs démarches d’écoresponsabilité. Diplômée d’un baccalauréat en études de l’environnement et riche de nombreuses formations complémentaires dont un certificat en leadership et habiletés de direction de l’Université Concordia en collaboration avec l’Institut de leadership, Sophie est disponible pour vous offrir un coaching en écoresponsabilité sur les différentes thématiques du développement durable. Cette coach est spécialisée dans les thématiques de la gestion des matières résiduelles, des déplacements actifs et durables, d’approvisionnement durable et sur les questions liées à l’implantation d’une politique ou d’un plan d’action en événementiel écoresponsable.

Festivals et Événements verts de l’Estrie (FEVE) est un organisme à but non lucratif dont la mission est d’informer et sensibiliser la population, les municipalités et les organisateurs d’événements à l’importance des gestes écoresponsables, et d’accompagner les organisateurs d’événement dans leur démarche de gestion écoresponsable. FEVE est une entreprise d’économie sociale fondée en 2014 à la suite des Jeux du Canada de Sherbrooke.

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

Pour enfin cesser de te répéter! [Épisode 35]

Combien de fois dans une journée ou une semaine répètes-tu les mêmes phrases (dans un courriel, dans un appel téléphonique, sur les médias sociaux)? As-tu l’impression de devenir Astor (tsé le robot des Amputés de guerre des années ‘80!!). On déteste TELLEMENT se répéter qu’on a développé des méthodes pour éviter de perdre du temps dès qu’on doit refaire la même tâche deux fois.

 

Voici la méthode simple :

Identifier la tâche qui se répète (la question qui revient, la précision que tu réécris chaque jour, la réponse téléphonique que tu dis 4 fois par semaine). Accomplir la tâche pour vrai Enregistrer la réponse (copier/coller le texte, t’enregistrer (vocal ou vidéo!)) Répertorier la réponse (pour pouvoir aller la chercher plus tard) Utiliser la réponse en la personnalisant la prochaine fois qu’on te pose la question!

 

Défi pour ta semaine : noter les choses que tu répètes! (et développer l’intolérance à répéter et créer un modèle de réponse!)

 

P.S. Désolée pour le changement de son à la moitié du podcast… un petit bug de téléphone. On applique ce qu’on te dit ici, alors on livre de l’imparfait/du B- (au lieu du A+), mais qu’on livre peu importe 🙂

 

P.P.S. Si tu as à extraire de l’audio d’un vidéo, voici notre ressource : https://audio-extractor.net/fr/

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Marylène RoyPour enfin cesser de te répéter! [Épisode 35]

Parler en public (ou animer, ou présenter, ou même chanter) sans donner un vote à la peur [Épisode 20]

Cette semaine on part de la citation de Jon Acuff : « Donne une voix à la peur, mais pas un vote » pour explorer comment traiter avec le trac lié à la prise de parole, l’animation ou la présentation. Avec l’exemple des concerts de chant de Claudine et des trucs trouvés dans une simple recherche Google, on s’assure de pas laisser la peur prendre les décisions ou le contrôle en se posant les bonnes questions.

Alors à ta prochaine conférence de presse, à ton prochain atelier, à ta prochaine AGA, tu auras quelques outils de plus pour écouter la peur, sans la laisser voter.

Voici le lien de la recherche pour trouver un paquet de bons outils

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Marylène RoyParler en public (ou animer, ou présenter, ou même chanter) sans donner un vote à la peur [Épisode 20]

T’as besoin de réponses? Ben… pose des questions! [Épisode 18]

Cette semaine, on explore pourquoi il faut ABSOLUMENT que tu cesses de retarder la création de ton sondage de satisfaction (pour tes clients, employés, visiteurs, participants). Que ce soit pour te donner de la « viande » pour les phases d’empathie et de test du Design Thinking ou pour ton processus d’amélioration continue, la mise en place de ce sondage est cruciale!

Et si tu retardais parce que tu ne savais pas par où commencer, on te partage à la fin de l’épisode notre formidable solution « toute-faite » pour te guider dans la création de ton sondage. En une heure, tu auras tes affiches avec code QR prêtes à imprimer, ton sondage en ligne et un peu de confettis dans les cheveux parce qu’on aura célébré avec toi! Nos vidéos d’accompagnement, nos modèles et notre méthode sont disponibles pour seulement 37 $ dans la section L’Autonome.

Les liens de cet épisode :

– Article de Forbes sur l’étude de Cornell University

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Toute communication n’est pas nécessairement pertinente – conseils d’Isabelle Fafard de 180DEUX [Épisode 15]

Avec Isabelle Fafard, de l’agence 180DEUX, on parle stratégie de communication, relations publiques et relations de presse. Quand demander conseil, quoi faire soi-même, comment planifier ses communiqués en fonction du journaliste qui les lira, etc.

On survole avec celle qui gère entre autres La guignolée des médias depuis sa création, son parcours, ses conseils, ses règles d’or.

Points à retenir:

1. C’est plus payant de consulter et d’investir un peu, que de faire des erreurs coûteuses.

2. Se positionner comme une ressource crédible dans ta discipline/ton sujet

3. Des relations publiques et des relations de presse, ce sont des relations, basées sur la confiance, la crédibilité, qui nécessitent une vision à long terme.

4. C’est pas quand tu tombes avec ta moto que tu t’ajoutes une couche de protection…

5. Échanger les idées, les mettre en commun et les défier, c’est le moyen de trouver des bonnes idées.

6. Pour « pimper » tes communications, organise des midis-communications où tu challenges des idées en équipe (t’as pas d’équipe, trouve des collègues dans ton secteur!).

7. Toute communication n’est pas nécessairement pertinente! Suis ton feeling si tu as un doute.

8. Si tu veux de la publicité, tu en achètes.

9. C’est en écoutant qu’on apprend.

10. Ton expertise doit être au service de la clientèle. En tant que professionnel, tu as une responsabilité d’écouter ton client et de lui proposer ce dont il a besoin (et pas ce qu’il veut).

11. Dis la vérité! Si tu mens, ça te retombera au visage.

12. Tout se dit, ça dépend du ton et des mots utilisés!

13. Quand tu t’informes, multiplie tes sources!

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