Perds-tu des minutes précieuses chaque jour? [Épisode 60]

 

Des minutes précieuses, c’est un peu une quête du Graal dans nos vies un peu trop métro-boulot-dodo…

 

« Je suis débordé.e! »

« Je manque de temps pour tout faire! »

« Je me noie dans les urgences sans pouvoir me rendre aux dossiers importants! »

« Ne m’amenez pas un nouveau projet, je n’ai même pas le temps de faire ma job! »

 

Il faut dire qu’on l’entend souvent, on le dit parfois… Cela dit, comme on a trouvé quelques trucs pour réussir à libérer des minutes précieuses dans nos journées, on a choisi de te les partager.

 

Que ce soit des minutes, de l’énergie, de la disponibilité ou du ressenti, ton unité de mesure est la bonne. Elle est la tienne! En effet, on parle de minutes, mais ça va au-delà de l’organisation du temps. Prenons le cas de la loi de Parkinson qui nous enseigne que » tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti « .

 

À chercher la perfection, on finit par allouer tellement de temps à une tâche qu’elle s’étire pour ne plus finir. C’est un piège, ce dangereux idéal de perfection! 😱 Alors, on voulait te donner des trucs concrets pour l’éviter!

 

5 items qui te permettront de libérer des minutes précieuses

 

Donc, voici notre petite liste qui saura te guider un peu dans la libération de ton temps.

 

1. Courriels   

 

D’abord, identifier des moments dans la journée où on les consulte et où on fait des suivis (au lieu d’avoir la boite de réception ouverte sur le 2e écran) et SURTOUT, éliminer les notifications (la petite boite qui te dit “Unetelle Tremblay  / URGENT Besoin de ton avis sur ce document” dans le bas de ton écran).

 

2. Demandes d’information

 

Si tu as besoin de plusieurs informations de la part d’une ou plusieurs personnes (confirmation de présence et lunch, planification d’une sortie, réception de candidatures, inscription à une activité, etc.). Plus précisément, on te suggère d’utiliser Airtable.  Grâce à lui, tu pourras créer un formulaire convivial et, oh combien, extraordinaire pour gérer mille et une informations. On te propose un arbre décisionnel – un Éliminateur de chaos.

 

3. Rencontres à plusieurs

 

En fait, pour planifier une rencontre avec plus d’une personne, utilise donc Doodle. Encore ici, l’arbre décisionnel Éliminateur de chaos sera ton allié!

 

4. Ou encore des rencontres avec une seul personne

 

Dans ce cas, envoie ton lien Calendly pour une vue ultra facile de tes disponibilités. Dans ce cas-ci aussi, l’Éliminateur de chaos pourra t’aider.

 

5. Et finalement, les rencontres virtuelles ou en personne

 

Même si les rencontres en personne sont de retour après cette pandémie, ne te laisse pas imposer des déplacements qui grugent des minutes précieuses. Par conséquent, choisis consciemment quelles rencontres seront en personne et à quel moment tu resteras devant l’écran.

 

Voilà pourquoi, on a regroupé pour toi les points 2-3-4 dans un Éliminateur de chaos disponible pour téléchargement ici.

 

Minutes précieuses mini

 

Grâce à lui, tu auras un coup de pouce pour t’aider à identifier quel outil prendre pour la planification de tes rencontres et ta collecte d’informations. Bref, ce n’est que le début dans cette belle aventure puisque celui-tu te permettra d’extrapoler en l’ajustant à tout ce que tu désires y faire circuler.

 

Bon ménage! 😁👍

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Marylène RoyPerds-tu des minutes précieuses chaque jour? [Épisode 60]

Les 3 questions à se poser avant de s’inscrire à une formation [Épisode 59]

 

On s’en pose bien des questions dans une journée, mais celles-ci sont pour nous, comment dire, cruciales !

 

La majorité des formations qu’on a fait nous ont marquées ou transformées. Alors que certaines nous ont profondément déçues et d’autres nous ont donné envie d’approfondir le sujet, on a identifié les 3 questions importantes à se poser quand vient le temps d’aborder l’inscription à un atelier, une formation, un programme (en personne ou en ligne).

Quelles sont ces fameuses questions?

Question #1: Qui?

Pour nous, cet aspect est hyper important. Connais-tu la personne qui sera le formateur/animateur? Peux-tu déjà consulter des contenus gratuits de cette personne afin de “pogner sa vibe”? Est-ce que cette personne a véritablement une expertise à te partager (pas nécessairement un diplôme de 3e cycle dans le domaine, mais une longueur d’avance sur toi, qui te permettra justement d’avancer.) C’est TELLEMENT important de connecter avec la personne qui te passe son savoir et d’avoir confiance en son expertise et son « autorité » en la matière.

 

L’autre aspect du Qui? concerne les gens qui feront la formation avec toi : est-ce que c’est un atelier sectoriel avec des gens d’un domaine précis duquel tu veux te rapprocher? On a trop souvent participé à des ateliers qui regroupaient des gens peu motivés, obligés d’y être et ayant des appréhensions (parler de commandites avec des intervenants qui ne veulent pas changer leurs façons de faire et qui trouvent que « c’est difficile »… ça vient long… crois-nous!). On n’a pas toujours toutes les réponses à ce Qui? mais l’explorer nous permet au moins d’établir nos attentes et de faire un premier pas (ou non) vers la décision de s’inscrire.

 

Question #2: Quoi?

Bon, là on jase de contenu. Sur quoi porte la formation? Ce sujet est pertinent s’il :

  • t’inspire
  • te permettra de régler un problème qui te pèse au quotidien ou
  • ajoutera une corde à ton arc

 

Si le contenu de la formation répond à l’un de ces élément : parfait! Go! Si tu connais déjà pas mal tout ce que tu as à savoir sur ce sujet : PASSE À UN AUTRE! Souvent les gestionnaires RH ou de programmes ou les administrateurs (selon la structure dans laquelle tu évolues) préfèrent qu’on s’en tienne à un champs d’expertise et qu’on l’approfondisse… Mais être généraliste et élargir son champs de compétence est une bonne chose. Encore mieux : faire des formations pour découvrir des outils de gestion et d’organisation (du temps, des données) et développer des compétences qui font de nous un humain plus complet! Ça, on adore!

 

Si un sujet te passionne et que tu peux le relier à ton expertise par une formation, celle-ci est ABSOLUMENT la prochaine à mettre sur ta liste! Un second aspect du Quoi? est le format (en présence, en ligne, « live » ou différé). Ce format aura un impact direct sur la valeur perçue (la prochaine question).

 

Question #3: Combien?

Un principe marketing dit que la valeur du produit est dans l’œil de celui qui l’achète. On est tout à fait d’accord avec ça! Une formation à 37$ peut avoir plus de valeur pour toi si elle répond exactement à ton besoin qu’une formation à 2500$. Auras-tu accès à ce contenu de façon continue? Auras-tu l’occasion de poser des questions aux formateurs? Pourras-tu créer des liens avec le groupe? Autant de question qui pourront avoir un impact sur la valeur que tu perçois. Au final, la grande question c’est : la part du budget de formation que gruge cette inscription vaut-elle le résultat que je peux attendre de celle-ci.

 

Parlant de budget de formation : si tu n’en as pas déjà un, c’est le temps de le négocier (avec ton.ta gestionnaire / CA / toi-même si tu es entrepreneur.e). Ce budget peut provenir de fonds internes et être bonifié par des subventions locales, régionales ou nationales.

 

Une fois qu’on a répondu à toutes ces questions, on est en mesure de cliquer sur « M’inscrire » ou de choisir de passer droit sur l’invitation. La formation continue fait partie de prérequis pour la plupart des professions normées par un Ordre (pharmacie, médecine, génie, etc.). Ça n’est pas pour rien : faire de la formation continue permet d’augmenter sa motivation, d’acquérir de nouvelles connaissances, de relever des défis, de rester à jour dans les nouveautés, de devenir plus compétent et, surtout de donner un sens à notre carrière ou notre vie professionnelle.

Tu te demandes encore si tu as fait le bon choix? Passe écouter l’épisode Des décisions qui t’impliquent en entier / la tête, le coeur et les tripes [Épisode 7] où l’on parle du « Whole body decisions (TM) » développées par Roder Consulting.

On appelle cela : miser sur soi !

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Marylène RoyLes 3 questions à se poser avant de s’inscrire à une formation [Épisode 59]

Comment notre santé mentale était affectée par notre travail…avant [Épisode 58]

 

 

On ne le dira jamais trop souvent mais notre santé mentale, c’est (et ce doit toujours le rester) notre priorité.

 

Encore plus quand on constate que certaines tâches afférentes à des projets peuvent nuire à cette zénitude tant recherchée (Tsé, viser et demeurer dans le cœur de la tornade, c’est un must!).🌪️

 

Dans notre vocabulaire quotidien, on utilise souvent des mots comme efficacité, optimisation et simplification. Mais au-delà des minutes ou des dollars économisés, on a constaté que notre besoin d’optimiser venait d’un besoin réel (et criant) de prendre soin de notre santé mentale. » Tannée d’être tannée » ou encore  » écoeurantite aigüe « , ça te dit quelque chose ? Tu as sûrement déjà entendu maintes et maintes fois ces expressions-là qui souvent utilisées à toutes les sauces.

 

Pour nous, c’est TROP souvent arrivé :

 

  • Après des fichiers Excel qui nous levaient le cœur. 🤢
  • Après des formulaires en pdf à retranscrire. 🥵
  • Après des bénévoles à appeler parce que personne n’avait pris leur courriel. 😵
  • Après avoir préféré attraper la gastro plutôt que de devoir cliquer sur toutes les petites bulles de commentaires d’un pdf envoyé à 8 personnes. 🤒

 

Alors, notre recherche d’outils et d’optimisation part de la nécessité de prendre soin de nous. Notre santé mentale valait qu’on s’arrête et qu’on modifie nos méthodes. Avec des palpitations pour Claudine et des boutons pour Marylène, on a vu l’impact que certaines parties de notre travail avait sur nous et sur notre santé. C’est pas normal ça!

 

Personne ne devrait avoir le moral à plat en raison de l’information à gérer au boulot. JAMAIS. Un fichier Excel, c’est inoffensif. En effet, on ne devrait surtout pas lui laisser l’emprise sur notre santé mentale. Et non, une boite de courriels ne devrait pas non plus nous donner des maux de ventre.

 

Donc, c’est de là que vient notre recherche d’efficacité.

 

✨ Pas pour en faire plus. Ni même pour faire mieux. Mais pour être mieux. ✨

 

Comme le disait le maître bouddhiste Jack Kornfield :  “ Si ta compassion ne t’inclut pas, elle est incomplète.” C’est un pensez-y bien! 🙏

 

Finalement, tu veux des suggestions, là maintenant? Passe écouter Avec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 1 [Épisode 3] et Partie 2 [Épisode 4]

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Marylène RoyComment notre santé mentale était affectée par notre travail…avant [Épisode 58]

Une pratique simple pour attirer ce que tu désires [Épisode 56]

Attirer ce que tu désires, c’est le rêve ultime, non?

 

Tout d’abord, une des choses qu’on ADORE faire, c’est un retour (sur une année, sur un projet, sur une période) en identifiant X choses qui nous surpris, dont on est fières, que l’on retient, etc. C’est une pratique de présence et de gratitude qui fait partie de notre quotidien. Encore plus que faire de tels retours, c’est, parmi ces listes, d’identifier les thèmes, les constantes, les éléments qui reviennent.

En faisant ce genre de retour, Claudine est arrivée un constat fort intéressant. Il faut dire que la plupart des “belles” choses qui lui sont arrivées sont liées à une pratique qu’elle a mis en place il y a plusieurs années. Et attirer vers soi ne relève pas juste de la magie…😉

 

Cette pratique c’est :

 

  • Se projeter dans le futur (vision job de rêve, vie de rêve, maison de rêve, voyage de rêve)
  • Méditer dans cette vision
  • Identifier les émotions ressenties
  • Identifier pourquoi ces émotions sont présentes

 

C’est un peu comme de l’ingénierie inversée : au-delà de ce qu’on veut voir, toucher, posséder, on identifie comment on se sent dans cette vision de rêve.

 

Cette technique permet deux choses principales :

 

  • d’identifier qu’on est rendus (on reconnaît un sentiment quand on le ressent)
  • de décrocher du “produit fini” (la couleur de la maison) et de connecter sur ce qu’on veut vivre/ressentir

 

Voici l’exercice précis que l’on te propose:

 

  • Identifier le “sujet” de la visualisation (relation amoureuse, prochaine étape de carrière, relation avec un proche, voyage de rêve, projet de retraite, prochaines vacances,…).
  • Plonger dans cette vision “idéale” (un bon 5 minutes de visualisation) – idéalement sur une musique instrumentale. On te suggère une pièce/playlist de John Barry comme par exemple: Out of Africa, Dances with wolves,…
  • Sur une feuille de papier, écrire au crayon ou style, une page complète de détails/sentiments/raison;
  • Qu’y a-t-il dans cette situation idéale?
  • Comment ça te fait te sentir?
  • Pourquoi te sens-tu ainsi?

 

Par exemple, dans mon prochain emploi, je dirige une équipe. Ce sont des professionnels qui savent ce qu’ils font et je sens que je suis à ma place, que je suis compétente, que mon rôle est de les soutenir. Je me sens forte, je me sens adéquate, je me sens supportée. Non seulement parce que j’ai un CA qui m’appuie et qui gère du stratégique, mais aussi parce que mes employés sont des adultes sains qui n’entrent pas au bureau comme des enfants à la garderie, parce que j’ai des conversations authentiques avec eux… Tu vois le genre??

Effectivement, la force d’un tel exercice, c’est de créer des images et d’ancrer des émotions à l’intérieur de nous. Ce sont ces images, ces impressions, ces émotions que l’on reconnaîtra lorsqu’on arrivera devant elles, un peu plus loin sur le parcours. Comme Claudine a dû se rendre à l’évidence (à l’intérieur de la même journée de cet exercice) que son bon ami Pat avait TOUTES les affinités, attitudes, histoires, etc. qu’elle avait listées dans son exercice. Et surtout, qu’elle se devait de changer ses lunettes “amie” pour le regarder sous un jour nouveau. 😁

 

La suite pour attirer…

 

Bref, ce qu’on ne peut pas te garantir : une manifestation instantanée de la vision que tu développeras. Ce qu’on PEUT te garantir : cette vision existe à l’intérieur de TOI. Tu peux puiser dans ces images et susciter ces émotions en toi maintenant (pour les reconnaître quand tu les vivras “vraiment”).

Voilà pourquoi c’est si puissant comme exercice. Et simple. Et ça marche!

Allez, vas-y! Prépare-toi à attirer ce que tu désires!

Si tu aimes les exercices de visualisation, on t’en propose un autre ici: Face à un obstacle qui semble insurmontable, un truc : un voyage dans le temps! [Épisode 16]

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Marylène RoyUne pratique simple pour attirer ce que tu désires [Épisode 56]

Les événements, ça t’intéresse | S’impliquer pour apprendre [Épisode 53]

S’impliquer, c’est le meilleur moyen pour en apprendre encore plus.

 

Parce que le meilleur moyen d’apprendre, c’est de faire.

 

Parce que le monde de la culture, du sport, du loisir, du tourisme et du développement local a besoin de gens passionnés.

 

Parce que si les événements, ça t’a toujours intéressé.e mais que tu n’as pas le « papier » officiel (y’en a pas by the way!).

 

Parce que ton milieu a besoin de toi, surtout si tu sens l’appel de descendre sur le terrain et de réaliser… Insérer ici ce qui te passionne – galas, spectacles, festivals, concours, défilés, marchés locaux, lancements, rassemblements.

 

Écoute cet épisode.

 

La fièvre événementielle, ça ne se guérit pas. Si tu l’as, plonge! De notre côté, nous on plonge dans le Festival des harmonies pour le weekend! Parce que s’impliquer, c’est la vie!

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Marylène RoyLes événements, ça t’intéresse | S’impliquer pour apprendre [Épisode 53]

SÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]

 

On se pose la fameuse question: une organisation sans courriel, ça PEUT exister?

 

Une mise en situation s’impose pour mieux comprendre l’emphase qu’on décide de mettre aujourd’hui sur le courriel:

  1. Ouvrir la boîte de courriels pour trouver la date prévue de livraison d’un équipement.
  2. Sortir de là 45 minutes plus tard, après avoir répondu à des dizaines de courriels, avoir envoyé 2 demandes de suivis et accepté 3 réunions.
  3. Revenir à son document.
  4. Constater qu’on n’a toujours pas la date de livraison.
  5. Retourner dans la boîte de réception

C’est seulement nous, ou ça vous est déjà arrivé? 😬

Alors, on reprend notre question: » Est-ce qu’une organisation sans courriel, ça DEVRAIT exister? »  Vous pensez que c’est oui, que c’est non, que ça dépend? Rien dans nos vies de gestionnaires n’est tout blanc ou tout noir. Cherchons le gris! Sans penser que les courriels pourraient être éliminés de nos vies professionnelles (parce qu’ils ont des aspects positifs!), viser de limiter ceux-ci au strict minimum est un bel objectif.

Pourquoi ça devrait exister LE sans courriel?

Pour le grand bien de tous, on a fait une petite liste fort intéressante qui permet de mieux comprendre l’ampleur du phénomène.

  • Les courriels s’accumulent souvent à une vitesse plus grande qu’ils peuvent être traités.
  • Ils deviennent une charge mentale (j’ai XX courriels non lus).
  • Vous ne vous en doutez sûrement pas mais ceux-ci constituent la liste des tâches à faire des autres et non la nôtre! (ou plutôt, les gens “dompent” leurs tâches à faire dans notre boîte de réception.
  • On ne devrait pas débuter notre journée dans notre boîte de courriel (débutons-la plutôt dans notre échéancier quand on en a un!).
  • Sans le savoir, ceux-ci constituent de la gratification instantanée (mais ça ne fait pas avancer nos dossiers/projets majeurs).
  • Pour contrer le “réflexe-courriel”, devenu malsain dans nos organisations.

Ça revient au fond à deux notions importantes  :

La responsabilité : la responsabilité de chacun pour ses dossiers (garder le petit singe sur la bonne épaule!)
L’apprentissage : on doit désapprendre le réflexe courriel, on doit apprendre de nouveaux outils pour simplifier notre quotidien

 

Comment ça peut exister?

Pour les courriels internes, plusieurs outils/applis permettent de diminuer le flux de courriels entre les membres des équipes, dont :

  • Un gestionnaire de projets permettra d’éliminer plusieurs courriels superflus (Asana, Monday, etc.).
  • Utilisation des “tâches” de plusieurs façons (tâches d’un projet, cartes de coordonnées, liste de documents)
  • Possibilité d’interpeller les collègues à partir d’une tâche dans les commentaires (au vu et au su de tous, avec une trace collective des échanges et une suite des versions/commentaires)
  • Attention à éliminer les notifications de ces applications (pour éviter d’avoir 2 fois plus de courriels!!!)
  • La coordination/suivi de projet peut se faire directement dans l’outil
  • Possibilité de dupliquer des projets (d’année en année) et d’avoir les commentaires passés, les pièces jointes, etc.
  • Attention : les conversations Teams ont éliminé des courriels, mais n’ont pas amélioré l’efficacité, ni permis aux autres membres des équipes d’avoir accès à l’info!
  • L’implantation de tels outils doit permettre de viser la pérennité de l’information
  • Une base de données (maison, professionnelle, Airtable)
  • Gestion d’information provenant des équipes et devant faire l’objet de suivis/autorisation (séquence ou étapes) surtout pour les portions qui tombent entre deux logiciels (ex. comptabilité et suivi de projet)

Oui mais, pour les courriels externes, on fait quoi?

Pour les questions que l’on reçoit du public ou des usagers, plusieurs options sont disponibles pour limiter les courriels reçus/envoyés, dont :

  • FAQ, une foire aux questions performantes
  • Dès qu’une question est soulevée par un usager/client, la noter dans un fichier (Airtable, Google Sheet, votre fichier partagé préféré!)
  • SEO, référencement efficace à partir des moteurs de recherche (ex. Google)
  • Plusieurs formations sont disponibles et accessibles à peu de frais
  • Yoast, appli pour le SEO pour tous!
  • Dès qu’une question revient, on doit s’assurer que l’information (si elle est publique) existe sur notre site web et est facilement accessible

Limiter les courriels, ça n’est pas moins communiquer, c’est mieux communiquer! Se libérer des communications superflues, c’est pouvoir enfin se concentrer sur la magie qu’on doit produire, permettre à nos collègues de faire de même et à nos clients/usagers de profiter de leur temps (au lieu de chercher l’information dont ils ont besoin). Et avoir la bonne information accessible, c’est améliorer notre disponibilité à l’autre, c’est mieux le servir pour encore mieux connecter!

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]

Trop d’information à gérer, 2 clés pour s’y retrouver [Épisode 48]

 

Cauchemar éveillé :

Chercher une information cruciale.

Trouver le dossier où elle se trouve.

Rester perplexe devant 3 fichiers excel (liste-v1, liste-v3déc, liste-mise_a_jour_Julie). Ouvrir le plus récent.

Rester perplexe devant 4 onglets différents (par date, par ville, ordre alphabétique, par secteur Julie).

Constater que les infos d’un même membre diffèrent selon les onglets.

Demander à Julie si elle sait lequel est à jour.

Ne pas obtenir de réponse claire.

Rêver de déménager à la campagne et d’élever des alpagas.

Ça te dit quelque chose?

Dans une organisation, la gestion de l’information est au coeur des activités (et au coeur de la plupart des problèmes quotidiens vécus). Elles peuvent être répertoriées dans une base de données/CRM professionnels (ProDon, Yapla, Salesforce, HubSpot, etc.) ou autonomes (listes excel, fichiers Airtable). Les informations sur les clients, bénévoles, membres, donateurs, musiciens, employés ou fournisseurs, pour être au service de votre organisation (et non le contraire) doivent être :

  1. facilement accessibles,
  2. à jour,
  3. fiables,
  4. exactes.

Qu’on ait l’intention de revisiter sa façon de gérer les informations de façon autonome ou accompagnée par des professionnels, deux clés sont indispensables pour y arriver.

1. Inventorier ou cartographier l’information

a) tout ce que tu détiens

b) tout ce dont tu as besoin

Le meilleur moyen d’y arriver est de faire un braindump (une vidage de cerveau!). Que ce soit numérique (avec une application comme Miro.com) ou analogue (avec du papier, des post-its et des crayons), l’idée est d’extraire de tes fichiers, de ton cerveau et de tes classeurs TOUTE l’information que tu détiens (dans un secteur précis ex. tes contacts). Quand vient le temps d’évaluer ce dont tu as besoin, ce sera surtout pour prioriser l’utilité de l’information (ce qui doit faire partie des listes/rapports ou non) et l’urgence du traitement (est-ce qu’on intègre cette information immédiatement dans nos listes ou on l’ajoute plus tard, dans une phase subséquente).

2. Identifier son utilisation

Ici, on veut lister TOUTES les façon dont on a besoin de consulter l’information. C’est là qu’on se questionne sur l’ordre de présentation, les liens entre les données, les formats de présentation. L’exemple des locaux utilisés par le Festival des harmonies en est un bon. Les locaux utilisés sont présentés dans une foule de listes qui donnent une information similaire, mais répondant à des besoins spécifiques :

  1. locaux selon leur disponibilité par jour;
  2. locaux avec ensembles qui les occupent;
  3. locaux avec ensembles, présentés par jour;
  4. locaux libres (avec la distinction utilisés et non-utilisés)
  5. locaux réassignés durant l’événement;
  6. locaux par faculté, avec bénévoles assignés à chaque faculté;
  7. ensembles en ordre alphabétique avec local assigné;
  8. locaux par ordre d’arrivée des ensembles;

Les différentes utilisations de l’information se trouvent à plusieurs endroits dans nos organisations et principalement dans les classeurs excel et leurs différents onglets (ou filtres). Bien sûr, quand une organisation a déjà un CRM/base de données, les différents rapports programmés constituent déjà une ressource pour savoir quelles présentations de l’information sont nécessaires. Sonder son équipe et ses fournisseurs quant aux informations nécessaires pour faire leurs tâches ou répondre à nos besoins est également une source non négligeable. Une même information peut être présentée de 2, 5, même 20 façons différentes et chacune est pertinente selon le contexte.

Si penser à faire cet inventaire te donne déjà mal à la tête, sache que même si tu engages une firme spécialisée pour faire le boulot, tu devras identifier et comprendre ce processus. Le programmeur aura beau avoir toute l’expertise du monde, il ne pourra pas deviner la façon dont toi et ton équipe traitez l’information dans un contexte précis, ni les différents besoins particuliers que vous avez dans la façon dont vous consultez vos données.

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Marylène RoyTrop d’information à gérer, 2 clés pour s’y retrouver [Épisode 48]

Tu ne vends pas, mais tu vends quand-même [Épisode 47]

 

Quand on n’est pas entièrement dans le domaine des affaires (par exemple si on est solopreneur à nos heures ou à la tête d’un OBNL), les principes liés au marketing et à la vente peuvent paraître étrangers à notre mission et certains ont même tendance à les éviter à tout prix. Mais c’est une erreur! Les phases de conversion d’un client nous servent même en-dehors de la vente de produits ou de services. L’exemple du recrutement de bénévoles en est un qui permettra de survoler le processus sans y voir un modèle corporatif ou d’affaires.

Les phases à connaître (et reconnaître!)

A) Attirer

Dans cette phase, on traite avec des inconnus. On cherche la notoriété, on veut apparaître sur leur radar. On se demande qui sont les gens qu’on veut rejoindre et ce qu’on veut leur offrir (qui/quoi). Dans notre exemple : des mères de famille cherchant des activités à qui on offrira de venir vivre l’expérience de notre événement en tant que bénévole, idéalement avec leurs grands enfants. Identifier le client idéal (et même créer un véritable persona/avatar de ce client) permettra d’identifier où trouver cette personne et comment la rejoindre. Ce qui nous mène à la seconde phase :

B) Interagir

On veut ici transformer l’inconnu en prospect. On cherche à être considéré comme une option pour lui. C’est le moment de capter l’attention, d’offrir du contenu pertinent afin de recueillir un courriel, un numéro de téléphone ou un engagement quelconque de sa part. On débute la relation, on veut séduire, on veut communiquer nos valeurs, notre mission et susciter un engagement afin d’être là au moment où la décision se prendra. Quelle activité ferons-nous le week-end du X = du bénévolat dans cet événement?

C) Fidéliser

Après la décision, où le prospect devient un client, c’est le temps de faire de la magie, de faire ce que l’on fait le mieux. Donner le service, livrer le produit, de faire vivre l’expérience en fonction de sa mission ou de son domaine d’expertise. Au-delà de donner le meilleur service, on veut générer des émotions. Celles-ci seront associées à l’expérience vécue pour le bénévole/client/usager. C’est le moment de livrer au-delà des attentes, c’est déjà un excellent moyen de fidéliser son client. Mais on peut pousser plus loin et approfondir la relation, donner encore. Après la prestation du service, on doit prendre le temps d’honorer la décision du client, de surpasser ses attentes.

Ce peut être aussi simple qu’un message vidéo, un code promo sur un produit d’un partenaire. Un rabais sur une prochaine expérience, une bonne nouvelle/anecdote, une recette ou un contenu gratuit récent,… Ça n’a pas besoin d’être compliqué et ça doit surtout venir du cœur. Par le fait même, de toucher celui du bénévole, du client, de l’usager.

Ces trois phases, qui transforment des inconnus en prospects, puis en clients, puis en promoteurs, sont à la base du modèle d’affaires traditionnel. C’est la conversion de client sur laquelle se basent les stratégies marketing des petites comme des grandes entreprises. Et ça fonctionne!

Rejeter du revers de la main ces principes parce qu’ils appartenaient à un modèle traditionnel équivaut à jeter le bébé avec l’eau du bain. Ne pas aimer le mot “vente” parce qu’on l’associe à la vente à pression chez un concessionnaire automobile ne devrait pas nous empêcher d’intégrer à nos organisations et nos projets, des principes qui marchent et qui ont fait leurs preuves.

Entre des inconnus ou des promoteurs, nous on a fait notre choix! 😉

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Marylène RoyTu ne vends pas, mais tu vends quand-même [Épisode 47]

SÉRIE En mode solutions! Améliorer sa connaissance du client par 3 exercices d’empathie [Épisode 4]

 

Pour mieux servir sa clientèle, ses membres, ses employés, ses administrateurs, on doit mieux les connaître. Et pour mieux les connaître, on a identifié 3 exercices d’empathie très simples, dont deux se font en moins de 5 minutes. Quand on parle d’empathie en innovation, on ne parle pas de compassion, mais bien du processus par lequel on s’identifie à l’autre pour comprendre sa réalité et bâtir une transformation à partir de cette perception.

1. La liste

En 3 à 5 minutes, en groupe, on identifie toutes les parties prenantes qui gravitent autour de notre organisation. On peut choisir de préciser notre recherche (uniquement autour d’un événement que nous organisons à l’intérieur de notre organisation) ou de rester plus global. Le but : identifier tous les groupes d’individus que touche notre organisation/projet/événement.

2. L’intérêt et le pouvoir

Une fois la liste en main, on duplique (si on est en virtuel) ou on déplace (en présentiel) les parties prenantes dans un plan cartésien dont l’axe horizontal sera l’intérêt de cette partie prenante envers notre organisation et le vertical, le pouvoir qu’elle détient.

On aura 4 quadrants : celui où la personne a beaucoup d’intérêt et beaucoup de pouvoir (ce sont les gens qu’on doit séduire!), celui où la personne a moins d’intérêt, mais beaucoup de pouvoir, celui où la personne a moins d’intérêt et moins de pouvoir et celui où la personne a beaucoup d’intérêt mais peu de pouvoir.

Cette représentation graphique est un bon inventaire facile à consulter et elle évoluera avec le temps.

3. L’avatar/le persona

C’est une description plus soutenue d’une personne idéale qui représente une des parties prenantes que l’on doit séduire (beaucoup de pouvoir, beaucoup d’intérêt). On voudra lui donner un nom, des traits de personnalité, des comportements, des habitudes, des désirs, des peurs. Quand vient le temps de revisiter un projet, un service, un événement ou de développer une nouvelle offre, l’utilisation du persona est un outils hyper performant auquel se référer. Il est judicieux de choisir quelques individus issu du groupe pour valider qu’on a bien compris notre partie prenante.

Outils pour créer un persona: https://blogue.guaranamarketing.com/articles/creer-des-personas-dacheteur

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Améliorer sa connaissance du client par 3 exercices d’empathie [Épisode 4]

SÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

L’humain derrière le changement | Série En mode solutions!

Animée par Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions.com

ESPACE OBNL entame une nouvelle collaboration avec Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions ! Elles animent cette série avec tout le dynamisme que nous leur connaissons. Elles présentent des trucs et astuces dédiés aux gestionnaires d’OBNL et à leurs employés, ces véritables caméléons qui affrontent quotidiennement la réalité complexe propre au milieu des OBNL! Découvrez des solutions inspirantes qui stimuleront vos journées de travail ainsi que votre créativité!

Dans ce 2e épisode, Claudine rencontre Sophie Valence-Doucet, de FEVE, qui a su dynamiser les communications avec son CA par la création de vidéos en prévision de ses rencontres.

Mentionnés l’épisode :

Vidéo:  https://youtu.be/7xhxr9Yn7Vw

https://www.canva.com/

Biographie de l’invitée : Sophie Valence-Doucet est directrice générale de l’organisme à but non lucratif Festivals et Événements verts de l’Estrie, qui oeuvre dans l’accompagnement d’organisations événementielles dans leurs démarches d’écoresponsabilité. Diplômée d’un baccalauréat en études de l’environnement et riche de nombreuses formations complémentaires dont un certificat en leadership et habiletés de direction de l’Université Concordia en collaboration avec l’Institut de leadership, Sophie est disponible pour vous offrir un coaching en écoresponsabilité sur les différentes thématiques du développement durable. Cette coach est spécialisée dans les thématiques de la gestion des matières résiduelles, des déplacements actifs et durables, d’approvisionnement durable et sur les questions liées à l’implantation d’une politique ou d’un plan d’action en événementiel écoresponsable.

Festivals et Événements verts de l’Estrie (FEVE) est un organisme à but non lucratif dont la mission est d’informer et sensibiliser la population, les municipalités et les organisateurs d’événements à l’importance des gestes écoresponsables, et d’accompagner les organisateurs d’événement dans leur démarche de gestion écoresponsable. FEVE est une entreprise d’économie sociale fondée en 2014 à la suite des Jeux du Canada de Sherbrooke.

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

SÉRIE En mode solutions! Des ateliers simples pour générer des idées [Épisode 3]

ESPACE OBNL collabore avec Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions ! Elles animent cette série avec tout le dynamisme que nous leur connaissons. Elles présentent des trucs et astuces dédiés aux gestionnaires d’OBNL et à leurs employés, ces véritables caméléons qui affrontent quotidiennement la réalité complexe propre au milieu des OBNL! Découvrez des solutions inspirantes qui stimuleront vos journées de travail ainsi que votre créativité!

Dans ce 3e épisode, Claudine et Marylène présentent 3 activités pour permettre de générer des idées, soit l’activité brise-glace de la Mappemonde, l’atelier « Dark Side » et l’atelier 6-3-5.

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Des ateliers simples pour générer des idées [Épisode 3]

Pour enfin cesser de te répéter! [Épisode 35]

Combien de fois dans une journée ou une semaine répètes-tu les mêmes phrases (dans un courriel, dans un appel téléphonique, sur les médias sociaux)? As-tu l’impression de devenir Astor (tsé le robot des Amputés de guerre des années ‘80!!). On déteste TELLEMENT se répéter qu’on a développé des méthodes pour éviter de perdre du temps dès qu’on doit refaire la même tâche deux fois.

 

Voici la méthode simple :

Identifier la tâche qui se répète (la question qui revient, la précision que tu réécris chaque jour, la réponse téléphonique que tu dis 4 fois par semaine). Accomplir la tâche pour vrai Enregistrer la réponse (copier/coller le texte, t’enregistrer (vocal ou vidéo!)) Répertorier la réponse (pour pouvoir aller la chercher plus tard) Utiliser la réponse en la personnalisant la prochaine fois qu’on te pose la question!

 

Défi pour ta semaine : noter les choses que tu répètes! (et développer l’intolérance à répéter et créer un modèle de réponse!)

 

P.S. Désolée pour le changement de son à la moitié du podcast… un petit bug de téléphone. On applique ce qu’on te dit ici, alors on livre de l’imparfait/du B- (au lieu du A+), mais qu’on livre peu importe 🙂

 

P.P.S. Si tu as à extraire de l’audio d’un vidéo, voici notre ressource : https://audio-extractor.net/fr/

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Marylène RoyPour enfin cesser de te répéter! [Épisode 35]