Enfin de l’ordre dans ta boîte de courriels!
Tu as sûrement déjà vécu cette situation où ta boîte de réception déborde avec des milliers de courriels non lus.😰 Cette semaine, on explore différents trucs pour mettre de l’ordre dans la boite de courriels (une fois de temps en temps) et pour la garder rangée (parce que la solution, c’est souvent la constance). La charge mentale liée à des courriels non lus et des informations pêle-mêle est grande et on le sait, on y perd une énergie et un temps fou! Dans cet épisode, je te partage un truc super concret et super technique pour faire du ménage dans ta boîte de courriels. Bref, je te dis comment moi, je gère tout cela, et tu pourras prendre ce qui te convient. On partage donc nos trucs pour « foutre le bordel dans ton désordre »!
La boîte de courriels idéale
L’objectif est d’avoir une boîte de réception vide. Oui, tu as bien lu!🤪Dans un monde idéal, ta boîte de réception ne contient que des messages entrants ou sur lesquels tu dois effectuer un suivi à très court terme. Si c’est un message à traiter plus tard (comme dans quelques mois), je le transfère dans Asana ou je l’ajoute à mon agenda. Mais il ne reste pas dans ma boîte de courriels. Ainsi, ce que j’ai devant moi est uniquement ce qui nécessite une attention immédiate.
Organisation par édition
Avec le festival où je travaille, on fonctionne par édition. Chaque relation, que ce soit avec le conseil d’administration, les bénévoles, les fournisseurs, etc., est classée par année d’édition. Voici comment je structure mes dossiers :
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Dossiers principaux par année
– Festival 2022
– Festival 2021
– Festival 2020
– Etc.
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Sous-dossiers pour chaque catégorie
– Admin, CA et fédération : Relations administratives et avec le conseil d’administration.
– Bénévole, staff et formation : Pour tout ce qui concerne les employés, bénévoles, et formations.
– Communication, marketing et promotion : Campagnes, échanges avec les médias, graphistes.
– Dignitaire, invitation, etc.
– Off Festival : Événements particuliers comme l’Off Festival.
– Financement : Commandes et subventions.
– Fournisseurs : Factures de téléphone, liens avec partenaires.
– Vente : Relations avec la clientèle.
– Harmonie : Pour mes clients participants (drumlines, etc.) – -Technique : Tout ce qui est technologique et base de données.
La réalité du quotidien
Disons-le : avoir une boîte de réception vide est rare, mais c’est atteignable environ 15 à 20 % du temps dans l’année. De temps en temps, il faut faire un gros ménage pour éviter d’atteindre un point de saturation où c’est juste un bordel.
Problèmes courants et solutions
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Courriels urgents des autres
Souviens-toi que ta boîte de courriels est l’agenda des autres. C’est leur projet qu’ils essaient de faire avancer, pas le tien.😬
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Lire les courriels le matin
Ne te plonge pas dans tes courriels dès le matin.❌ D’abord les priorités, puis les courriels après.
Technique de classement rapide des courriels
Quand ma boîte déborde, voici ce que je fais :
- Changer la présentation de mes courriels : Plutôt que par date, je les trie par expéditeur.
- Utiliser la touche ‘Shift’ : Pour sélectionner plusieurs courriels à la fois et les déplacer d’un coup.
- Scraper ou classer 80 à 90 % des courriels : Infolettres lues, courriels non pertinents ou déjà traités sont soit supprimés, soit classés rapidement.
Résultats et bénéfices
- Charge mentale réduite
- Boîte de réception vide : Essayez de créer un dossier « Chaos jusqu’à aujourd’hui », mets-y tout ce qui précède, et observe combien la vie devient plus douce.
- Affirmation de soi : Gérer sa boîte de réception donne une image positive de soi, comme ayant le contrôle sur ses affaires.😉
J’espère que ça te sera utile autant qu’à moi et que ça t’apportera autant de bonheur que possible. La gestion de courriels est cruciale pour alléger la charge mentale et maintenir un environnement de travail organisé et efficient. Essaye, ajuste à ta façon, et partage ton expérience! N’oublie pas : ton agenda et tes priorités doivent primer sur ceux des autres! 😉
Envie d’en apprendre plus? Découvre cet autre épisode où l’on jase ménage de courriels : SÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]
