Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]

 

Se faciliter la vie en organisation

 

C’est ici la suite de notre épisode et article précédent. Alors, que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!

On a développé notre méthode (très intuitive et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous (re)voici!😉

Au cas où, voici donc la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.

Cette première section est couverte dans notre épisode 88!

  • Administration
  • CA et gouvernance
  • Communications
  • Développement
  • Équipements et bâtiments
  • Financement
  • Gestion financière

Alors, aujourd’hui on poursuit avec:

  • Innovation
  • Opérations
  • Relations externes
  • Ressources humaines
  • Service-client
  • Ventes

 

Un peu plus en détail😉

 

 

Innovation

 

Alors que Développement concerne du long terme, on retrouvera dans le dossier Innovation les projets ponctuels, les projets qu’on prévoit réaliser d’ici la prochaine année et les copies des tableaux blancs, par exemple. Il faut voir ce dossier comme une salle de jeux et de créativité!

Contrairement à plusieurs autres dossiers qui nécessitent de l’ordre, c’est un des endroits où on aime que tout soit pêle-mêle. Par exemple, un affichage avec de Très grandes icônes (surtout si on a beaucoup de photos ou captures d’écran) permet de voir la galerie de toutes les idées.🤩

Ce dossier est un super endroit pour documenter l’origine de certains projets (devenus des opérations) avec les notes quant à l’idéation initiale, quant au “pourquoi” on l’a mis en place. On peut également y consigner les indicateurs et les suivis pour témoigner du succès ou non de l’initiative.

 

La clé : la constance

 

Dans nos tâches de Quadrant II : on suggère de prévoir à l’échéancier 2 fois par an de passer voir dans Innovation pour faire des suivis et pour s’inspirer.

Toutes les méthodes sont bonnes pour enregistrer les inspirations (courriels, captures d’écran) : on peut les enregistrer directement dans le dossier (en les nommant clairement), avoir un document avec des liens vers nos propres padlets, ou vers nos tableaux Pinterest. On peut prendre des photos de nos inspirations ou les inscrire sur des serviettes de table (que l’on photographie également!).

L’idée, c’est de passer là pour s’inspirer, se motiver. Les bonnes idées qui sont semées dans ce dossier peuvent vivre dans l’année ou plus tard. Si on voit qu’il s’agit de développement à long terme, on peut transférer dans Développement.

 

Le vide

 

Si ce dossier est vide, eh ben ça témoigne d’une absence d’innovation, d’inspiration, de créativité dans l’organisation ou encore de rigueur dans le dépôt des idées à cet endroit. C’est là que des rencontres d’équipe de type Lac-à-l’Épaule (2 fois par an minimum) et même des tâches récurrentes individuelles (par exemple aux 2 mois) pourront permettre de rappeler aux membres de l’équipe de faire le transfert des idées ici. En se laissant des indices (favoris sur internet, sous-dossier Innovation dans la boite courriel), cette tâche récurrente ne prendra que quelques minutes!

 

Pour réagir dans l’urgence

 

Quand un budget (subvention, commandite) tombe de façon impromptue, avec 10 jours de délai, on peut puiser ici (dans les semis) pour compléter des appels de projets. Ça, c’est un cas vécu!😝

 

Un petit truc😝

 

Le stationnement à idées

 

Lorsqu’on pilote des ateliers d’idéation / design thinking, la première chose que l’on crée, c’est un stationnement à idées pour y mettre les idées qui émergent hors du contexte ou de l’activité. Parce qu’une mauvaise idée est souvent une bonne idée avec un mauvais timing (ne dit-on pas que “avoir raison trop tôt c’est avoir tort”?).

D’ailleurs, les prototypes qui sont créés dans nos séances d’idéation en événementiel sont un parfait exemple de ce qui se retrouve dans le dossier Innovation. On y retrouve des éléments d’inspiration dans lesquels on pourra puiser à la carte.

Bref, il est important de NE PAS avoir peur de trop garnir ce dossier. Si on a l’idée, il faut la noter et l’enregistrer ici, peu importe la façon.😍

 

Opérations

 

C’est le dossier général qui contiendra les sous-dossiers particuliers à l’organisation. Alors, quelques exemple des sous-dossiers d’un événement culturel :

  • Opérations/Accueil et accréditation.
  • Opérations/Billetterie.
  • Opérations/Hébergement.
  • Opérations/Programmation.
  • Opérations/Technique.

 

Les sous-dossiers seront directement en lien avec nos opérations (et elles sont propres à chaque organisation). La pire chose à faire c’est de prendre un exemple et de l’adopter sans le questionner ou le repenser. C’est comme se retrouver avec un t-shirt blanc trop grand…😲

Une des clés pour prévoir les thèmes des dossiers, c’est de penser en fonction de l’information à partager à l’externe (avec des fournisseurs, des sous-traitants). Par exemple, le dossier Technique & logistique, pour lequel j’aurais une équipe de deux coordonnateurs sous-traitants. Ceux qui gèrent tous ces aspects inclurait tous les éléments de gestion de site, d’équipements de sono, de plans de salle, de matériel loué, les horaires de montage, etc. Il serait alors facile de leur partager le dossier (en Google Drive, Sharepoint, etc.).

 

Comment s’y retrouver?

 

Pour répondre à la question : mais où classer un document X? La réponse est : il faut avoir un endroit dans Administration qui présente l’arborescence des dossiers avec des exemples. (On fournit une liste exhaustive dans notre échéancier performant). Un élément peut avoir deux endroits différents où il pourrait être enregistré. C’est dans ce document de suivi qu’on pourra se retrouver. Par exemple, Liste de répartition des petites caisses sur le site de ton événement = peut être dans Gestion financière (avec les détails du contenu des petites caisses) ou dans Opérations/Billetterie. C’est TOI qui choisit, en fonction de ce qui a du sens. Mais ce qu’il faut, c’est de le documenter pour que les AUTRES s’y retrouvent (par une simple recherche (CTRL+F)).😉

 

Mais, de grâce, NE DÉDOUBLE JAMAIS un document parce qu’il pourrait aller à deux endroits différents. C’est le meilleur moyen de te retrouver avec de l’information contradictoire et de poser des pièges pour tes collaborateurs, ton équipe ou toi-même. Cette réflexion pour la confection de la liste des dossiers et leur contenu se fait en amont. Après (et seulement après quand tout le contenu de notre dossier central a été réfléchi), on manipule les dossiers et on les classe dans leur “nouveau domicile”.

 

On se tourne vers l’humain

 

Relations externes

 

Ce dossier servira pour documenter les partenaires qui ne sont pas dans Administration ou Financement. Les partenaires en développement, le lobbying, les représentations, les associations dont on fait partie. Également, on y retrouve le mécénat ou le mentorat ainsi que les prix et reconnaissances.

 

Ressources humaines

 

En événementiel, on fonctionne ici avec 2 sous-dossiers : Bénévoles (portions partagées aux responsables de secteur) et Employés (dossier protégé avec portions accessibles uniquement aux cadres/gestionnaires autorisés).

 

Service-client

 

Pour reprendre l’exemple événementiel, c’est ici qu’on retrouve l’information de support pour notre clientèle et participants, les foires aux questions, les plans officiels finaux, les documents de support. Tout ce qui servira aux équipes à offrir le meilleur service-client.

 

Ventes

 

Ici, on retrouve la tarification générale, les produits dérivés, les billets, les listes de prix, les affiches finales de support pour les caissiers, les rapports de caisse vierges destinés aux bénévoles pour vente sur place.

Alors, on parle de billets, mais attention! Organisation de la billetterie = Opérations/Billetterie. Rapports de vente = Gestion financière.

 

Numéroter ou ne pas numéroter, là est la question!

 

La science de l’archivage suggère la numérotation des dossiers afin d’en faciliter le suivi et le rangement… Mais on DÉTESTE ajouter des chiffres EN PLUS des mots. Parce que ça allonge le titre, parce qu’on est des filles de contact, d’échange, de communication, de MOTS. C’est un choix qui est personnel ou organisationnel. Et surtout, on n’a pas de jugement contre l’ajout de chiffres, mais de notre côté, c’est non! Niet! Nada!

De quoi ça a l’air?🫣

 

Bref, la seule chose qu’on aime quand on met des chiffres comme ça, c’est pour présenter l’arborescence et la lister. Un peu comme un plan comptable avec les # de comptes. Mais de là à répéter les chiffres partout dans les noms de dossiers… on décroche…

 

Deux choses à retenir pour mieux documenter

 

  • L’arborescence la plus efficace sera celle qui ressemble à ton organisation, qui sera pensée précisément pour elle.
  • Le CHAOS N’A PAS sa place dans ton quotidien et refaire une arborescence pour qu’elle soit efficace et simple, il suffit de le faire! Voici les étapes (attention de NE PAS commencer en déplaçant des dossiers!!!)😲
      1. Faire la liste des opérations, des thèmes, des sujets que vous traitez.
      2. Mettre en commun et échanger en équipe sur une classification qui aurait du sens pour vous.
      3. Faire une première ébauche de dossiers généraux et y répartir les dossiers que vous avez déjà (un chiffrier Excel ou une base Airtable (lien affilié) est parfaite pour cet exercice).
      4. Choisir dans chacun des sous-dossiers si vous irez par thème ou par année (nous relire ou réécouter pour avoir nos suggestions).
      5. Faire une copie de sauvegarde de vos dossiers!!!
      6. Implanter votre nouvelle arborescence en déplaçant les dossiers selon la structure que vous aurez choisie (idéalement une journée où l’équipe est sur pause et par une seule et même personne).

 

Ce serait bête de continuer à travailler dans un fouillis où personne ne se retrouve. Le vent de fraîcheur qu’on ressent quand on évolue dans une structure de dossiers qui est actualisée et qui est instinctive est la plus douce des brises. C’est promis!

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Marylène RoyDocumenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]

Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 1 [Épisode 88]

Se faciliter la vie en organisation

 

Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!

On a développé notre méthode (très intuitive, pas du tout scientifique et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous voici!

Voici d’abord la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.

  • Administration
  • CA et gouvernance
  • Communications
  • Développement
  • Équipements et bâtiments
  • Financement
  • Gestion financière
  • Innovation
  • Opérations
  • Relations externes
  • Ressources humaines
  • Service-client
  • Ventes

Un peu plus en détail😉

 

Administration

C’est ici qu’on aura toutes les traces administratives de l’organisation : les assurances, les bases de données, les codes d’accès, les immatriculations d’entreprise, etc. Pas de gouvernance (lettres patentes, CA) ni de finances ici. Tout ce qui doit être archivé et qui porte sur le “contenant” qu’est l’organisation (par opposition à son “contenu” que seront ses opérations). On y retrouve les données relatives au personnel (pas les documents de versement de paie, qui eux seront dans la Gestion financière), mais la paperasse d’embauche, d’assurance, de congés. On y met également le sous-dossier Formation qui permettra de stocker les présentations et notes des formations auxquelles assistent les membres de l’équipe. C’est la bibliothèque de l’organisation. Et souvent, quand on ne sait pas où mettre quelque chose, c’est là que ça va!

 

CA et gouvernance

Ici, on reproduit le “cartable de compagnie” : lettres patentes, règlements généraux, ordres du jour et procès-verbaux des rencontres du CA, résolutions, etc. On y tiendra aussi le “Dossier/Étui du parfait administrateur”, un dossier partagé aux membres du CA qui inclut des copies des règlements généraux à jour, des coordonnées des membres du CA, de la planification stratégique à jour, des différentes politiques, du formulaire de frais de remboursements, etc.). S’y trouvera aussi le Dossier partagé aux membres du CA : il inclut le Dossier/Étui et surtout les dossiers des réunions (par année, puis dates) avec ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, documents joints. C’est dans ce dossier qu’on doit retrouver les archives des décisions. Attention : on ne partage que les parties nécessaires de ce dossier au CA (pour éviter de les surcharger et de partager des informations qui ne devraient pas l’être).

 

Communications

On trouvera ici tous les éléments de marketing de l’organisation. Stratégie, éléments graphiques, publicités, images, logos (les nôtres, ceux de nos partenaires). Une grande décision doit se prendre lors de la composition de ce dossier : par année/édition ou par sujet.

On préconise par sujet (d’abord), puis par année, surtout parce que ça laisse des indices, ça démontre ce qu’on fait. Et si tu utilises l’échéancier performant Que Des Solutions, tu sais que les tâches sont en lien avec des Secteurs et des sous-dossier. Comme c’est plaisant quand tout est “raccord” et qu’on se retrouve facilement entre l’échéancier et l’arborescence.

 

Attention : quand on utilise de l’infonuagique (ex. Sharepoint) on peut se retrouver avec des avertissement en lien avec la longueur du nom des fichiers (le chemin d’accès + le nom du fichier). Le mieux est toujours de couper au plus court. Idéalement, il faut d’éviter les espaces et les accents… Ce qu’on déteste personnellement!_eurk_re-eurk_!

 

Développement

Ici, on veut documenter les projets qui ne sont pas encore dans les opérations. On retrouvera les projets à long terme (souvent issus de la planification stratégique). Un truc : dès que quelque chose est dans les cartons, mais n’existe pas encore = ouvrir un dossier dans Développement. La joie de voir ce dossier passer aux opérations est sans bornes!

Si le dossier est vide, c’est un symptôme qu’il n’y a pas de développement! On pourra donc ressentir la pression d’y créer au moins un dossier de Lac-à-l’Épaule et y mettre nos idées d’ateliers 😉

C’est ici qu’on retrouvera plusieurs éléments qui entrent dans le cadran 2 (Important et pas urgent) dont :

  • Des indices pour repenser la maintenance de l’organisme,
  • Des nouveaux systèmes ou applis à explorer/intégrer
  • Des notes pour repenser la structure des dossiers

 

Équipement et bâtiments

Ici on trouvera ce qui est au bilan en actif, c’est-à-dire les immeubles et équipements/mobilier/véhicules. Quant aux immeubles, on aura les titres de propriété, plan de maintenance, etc. Pour les équipements, les listes et garanties de tout le matériel dont les ordinateurs, le mobilier, les équipements entreposés, etc.

 

Financement

Se retrouvent ici les dossiers liés aux entrées d’argent qui ne sont pas des ventes : Subventions, commandites, philanthropie.
Les subventions sont traditionnellement liées à des programmes par lesquels on offre un projet/service qui a fait l’objet d’un dépôt et qui devra faire l’objet d’une reddition de comptes. On gardera des traces des formulaires, mais également nos calculs, notes de réunion, suivis d’échanges avec les agents, ententes, etc.

Pour les commandites, qui sont des échanges de visibilité / hospitalité / rayonnement contre de l’argent, on gardera également des traces de toutes les présentations, échanges, ententes, redditions des comptes, statistiques, etc.

Notre arborescence suggérée est la suivante :

  • Financement/Subvention/MinistereX/Année
  • Financement/Commandite/Nomdupartenaire/Année

Le fait de classer par sous-secteur (commandite/subvention) puis par partenaire permet à toute l’équipe de s’y retrouver et d’avoir une liste visible des partenaires actifs.

Encore ici, l’échéancier va référer au secteur (Financement) et au partenaire (ex. Renégocier l’entente avec le Photographe X). Il sera super intuitif pour le membre de l’équipe de se référer aux dossiers à partir de sa liste de responsabilités.

 

Truc : si plusieurs partenaires (commanditaires ou subventionneurs) ne sont plus actifs, on peut très bien faire un dossier Z-Archives (on met Z pour qu’il soit en dernier dans la liste).😉

 

Gestion financière

Ici, on trouvera la comptabilité, les copies de factures (produites, reçues), les relevés de paie et toutes les traces comptables

Contrairement au reste de l’arborescence, on suggère de partir immédiatement par année/édition :
Ex. Gestion financière/2024/sous-dossiers

 

Dans le prochain podcast, on te parle de l’innovation et on couvre le reste de nos dossiers “incontournables” pour un OBNL (surtout un organisme œuvrant dans l’événementiel). Pour écouter la suite: Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]

 

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Marylène RoyDocumenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 1 [Épisode 88]

Ta posture face au présent, au passé et au futur? [Épisode 87]

 

L’image est belle (oui, un autre “meme” aperçu sur les réseaux sociaux)… On porte 3 grosses pierres en tout temps : l’une représente le passé, la seconde, le futur et la dernière, le présent. La plus petite et la plus légère, c’est celle qui représente le présent (bien sûr!). Et quand tout devient trop lourd, on doit se permettre de déposer ce qui n’est pas nécessaire, soit les deux grosses pierres que sont le passé et le futur. Avoue que ça frappe comme image!

 

L’opposition du présent/passé/futur se distingue aussi dans les concepts découlant de la réponse psychologique aux changements climatiques. Il y a l’éco-anxiété, la crainte ou inquiétude face à l’avenir (le sien et celui de l’humanité) au regard des bouleversements climatiques. Puis, il y a aussi la solastalgie (détresse et angoisse face aux transformations négatives subies par l’environnement). L’un est tourné vers le futur, l’autre vers le passé, les deux sont douloureux. L’étude démontre également que l’implication et le passage à l’action (que l’action soit petite et personnelle ou collective) permettent une reprise de pouvoir et entraîne la diminution des symptômes anxieux/dépressifs.

 

On récapitule

 

Quand on mijote dans le passé ou dans le futur, comme on n’a aucun impact, ni aucun pouvoir, on est dans l’impuissance. Donc, on risque de développer des symptômes anxieux ou dépressifs. Quand on est dans le présent : on est au seul endroit où on peut développer notre capacité d’agir, où on peut se mobiliser (personnellement et collectivement) et reprendre du pouvoir sur la situation, diminuant ainsi nos symptômes anxieux/dépressifs.

 

Passé/futur : anxiété/dépression.
Présent : capacité d’agir, pouvoir.

C’est presque trop simple.😅

 

Les conclusions de cette étude sont en lien direct avec une citation qu’on adore de Byron Katie.

“Si tu veux déprimer, trouve-toi un passé, si tu veux être anxieux, trouve-toi un futur.”

Elle en a des dizaines, des perles comme celle-ci, Katie.😍

 

Quelques épisodes où on a parlé d’elle.

 

 

Une autre posture qu’on choisit d’éviter le plus possible, c’est de s’inquiéter. S’inquiéter, c’est un curieux mélange de futur incertain et de présent imaginé. Pour plusieurs, c’est une façon d’aimer Par exemple, la belle-maman de Claudine était experte pour s’inquiéter de la famille lors de leurs voyages! Le problème avec le fait de s’inquiéter, c’est que ça nous retire tout pouvoir. Effectivement, on se place dans un présent parallèle qui n’existe pas, où on n’a aucune possibilité d’agir, où on est à la merci des événements. Mais avouons qu’il y a des moments où on ne peut pas s’empêcher de s’inquiéter. Un ado qui devait être rentré depuis 2h et qui ne donne pas de nouvelles, on s’inquiète un peu.

 

Il faut dire que le meilleur moyen de gérer l’inquiétude et de reprendre son pouvoir, c’est d’agir. De sortir de sa tête et de prendre action. On te laisse donc le choix de l’action! Que ce soit d’appeler des amis, envoyer quelqu’un faire son trajet à l’envers, vérifier sa dernière connexion sur SnapChat, etc. Mais agis, ne reste pas dans des scénarios catastrophes qui sont dans un futur-présent-parallèle et qui te retirent tout ton pouvoir sur le présent. Byron Katie s’impose encore ici :

 

“Je préfère la réalité, ça marche plus vite que l’espoir”. Avoue.😇

 

Bref, quand on espère, on ne profite pas de ce qui est devant nous. De toutes les choses pour lesquelles on peut avoir de la gratitude. Même quand on est en train d’attendre à l’hôpital qu’on vienne nous chercher pour une chirurgie! Tout comme Claudine l’avait vécu avec sa broche de brosse à BBQ!.

 

Même quand la réalité ne fait pas ton affaire, elle est la seule chose qui existe. Le passé a disparu, le futur n’est pas là. Et comme disait Maître Oogway dans Kung Fu Panda : “Hier appartient à l’histoire, demain est un mystère, mais aujourd’hui est un cadeau. C’est pourquoi ils l’appellent présent.” Passe écouter le version de Claudine qui récite ça de mémoire à la fin du podcast! Oh qu’elle la rate… c’est pissant!!!😂😂😂

 

Bon présent!

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Marylène RoyTa posture face au présent, au passé et au futur? [Épisode 87]

LA chose qui fait que tout bloque [Épisode 86]

 

C’est tellement formidable, quand tout se passe bien! Les résolutions sont faciles à tenir, l’énergie est là, tout semble vouloir fonctionner à merveille pour l’éternité… mais non, arrive un mur. Ou pire, le mur n’arrive pas, mais on l’anticipe. On ne peut pas croire que ça puisse bien aller longtemps. Et invariablement, ça se met à mal aller!

 

On nous a posé la question : que faites-vous quand ça vous arrive? Et ce qu’on a identifié, c’est que quand tout se met à bloquer, ou à accrocher, ou à fonctionner “de travers”, c’est d’abord qu’on s’est déconnectées de la Source, qu’on a arrêté de créer.

 

Parce qu’en tant qu’humains (êtres spirituels dans un corps physique), on est FAITS pour créer. On est faits pour transformer physiquement des inspirations, les matérialiser. Il existe une source à laquelle nous sommes connectés. (Appelle-la comme tu voudras, on ne lui donnera pas d’autre nom que Source ici). Nous sommes faits pour créer à partir des inspirations qui nous viennent de cette connexion. Quand on dit créer, ça n’est pas seulement des toiles, des fresques, des sculptures, de la musique. Tu crées des fichiers Excel, des systèmes, de l’harmonie, des liens, des équipes, des expériences. La création n’est pas seulement artistique!

 

Transformer pour mieux créer

 

Créer, c’est transformer une inspiration en la matérialisant.

Du moment où on constate que nos projets ralentissent, que la motivation diminue, que l’énergie bloque, on doit s’arrêter et constater qu’on est déconnectées de la Source et qu’on a cessé de créer. C’est la première étape : simplement constater.

 

Après, on peut se questionner sur comment on en est arrivées à se déconnecter de la source. C’est souvent par :

  • un focus sur les systèmes (défendre les systèmes, justifier la bureaucratie)
  • ou encore un focus sur le comment (et pas assez sur le pourquoi (mission) ou le quoi (vision globale))
  • la (mozus de) comparaison avec l’autre (entre autres avec les médias sociaux où on compare la vitrine de l’autre avec notre backstore…)🥴

 

C’est Einstein qui nous disait qu’on ne peut pas défaire un problème avec le même mindset avec lequel on l’a créé! Il avait drôlement raison!😬

 

Ça ne fonctionne pas?

 

Alors quand tu te demandes : pourquoi ça ne fonctionne pas présentement, prends automatiquement pour acquis que tu t’es déconnectée de la création! Le truc infaillible pour en sortir : se reconnecter sur l’autre (le client, l’employé, le partenaire, le conjoint, l’enfant). Nos billets ne se vendent pas et on rage parce qu’on a mis toute notre énergie dans notre belle campagne de promotion? C’est le moment de ressortir les focus group, relire la description de l’avatar de client, idéalement contacter mon client idéal/habituel et poser la question directement. En trois mots : REFAIRE LE LIEN!

 

Si c’est plus individuel comme étape et qu’il n’y pas de partie prenante directe (par exemple quand ça bloque dans ta gestion de dossiers, de documents, de données) : la méditation et la respiration seront des alliées (on en a parlé ici).

 

Pour te reconnecter sur les valeurs du projet et sur les tiennes, on te suggère un travail d’écriture dirigée comme proposé par:

 

Pourquoi se reconnecter?

 

Se reconnecter : c’est aussi se rebrancher pour recevoir.

Un auteur qu’on adore pour se connecter en soi et sur la source c’est Stephen Covey et ses 7 habitudes. Au chapitre du Développement intérieur / Commencer avec la fin en tête, il nous précise que tout est créé 2 fois. D’abord, dans l’esprit/dans l’imaginaire, puis dans le monde physique. Il fait également la suggestion de rédiger deux courts textes. Premièrement, notre énoncé de mission personnel (nos valeurs profondes et l’expression de ces valeurs dans les différentes sphères de notre vie).  Deuxièmement, notre propre notice nécrologique!!! 😮 Quel impact avons-nous eu sur le monde et sur les gens qu’on a croisés? Quel legs aurons-nous laissé? C’est un exercice très puissant et inspirant qui reconnecte assurément à la Source et à nos grandes aspirations.

 

Et pour un truc express : prends le temps d’allumer une chandelle et concentre-toi sur la flamme. Quelques secondes qui te permettent une pause dans le tumulte du quotidien. Tu n’as pas le temps de poser ce simple geste?… Donc, c’est le signe que tu en as FICHTREMENT BESOIN…Alors, prends-le donc pour toi…😇

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Marylène RoyLA chose qui fait que tout bloque [Épisode 86]

Les pièges et astuces pour un bon communiqué de presse [Épisode 85]

 

Le communiqué de presse: Quoi faire et quoi éviter?

 

Comme gestionnaires d’événements ou de projets (que ce soit notre profession ou notre mandat “par défaut”), on porte souvent plusieurs chapeaux. Les relations de presse sont celles qui lui reviennent à moins d’avoir dans l’équipe qu’un responsable des communications/marketing qui assume également ces fonctions. Et le médias, disons-le, c’est un monde en soi, avec des conventions et bien des mystères.👁️‍🗨️ Un monde qui fait peur quand on l’aborde pour la première fois. On a décidé de partager ici certaines astuces et pièges à éviter pour le gestionnaire à qui revient le chapeau des relations de presse.

 

D’abord, on ne couvre pas ici la rencontre ou conférence de presse. On en parlera dans une classe de maître complète sur les relations de presse plus humaines. On répond plus précisément à ce que tu peux te poser comme question pour être efficace. Est-ce que je peux rédiger moi-même mon communiqué de presse? Quels sont les conseils quant à ce qui doit s’y retrouver ou pas?

 

D’abord l’humain!

On parle au journaliste (pas comme sur notre site web ou nos médias sociaux où l’on parle directement au public). Le journaliste est en quête de faits, d’une actualité/nouvelle qui est d’intérêt public. Et ce journaliste représente aussi un média. Attention de vous vanter d’avoir paru dans tel ou tel média, c’est le genre de truc qui refroidit les autres… Certains médias (surtout numériques) pourraient reprendre votre communiqué tel/quel. Il est donc bien de le penser en fonction de l’article qu’il pourrait devenir. Cependant, au départ, c’est un contenant que vous remplissez avec des faits et destiné à des journalistes.

 

Et le contenant

Un communiqué de presse doit avoir un titre accrocheur en lien avec la nouvelle qu’il présente. Nous préférons également avoir un sous-titre qui permet de compléter l’idée formulée dans le titre et qui précise la nouvelle. Par exemple: De grands retours au prochain Festival d’automne – Les têtes d’affiche des 15 dernières années seront sur scène pour la grande ouverture!

 

Le lieu et la date de diffusion est indiqué en début de premier paragraphe, juste sous la mention “Pour diffusion immédiate” (ou “Sous embargo jusqu’à (date/heure)” selon le cas – c’est assez rare, ne vous enfargez pas dans ce concept).😉 Les paragraphes peuvent ou non avoir des titres (on préfère que oui). Il tient sur 1 à 2 pages. Si vous avez plus d’info, placez-les en annexe (ex. liste exhaustive de la programmation).

 

Comme dans tout, il faut savoir prioriser. À la fin du texte destiné aux médias (et donc avant la source), on ajoutera “- 30 -” qui est une vieille convention télégraphique qui indique que la communication est terminée. Oui oui, ça date du télégraphe!🤣 On termine le communiqué avec sa source. Une personne à l’interne de votre organisation qui agira comme intermédiaire auprès des journalistes pour des demandes d’entrevues ou précisions. À noter : si vous êtes cité dans le communiqué comme responsable du projet, désignez une autre personne comme source (surtout si vous êtes la seule personne citée!).

 

Puis le contenu

Si tu n’as pas déjà écouté l’épisode où on a reçu Isabelle Fafard, grande manitou des relations de presse, on te presse (!) d’aller l’écouter. Le sujet du communiqué doit être d’actualité, d’intérêt public et pertinent. Quant à la rédaction, le mieux est toujours de trouver un angle (trouve un fil conducteur) plutôt que d’énoncer seulement les faits (attacher à des études, à d’autres éléments de l’actualité). Il est primordial de communiquer de façon objective. Pas de “nous” ni de “superbe” ou de “exceptionnel”, sauf dans les citations.

 

Parlant de citations : elles donnent de la vie (d’autres humains!!) et permettent de changer d’angle et de donner de la profondeur au texte. À utiliser (presque) sans retenue!✨✨

 

Au niveau de la structure, on commence avec le punch. On répond à qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi dans le premier paragraphe. On doit viser le “simple et efficace” avant le style.

 

L’envoi

On envoie le communiqué en pdf, par courriel, à toute la liste de presse en même temps, en c.c.i. On peut reproduire ou non le texte du communiqué dans le courriel. De préférence, on utilise un court texte qui invite à prendre connaissance du communiqué ci-joint. Pour la liste de presse, une liste à jour est souvent disponible auprès d’organismes tels que les conseils de la culture, Événements Attraction Québec (si vous êtes membre) ou autres regroupements sectoriels. Sinon, une simple recherche sur les sites des médias locaux/nationaux ou spécialisés pour redaction@…

 

Lâcher prise

Comme Isabelle nous le disait lors de l’enregistrement du podcast, ce que l’on considère comme une nouvelle n’est pas nécessairement une nouvelle (d’intérêt) pour le média.😉 Comme pour le reste (apprendre à marcher, gérer des projets, élever un enfant), on apprend à mesure de l’expérience et des erreurs. Une fois envoyé, on lâche prise!😇

 

On souhaite que ces petits trucs puissent t’aider et t’outiller dans la composition de ton prochain communiqué de presse!💟

 

En lire plus
Marylène RoyLes pièges et astuces pour un bon communiqué de presse [Épisode 85]

Pour rêver GRAND! [Épisode 84]

 

“Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait”. Mark Twain

 

Claudine, à 27 ans, a choisi de laisser derrière une carrière dans le domaine juridique où elle excellait. Elle sentait l’appel de “rêver plus grand”, de se choisir. Et elle a trouvé son premier “permis pour voler”. C’est la phrase de Stephen King lorsqu’il parle de son premier chèque encaissé en échange d’un de ses écrits. Pour elle, c’était d’œuvrer dans l’événementiel. Ça aura duré 16 ans. Et récemment, c’est devenu la mobilisation et la concertation. Idem pour sa belle-fille qui n’en revient pas d’être payée pour faire de la Zumba. Elle qui avait toujours été cliente, elle est devenue maintenant instructrice en sideline de ses stages et de ses boulots d’été. Et elle ADORE!

 

Dans la série documentaire Netflix Blue Zones, on y présente les endroits sur Terre avec les plus grandes proportions de centenaires. D’ailleurs, on y découvre la philosophie japonaise Ikigai : vivre une vie qui a un sens et un but. C’est exactement dans cette optique qu’on a créé Que Des Solutions lorsqu’on a cessé nos mille-et-un mandats de réalisation événementielle. Et ce, pour se concentrer presqu’exclusivement sur le Festival des harmonies en 2019.

 

Mais attention…

 

Rêver plus grand ne veut pas dire nécessairement changer de carrière, ou de conjoint, ou de ville, ou de pays! Ça peut se traduire par :

  • ajouter une activité à côté (ce qu’on a fait avec À la pige et sur mesure, puis Que Des Solutions depuis maintenant 16 ans),
  • transformer un hobby en petite entreprise,
  • si tu aimes ton boulot et que tu es bien payé.e : pourquoi ne pas t’impliquer dans une cause/organisme qui en a besoin en y investissant tes talents et ta passion.

 

Vivre son rêve, c’est possible. Surtout lorsqu’on se rappelle que ça n’est pas la destination qui compte, mais bien l’aventure. Quand on passe du temps chaque jour dans sa zone de génie, on brille, on vibre, on se connecte à une énergie infinie. Pour un peu d’inspiration (chaque jour, chaque semaine), n’hésite pas à écouter ou à lire le texte Notre peur la plus profonde de Marianne Williamson. Parce que “te restreindre, vivre petit, ne rend pas service au monde. L’illumination n’est pas de te rétrécir pour éviter d’insécuriser les autres. Nous sommes tous appelés à briller, comme les enfants le font.”

 

Alors voici quelques questions pour te permettre de rêver plus grand, de raviver des passions, de rallumer le feu :

  • Si l’argent n’était pas une question, comment voudrais-je occuper mes journées et faire une différence dans le monde par mon implication?
  • Si rien n’était impossible, quelle serait la plus belle expression de mes talents, de mes expériences, de mes valeurs, de ma mission?

 

Tes réponses à ces questions changeront selon les mois et les années. Ainsi, le plus cadeau qu’on peut se faire, c’est de les écrire et de dater la page. Puis de relire après quelques temps!

 

Se servir du passé pour voir grand

 

Une autre belle façon de connecter avec des “anciennes” passions, c’est aussi de te souvenir des jeux qui te plaisaient le plus lorsque tu étais enfant. Demander à tes parents ce à quoi tu jouais, petit.e lorsque tu “faisais semblant”. Jouer au magasin, faire des spectacles, jouer au mécanicien, jouer à l’école. Ces jeux témoignent des premiers intérêts. Bien qu’ils ne soient pas révélateurs d’un chemin tout tracé, ils permettent de se souvenir des premières passions, des élans naturels. Et surtout, d’explorer ce qui t’animait à ce petit âge.

 

Peu importe le chemin que tu prends pour te remettre à rêver plus grand, l’important c’est d’en prendre un. La routine et l’illusion qu’on est “coincés” par nos choix passés sont des pièges douillets qui nous amènent à oublier que nous sommes des créateurs puissants.

Allez.
Vas-y.
Rêve.
Et GRAND!

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Marylène RoyPour rêver GRAND! [Épisode 84]

Se retirer pour mieux revenir [Épisode 83]

Se retirer pour toujours? Non, ce n’est pas ça!😅

 

Si tu as déjà joué d’un instrument à vent, tu sais la valeur d’une pause, d’un soupir. C’est le moment où tu t’empresses de remplir tes poumons pour la prochaine phrase musicale. Même si tu n’as pas fait de trompette au secondaire ou chanté dans une chorale, tu peux facilement saisir le fait qu’on ne peut pas chanter ou souffler sans fin, sans prendre une pause.

 

Eh ben, c’est la même chose pour ta routine de vie. Y a un moment ou une pause est salutaire. Une retraite. Pas dans le sens de “prendre sa pension”. Dans le sens de “se retirer”. Changer d’air. Que ce soit en groupe ou seul.e. Prendre un temps pour décrocher, méditer, marcher, se coucher tôt, écrire, faire un feu de camp.

 

Claudine prépare une marche vers Piopolis qui, elle l’espère, aura lieu cette année (mais il n’est pas question de se mettre la pression pour un projet qui vise à décrocher! oh non!). Et ses parents avant elle avaient l’habitude d’aller chaque année dans un monastère pour étudier ou simplement décrocher. On le voit aussi avec la chasse ou la pêche. Et ce type de “brisure du quotidien” a d’ailleurs été pour Claudine un déclencheur de questionnement en 2006 qui a amené une série de transformations salutaires.

 

Quelques raisons pour se justifier

 

Bien des raisons justifient une retraite, dont :

  • Changer d’environnement pour changer de perspective
  • Briser un cycle (dépendance des enfants, employés, casser les chaînes que l’on s’impose ou qu’on impose aux autres)
  • Interrompre les chemins faciles (dans l’énergie et dans le cerveau) qui permet de voir des nouvelles solutions
  • S’obliger du temps pour soi

 

Pour trouver un peu d’inspiration, passe voir les propositions de NoovoMoi.

 

On est certaines que tu as déjà vécu des vacances pas reposantes (50 pages du roman de 600 pages que tu avais l’intention de lire) parce que tu as fait la même chose qu’au boulot mais dans un contexte différent. Tu as tout géré, tu as fais listes, tu as trop rempli tes journées et tu t’es laissé imposer désirs de chacun!

 

Dans le rayon des excuses pour ne PAS prendre une pause/retraite bien méritée, le coût vient en premier. Mais ça n’a pas à être cher, non non!

Se retirer en beauté…sans y laisser sa peau!

 

Voici quelques idées pour faire fondre le prix d’une retraite :

  • Chalet ou chambre chez des famille/amis d’une autre région/ville
  • Famille/amis qui partent en Floride/Sud : s’offrir pour arroser les plantes et profiter de la quiétude
  • Joindre l’utile à l’agréable (partir en même temps que la chasse du conjoint? ou arriver d’avance en vacances ou rester après?

 

Il n’y a pas de bonne raison de s’épuiser et de se rendre à nos vacances “la langue à terre”. Une pause, une retraite, un moment pour soi est un investissement dans ton “toi” de demain. Il ou elle va te remercier! C’est garanti!😘

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Marylène RoySe retirer pour mieux revenir [Épisode 83]

Parce que tu ne peux pas tout faire ! [Épisode 82]

 

Le temps, une denrée rare? Et si tu faisais du temps ton allié?

 

Attention : on sait qu’il y a trop à faire et trop peu de ressources, on ne le nie pas. Ce qu’on te propose dans cet article, c’est de suspendre ton incrédulité (on pourrait parler d’illusions aussi) juste un instant et de marcher un peu avec nous.

 

Un concept que l’on adore et qui est prôné par Marie Forleo (qu’on adore aussi!), c’est de “simplifier pour amplifier”. Son podcast est d’ailleurs un de ceux que l’on écoute et apprécie beaucoup. Passe l’explorer sur la plateforme de ton choix!

 

On t’offre ici une recette en quelques étapes pour simplifier, et ainsi amplifier. Ou “comment en faire moins pour faire mieux » (ou plus, de ce qui vaut vraiment la peine!).😉

 

1- Premièrement, ce dont tu as besoin, c’est de trouver la clarté : le remède quand on est débordé, c’est la clarté!

 

  1. Ça commence par constater que non, ce n’est pas clair.
  2. On t’invite à te rappeler un moment où ça l’a déjà été (hyper-clair, hyper-focus, hyper-efficace).
  3. Puis, à faire le point sur ta/la mission (liste de rêves, objectifs, actions) / tableau de visualisation.
  4. Maintenant, identifie LE PROJET/LA ZONE qui doit être priorisé présentement (cette semaine, ce mois, cette saison).
  5. Ensuite, identifier ce qui doit être mis de côté pour faire de la place pour ce projet/cette zone (pas pour toujours, mais pour l’instant).
  6. Finalement, identifier à quel moment tu prévois clore cette étape et réévaluer les priorités.

 

2- Deuxièmement, il faut maintenant faire de la place!

 

  1. Ça commence par bloquer du temps à l’agenda pour le projet prioritaire (avant le reste!). Attention à ne pas te faire avaler par le quotidien!
  2. Puis, c’est de bloquer du temps pour les tâches nécessaires inévitables.

 

C’est presque trop simple non? Et pourtant, on est prêtes à parier que tu vas préférer passer tout droit, foncer tête baissée et de continuer à essayer de tout faire, plutôt que de prendre les quelques instants pour faire ces étapes. Pourquoi? Parce qu’on le fait nous aussi. Continuer à appuyer sur l’accélérateur alors que ce n’est ni clair, ni efficace. Mais quand on se rappelle que le moyen d’amplifier nos actions, c’est de simplifier les projets qui sont sur la planche à dessin, on s’arrête et on passe à travers ces étapes.

 

Tu le sais aussi bien que nous, le mieux c’est de t’arrêter pour prendre ce moment avant que la vie ne le choisisse pour toi (maladie, incident, épuisement…). Rappelle-toi que “le temps se venge toujours de ce que l’on tente de faire sans lui”. Et cela, c’était le dicton du prof de comptabilité de Claudine, mais qui s’applique à toute la vie en général!

Tu cherches d’autres outils ou applis pour t’aider à te simplifier la vie? Passe écouter les 2 podcasts où l’on te partage des suggestions d’outils qu’on utilise. Avec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 1 [Épisode 3]  ET Avec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 2 [Épisode 4]

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Marylène RoyParce que tu ne peux pas tout faire ! [Épisode 82]

Comment éviter d’échapper un morceau crucial dans ta planification d’événement? [Épisode 81]

 

 

Il arrive toujours un moment dans la planification d’un événement où la peur-panique nous saisit et où on est certain d’oublier quelque chose d’important.

 

De tellement important que tout pourrait casser. Cette crainte est la plus répandue parmi les gestionnaires d’événements. Elle additionne à tout le stress vécu, qui permet d’ailleurs à cette profession de se hisser dans le Top 10 des boulots les plus stressants (lire l’article complet ici). La réponse tient en un épisode, un article, deux mots : échéancier performant! 😍 Vive la planification!

 

Tous humains

 

D’abord, cette peur est normale, c’est humain comme réaction et comme peur. Pourquoi? Parce que dès qu’on marche vers l’inconnu, une partie de notre cerveau (le complexe amygdalien, véritable système d’alerte dont la fonction est de nous garder en vie) nous envoie le message : “DANGER, DANGER, terrain inconnu, on devrait retourner à notre zone de confort!!!” Le truc, c’est de ne pas céder à cette peur (sans faire semblant que ce n’est pas inquiétant ou épeurant), mais lui dire : “Merci de me garder en sécurité, mais je choisis d’innover et de sortir de ma zone de sécurité et de confort”.

 

La solution : l’Échéancier

Ensuite, l’échéancier (l’un de nos quatre piliers d’une gestion professionnelle et zen d’événements), c’est justement un outil parfait pour limiter cette peur. Quand tu prépares ton échéancier (loin des urgences et des feux à éteindre), tu réfléchis à tous les aspects de l’événement, aux séquences d’action, aux ressources à intégrer au projet et à leur rôle à chaque étape. Tu vois venir les enjeux et les embûches et tu prévois d’avance les grandes étapes qui devront être franchies et le moment où elles devront l’être. Cette planification te permet de passer à travers chacun des secteurs (ex. Administration, Communications, Finances, Financement, Opérations, etc.). Cet exercice permet de visualiser, de s’imaginer ce qui devra arriver pour atteindre les objectifs fixés.

 

Et comme il se fait en équipe (ou au moins s’évalue en équipe une fois qu’il a été dressé par le gestionnaire), l’échéancier couvre tous les secteurs du projet. Sa création permet de jeter la lumière sur les zones d’ombre, d’éliminer les angles morts et de retourner la plupart des pierres. On arrive à bout de métaphores pour dire : tu auras fait le tour! 😉

 

Questions en rafale pour un échéancier performant :

  • Quand le réalise-t-on? Au début du projet (avant que le rythme s’emballe et qu’on soit trop pris par celui-ci).

 

  • Quand le regarde-t-on individuellement? Chaque matin!!!!! C’est lui (et non pas la boite de courriels) qui dicte ce qui est à faire!

 

  • Quand le regarde-t-on collectivement? À chaque rencontre de régie (selon la phase du projet: Hebdomadaire, mensuelle, quotidienne,…

 

Si tu as besoin d’aide pour créer un échéancier performant, on a justement une formation (incluant NOTRE modèle) qui permet de mettre en place un échéancier tel qu’on l’utilise chez Que Des Solutions.

 

Et les angles morts?

Mais qu’en est-il de ce qu’on pourrait ignorer être nécessaire/crucial? C’est là que “bien s’entourer” dans un projet/événement est la clé du succès. Par un conseil d’administration ou comité (pour les grands livrables et orientations). Avec les professionnels nécessaires au projet (Communications, Gestion de site/terrain, Gestion des opérations). Ainsi que les fournisseurs (ex. graphiste, représentant média), qui apporteront leurs questions, leurs enjeux, leurs livrables (et donc ajouteront des précisions à l’échéancier). Un bon leader sait s’entourer de gens plus compétents que lui (sachant que la compétence de ces gens ne lui enlève rien et que le projet s’en portera mieux).😉

 

Petit rappel : Un événement est pertinent s’il vise à transformer les gens (et un événement, c’est quelque chose qui est à ton agenda et qui inclut plus que toi). Un événement se planifie en pensant aux parties prenantes (clients, invités, partenaires, fournisseurs), mais en les impliquant aussi.

 

Expériences et apprentissages

 

Par ailleurs, un événement, c’est la somme d’expériences et d’apprentissages; c’est cet alliage qui transforme les humains. Les indices sur ce qui doit se passer (et donc ce qui doit faire l’objet d’une planification) se trouvent dans les questions suivantes :

  • Que vivront les invités/clients/participants (avant/pendant/après l’événement)?
  • Quelle transformation aura lieu (pour les participants, pour l’organisation, pour les partenaires)?
  • Les réponses à ces questions permettront de documenter l’échéancier. En fait de l’ingénierie inversée – partant du résultat et décortiquant les étapes à traverser pour y arriver.

 

L’échéancier est vivant

 

Enfin, un échéancier performant est organique et se transforme à mesure de l’évolution du projet par les statuts (en cours, fait, annulé) mais également par les prochaines étapes qui se dévoilent à mesure de l’avancement. Comme toute planification, nul besoin de tout avoir au départ, mais quand on réalise une étape (ex. solliciter les députés locaux pour un soutien) et qu’on reçoit la confirmation, on peut aller ajouter les étapes qui se déploient (ex. prendre les photos des affiches promotionnelles des députés durant la soirée, faire le document en annexe de la facture pour la preuve de visibilité, recevoir et déposer le chèque).

 

Simplicité

 

En somme, alimenter un échéancier se résume à l’équation suivante :

Identifier le livrable ultime + nommer la prochaine étape à réaliser = recette du succès pour ne rien échapper.

 

Éviter les surprises

 

Finalement, notre grand conseil quant à l’échéancier, c’est d’en faire le tour souvent.  Voir ce qui vient dans le prochain mois, mais aussi les suivants, pour éviter de se faire surprendre. Ou encore de surprendre ses collègues ou fournisseurs avec des délais trop serrés.😨 C’est de la planification pour ton TOI du futur.

 

C’est avec un échéancier bien documenté et consulté régulièrement qu’on peut s’assurer de ne pas oublier quelque chose d’important (de tellement important que tout pourrait casser) dans la gestion d’un événement, parole de Que Des Solutions!

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Marylène RoyComment éviter d’échapper un morceau crucial dans ta planification d’événement? [Épisode 81]

L’élément qui garantira le succès de ton événement ou projet [Épisode 80]

Y a-t-il vraiment un élément qui puisse garantir le succès d’un événement?

 

Vous connaissez le scénario de réussite? C’est l’élément qu’il vous faut! Son origine : on nous a présenté ce concept dans le cadre de notre formation en Event Design. Une pratique de design thinking créée par le Event Design Collective et qui vise à créer des événements qui transforment les gens. Le scénario de réussite, c’est une histoire que l’on raconte sur le résultat idéal d’une expérience pour une partie prenante précise. Dans le cadre d’un event design complet, on va créer un scénario final de réussite qui inclura toutes les parties prenantes étudiées et qui présentera en quoi le prototype d’événement sélectionné permettra leur transformation. C’est un récit inspirant qui permet de se projeter dans un avenir où le projet qu’on envisage a non seulement été complété, mais avec un succès-monstre!

 

Chez Que Des Solutions, on a adopté le scénario de réussite non seulement dans l’idéation d’événements mais également dans les accompagnements avec nos clients. (C’est la première page de nos offres de services).  On l’utilise aussi dans la création de nos formations et dans la plupart de nos grands projets. On a vu une transformation majeure depuis qu’on a adopté cette pratique. C’est pourquoi on veut la partager ici pour que tu puisses l’adopter à ton tour.

 

Étape 1 : Visualiser

 

Succès retentissant, tout le monde en ressort transformé, leurs besoins sont comblés. Qu’ont-ils vécu? Qu’en disent-ils? Comment ressortent-ils de cette expérience? On veut les imaginer interagir, commenter, partager. On s’installe comme un petit oiseau qui pourrait écouter les conversations des individus relativement à ce qu’ils ont vécu. Et surtout, ce qu’ils retiennent du projet ou de l’événement.😍

 

Étape 2 : Détailler

 

On écrit en détail ce qu’on a visualisé/imaginé. Quelles sont les interactions qui ont pris place? Quels systèmes existent désormais? Quels qualificatifs sont utilisés par les individus pour décrire leur expérience? Qu’est-ce qui a été créé qui n’existait pas? En quoi les besoins et les aspirations des parties prenantes ont été comblés? On parle ici de leurs besoins superficiels, mais également de leurs besoins plus profonds, en tant qu’humains. Cette étape se fait seul (s’il le faut…) mais est encore plus puissante à deux ou plus. La clé : mettre une minuterie pour un maximum de 20 minutes. N’hésite pas à avoir en main les valeurs de ton organisation/événement afin de pouvoir connecter celles-ci au scénario de réussite.

 

En quoi les valeurs se sont-elles exprimées à travers l’expérience des participants? Le texte final sera une courte histoire inspirante qui témoignera de la transformation vécue par les parties prenantes en raison de leur participation. On parle ici du quoi et pourquoi. Donc, cela tiendra dans une demi-page (format lettre écrit en taille 12).

 

Étape 3 : Lâcher prise

 

Une fois que le scénario de réussite existe, on arrive maintenant à l’étape cruciale de lâcher prise et d’accepter que cette réussite passe par la co-création. On doit ici lâcher l’illusion du contrôle et accepter que toutes les personnes impliquées dans ce projet y mettent leur grain de sel. C’est également le moment de s’ouvrir aux synchronicités et aux “coincidences” qui viendront aider ce scénario à se réaliser. Si tu as envie d’en apprendre plus sur la façon dont la Loi de l’attractivité fonctionne, passe écouter les vidéos de Esther Hicks/Abraham ou lis les livres du Dr Wayne Dyer. Relire le scénario de réussite et ressentir la gratitude de cette histoire comme étant une “réalité” est une première étape simple de ce lâcher-prise.

 

Les deux fonctions majeures du scénario de réussite sont les suivantes :

 

  • Contrer la résistance parce que le scénario de réussite devient la destination visée. Cette force qui naît en opposition à un changement/transformation est très bien décrite et abordée par Stephen Pressfield dans The War of Art.
  • Le chemin déjà parcouru par l’énergie est plus facile à retrouver (autant au niveau neurologique qu’au niveau énergétique ou vibrationnel). Le fait d’avoir visualisé des moments, des échanges, des émotions, des transformations crée un chemin auquel tu auras plus facilement accès! On aime ça, nous, les raccourcis!😉

 

Finalement, le scénario de réussite est directement en lien avec l’un des 4 piliers des événements dont on parle souvent, la vision/mission/valeurs. Les 3 autres étant bien sûr l’échéancier, l’organigramme et le budget. Il est également devenu un outil crucial dans l’évaluation de nos projets. Il guide les indicateurs à utiliser pour évaluer le succès d’un projet.

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Marylène RoyL’élément qui garantira le succès de ton événement ou projet [Épisode 80]

5 étapes pour reprendre le contrôle quand tout s’emballe [Épisode 79]

Reprendre le contrôle pour mieux avancer.

 

Alors que la fin d’année scolaire arrive mais que les vacances se font attendre, alors que le renouveau du printemps fait place au ralentissement qui vient avec l’été et la chaleur, on se retrouve souvent devant beaucoup de travail à abattre, beaucoup de stress accumulé, des émotions qui s’emballent et l’impression qu’on n’y arrivera pas. On présente dans cet épisode notre processus en 5 étapes pour sortir du tumulte et voir plus clair. Et surtout, pour t’aider à reprendre le contrôle sur TA vie.

 

1. Ralentir (ou même arrêter)

 

D’abord, la première étape c’est de prendre le temps de t’asseoir, méditer, mettre de la musique, prendre un congé, marcher en nature. Arrêter la spirale des pensées. Prendre une pause. Et surtout laisser les appareils (téléphones, ordinateurs) de côté. Quinze minutes, une heure, une journée : vas-y avec ce qui est possible! Ne retarde surtout pas cette étape parce que tu n’as pas le temps! Fais le temps.🙏

 

Le but : permettre au tumulte de ralentir pour que ce qui reste constamment en suspens se dépose.

 

2. Sortir le trop-plein

 

On poursuit avec l’exercice de la “rage sur la page”. Prends quelques feuilles de papier (un cahier ou des feuilles mobiles) et mets 20 minutes sur ta minuterie préférée. Réponds maintenant à ces questions : qu’est-ce qui me fâche, qui me rend amère, qui m’enrage? Fais des phrases complètes : “Je suis fâchée contre X de m’avoir fait Y qui m’habite encore aujourd’hui. Je suis déçue de Z de m’avoir dit W.” Tu peux aller loin dans le passé, revenir à hier, retourner il y a 10 ans. Tout ce qui te fâche a sa place sur ces feuilles.

Le but : dénouer ces émotions, regarder en face ces déclencheurs, mettre des mots sur des impressions, sortir le trop-plein (qui se mêle à ton quotidien).

3. Identifier ce qui est vraiment important pour toi

 

Comme troisième étape, on te demande d’explorer quelque chose à l’écrit. Si demain matin tu apprenais qu’il ne te reste que 6 mois à vivre, que ferais-tu? Qui verrais-tu? Quelles conversations aurais-tu? Et pourquoi? De quoi seront faites tes GRANDES et tes petites journées? Tu peux te donner un autre 15-20 minutes pour faire cette liste. Tu peux également la laisser mijoter un peu, y revenir durant la journée. Relis par la suite ta liste et identifie les thèmes qui reviennent (famille, amitié, spiritualité, connexion, liberté… etc.).

 

4. Dresser la liste de ce que tu dois/veux faire et que tu reportes

 

C’est maintenant le temps de regarder ce qui se tient sur ta liste mentale et qui se retrouve sans cesse relégué au lendemain. Ce qui revient quand tu es sous la douche, entre deux rencontres, dans tes conversations familiales. Le rendez-vous à fixer que tu oublies, l’ami.e que tu omets d’appeler, l’estimé de travaux que tu n’as pas demandé, le formulaire de remboursement de dépense que tu n’as pas soumis, la réclamation aux assurances, le rendez-vous chez le toiletteur, la sauvegarde des photos de ton téléphone sur le disque dur familial, etc. Passe un 15-20 minutes pour dresser la liste, puis relis-la en identifiant à quel thème important pour toi ces items réfèrent. Évalue la priorité de ces items en fonction de ce qui s’est révélé comme thèmes importants pour toi.

 

Et voici un indice : plusieurs éléments liés à ton travail vont descendre dans la liste de priorité une fois que tu prends le recul de ce qui est VRAIMENT important pour toi. On le dit et on s’assume. Peu importe le travail que tu fais (même si ce travail est 100% aligné avec tes valeurs, ce qu’on te souhaite), ce qui est vraiment plus important pour toi existe en-dehors de ces réalisations professionnelles. Même célibataire, sans enfant et concentrée à fond sur ta carrière, ce qui est IMPORTANT pour toi (à léguer une fois ton passage sur cette terre terminé) réside au-delà de ce qui te permet de gagner un salaire/des honoraires/des dividendes).

 

5. Faire une première action sur cette liste (idéalement parmi les plus prioritaires)

 

On te garantit un rush de dopamine/endorphine quand tu auras réalisé cette tâche importante et alignée avec tes valeurs. Un doux mélange de fierté, d’accomplissement, d’alignement, de sérénité, de plénitude. C’est une lettre d’amour de toi à toi, une preuve que tu prends soin de toi et de ce qui est important pour toi. Après t’être arrêtée pour respirer et décrocher du tumulte, après avoir déposé les bagages de colère et d’amertume, après avoir connecté avec tes valeurs profondes et aligné les actions que tu dois prendre sur celles-ci, le fait de réaliser une action (aussi petite qu’un coup de fil pour prendre un rendez-vous) te démontrera que le tumulte n’est pas un état de fait, mais un état d’esprit.

 

Ces 5 étapes permettent de “reprendre le contrôle” (bien qu’on n’aime pas trop la notion de contrôle parce qu’on le voit comme une illusion…), de retrouver la pleine responsabilité de ton bonheur et de ta quiétude. Alors que tout s’emballe, alors que les émotions, le stress, la fatigue, l’épuisement se mélangent, ces quelques gestes permettent de retrouver la clarté, la connexion avec ta puissance et ton essence.

 

Pour avoir fait ce processus plusieurs fois, on peut te dire que la motivation retrouvée suite à ces étapes (motivation qui n’est pas illusoire, mais connectée avec nos valeurs profondes) est génératrice de grandes choses. Reste à savoir ce qui se retrouvera sur ta liste et ce que tu en feras…😉

 

Pour t’aider à reprendre le contrôle et de te remettre en priorité, passe écouter les épisodes Prends-tu soin de toi comme d’un bébé chat? [Épisode 70] ou encore Un tableau de visualisation, un outil indispensable [Épisode 74]

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Marylène Roy5 étapes pour reprendre le contrôle quand tout s’emballe [Épisode 79]

Ne demande plus jamais la permission! [Épisode 78]

La permission, vraiment?

 

En gestion de projets et d’événements, la phase importante (et souvent escamotée…) est celle de l’évaluation. Est-ce que c’est une réussite ou est-ce une opportunité d’apprentissage? Mais pour qu’existe cette phase importante, on doit d’abord avoir “fait” quelque chose. L’immobilité est notre plus grand ennemi quand vient le temps d’innover. Et en matière de projets et d’événements, la gestion par comité vient souvent compliquer les décisions quant aux actions à poser.

 

Notre mot d’ordre : “Tu seras toujours mieux de demander pardon que de demander la permission!”

 

Bien sûr, on ne parle pas ici de contrevenir aux lois ou aux règlements! Mais quand tu élabores des nouveaux projets, quand tu gères tes équipes, quand tu ajoutes des améliorations à un événement ou que tu en crées des nouveaux, il y a deux choses à retenir:

 

  • Utilise les données comme base d’inspiration.
  • Puis vas-y! crée un prototype, teste une solution (bouge!).

 

Mais ne demande PAS constamment la permission!

 

Te perdre dans l’analyse, faire approuver des détails. Tomber dans les aspects “micro” en demandant au client, au membre ou aux administrateurs de confirmer l’heure, la couleur de l’affiche, le coût du billet, la publicité dans tel ou tel média, etc. Tout cela c’est se condamner à l’échec! En fait, c’est se condamner à dessiner un chameau au lieu d’un cheval (parce qu’on le dessine en comité). Ou pire : à l’immobilité, qui est l’échec ultime parce qu’on a rien à en tirer, rien à en apprendre. L’adage le dit : “Prends des risques, si tu réussis tu seras heureux, si tu échoues tu seras sage.” (auteur inconnu)

 

Ne pas demander la permission, c’est éviter de noyer le poisson (non, Claudine, pas le bébé – passe écouter le podcast pour comprendre 😆).

 

Ton but, c’est donc de :

 

  • Rechercher l’étincelle, l’inspiration, ce qui suscite les passions (ensemble, en groupe).
  • Faire un “brouillon de merde” (shitty first draft), un prototype, quelque chose qui devra clairement être amélioré, mais qui au moins existe.
  • Ne pas attendre la confirmation que TOUT LE MONDE va aimer ça pour aller de l’avant.

 

Tu fonctionnes en comité (conseil d’administration, comité organisateur, comité de régie, etc.)? Ce forum est là pour orienter, pour donner des grandes lignes et développer des stratégies, tout au plus. Ces gens sont des alliés, et s’ils ne le sont pas déjà, assure-toi de développer des liens de confiance avec eux. L’inspiration sera captée par ces gens et transformée en stratégies qui nourriront tes actions.

 

La tactique, les actions concrètes, les prototypes qui seront testés et analysés, c’est toi comme gestionnaire d’événement ou de projet qui les pilote. Ton travail au niveau de l’inspiration, c’est de t’assurer qu’elle remonte à tes comités/CA. Comment on fait ça? En amassant des commentaires et des données de la clientèle et en restant à l’affût de ce qui se fait ailleurs (dans l’industrie et dans d’autres industries). Ces informations viendront nourrir l’inspiration et donner vie aux stratégies.

 

Rappelle-toi que la plupart des gens qui sont dans tes comités (administrateurs, membres), ont été interpellés par la mission de ton organisation. Cependant, ils ne sont souvent pas des professionnels dans les dossiers qui leur sont présentés (développement de marchés, finances et financement, développement stratégique, partenariats, gestion de risques, gouvernance). C’est à toi, comme gestionnaire que revient le devoir de présenter de l’information pertinente et analysée qui aidera à guider leurs orientations.

 

Dans ta gestion des actions et dans ta création de prototypes, c’est aussi toi qui doit te défaire de ton envie de perfection, de ta peur de l’erreur et plonger.😉

 

Un autre adage est de ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier. C’est encore plus vrai avec un prototype. On prend le minimum viable du budget pour faire notre test et on essaie quelque chose. Une nouvelle billetterie en ligne, un nouveau modèle de restauration pour les bénévoles, l’automatisation des entrées comptables, l’utilisation de l’intelligence artificielle dans la création de ton contenu (oui oui, on est rendus là). Les innovations et les prototypes possibles sont aussi nombreux que les pissenlits au début juin! À toi de choisir celui que tu adoptes aujourd’hui.

 

Penser prototype/innovation, c’est aussi laisser tomber l’idée que “si on offre ça aujourd’hui, on va créer des attentes pour la prochaine fois”. ABSOLUMENT PAS! On sait avec la récente pandémie qu’on ne peut RIEN prendre pour acquis. Le consommateur, le membre, l’usager est parfaitement conscient que les organisations sont en mouvement et en transformation. Un service ou produit offert aujourd’hui ne le sera peut-être pas demain. S’empêcher de faire quelque chose parce qu’on ne peut pas garantir qu’on pourra le refaire la prochaine fois est une façon d’attendre la permission.

 

C’est un manque de foi (en soi, en la Vie, en la co-création, en l’aide qui peut venir à toi si tu fais le premier geste). Plusieurs projets pilotés au fil des ans ont connu la pérennité parce que des programmes/ministères les ont financés APRÈS qu’ils aient été démarrés. Parfois même après 2 ou 3 éditions “à perte”.

 

On parle souvent du design d’événement et de l’innovation dans la création d’événements. La prémisse à la base de cette façon de penser, c’est que les événements pertinents existent pour transformer les gens.

 

La grande question devient alors : quelle transformation je recherche?

 

Et de cette question découlent deux constats :

 

  • il y a un “AVANT” (que vit mon client/usager avant de vivre mon événement)
  • et un “APRÈS” (comment ressort-il de cette expérience).

 

Toute l’énergie sera investie pour créer des apprentissages et des expériences qui susciteront cette transformation. Comme il n’y a pas qu’une seule bonne réponse, ce sont les prototypes qui nous permettront de voir de quelle manière réaliser cette transformation de la façon la plus optimale possible.

 

Rappelle-toi qu’on peut t’aider si tu as envie d’intégrer l’innovation dans tes événements/projet (notre service La Design). Bien sûr, tu peux aussi explorer le sujet plus en profondeur en autodidacte (en te procurant ta copie du Event design handbook).

 

  • Pour arriver à la transformation que tu vises à travers la création de tes projets ou événements, tu n’as pas à demander de permission.
  • Teste, crée des prototypes, fais quelque chose que tu pourras perfectionner.
  • Ne demande pas la permission, tu demanderas pardon.

 

Et même… sache que tu n’auras pas à demander pardon, parce que ça va fonctionner. Ça fonctionnera parce que ce sera soit un succès, soit une opportunité d’apprendre. Un “échec” sera simplement le début du prochain prototype, du prochain test.😇

 

Se dire “je ne referai plus jamais ceci de cette façon”, c’est une victoire en soi! Parce qu’on ne sait peut-être pas encore ce qu’on doit faire, mais on sait très bien ce qu’on doit éviter.🥰

 

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Marylène RoyNe demande plus jamais la permission! [Épisode 78]

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