Cette semaine, Claudine partage les 4 piliers de la planification d’un événement, qui sont devenus évidents dans une récente collaboration avec une organisation. Sauf que, bien qu’évidents et pertinents, ces 4 piliers ne sont pas écrits dans le ciel et avant de les connaître… c’est normal de ne pas savoir ce qu’ils sont. D’ailleurs, c’est toujours normal de débuter en tant que débutant, d’où le « Tu ne le sais pas tant que tu ne le sais pas! ».
Petites anecdotes personnelles pour mieux comprendre
- La recherche constante de perfection
L’histoire du fiston de Claudine met en lumière la difficulté et la frustration de vouloir exceller sans expérience préalable. Cette anecdote s’applique directement à des situations professionnelles :
Comparaison constante : Il se comparait toujours à des adultes ou à son frère aîné, ressentant une frustration de ne pas atteindre leur niveau.
Enseignement parental : L’importance d’apprendre à son rythme! On ne peut pas tout savoir d’emblée, mais une fois qu’on apprend, cette connaissance reste tout au long de notre vie. - Apprendre par l’échec
Un autre exemple est une expérience de hockey pour des adultes débutants qui illustre très bien la différence entre regarder un sport et le pratiquer réellement.
Surmonter les obstacles : Apprendre à patiner et maîtriser le jeu peut sembler facile en apparence, mais en réalité, c’est un défi complexe.
Humilité : Comprendre que regarder un sport et le pratiquer sont deux choses différentes.
La planification d’un événement : un exemple pratique
Lors d’une collaboration avec une organisation, des personnes, expertes dans d’autres domaines, étaient novices en matière d’événementiel. Lors d’une prise de conscience, ces personnes ont dû accepter leur manque de connaissances initial en événementiel pour pouvoir progresser. Cela leur a permis d’apprendre et d’améliorer leurs compétences en continu.
Les 4 piliers de la planification d’un événement
1- Le budget
- Élaboration du budget : Un budget détaillé est crucial pour allouer les ressources efficacement.
- Questionnement continu : Il est nécessaire de poser des questions pertinentes tout au long de la planification pour rester sur la bonne voie.
2. L’échéancier
- Planification à court terme : Même une simple feuille de cartable avec des semaines numérotées peut servir d’échéancier. Tu peux aussi utiliser Airtable qu’on adore!
- Objectifs clairs : Énumérer les tâches à accomplir permet de structurer l’organisation de l’événement.
Pssst: Un échéancier est tellement important qu’on te propose une formation rapide afin d’en créer un ultra efficace! Établir un échéancier performant, un avantage pour te redonner enfin une vie!
3. L’organigramme
- Définition des rôles : Connaître les responsabilités de chacun est essentiel pour une coordination fluide.
- Communication : L’organigramme facilite la communication et l’organisation entre les membres de l’équipe. Découvre notre épisode L’organigramme, un des éléments-clés de ton événement/projet [Épisode 40]
4. Énoncé de mission ou mandat
- Vision et objectifs : Un énoncé clair permet à tous de travailler vers un objectif commun.
- Alignement d’équipe : Cela aide à rallier tous les membres autour d’une mission commune.
Anecdote de la grossesse : une leçon d’acceptation et de compréhension
L’analogie avec les contractions pendant la grossesse sert à illustrer que certaines choses doivent être vécues pour être comprises :
- Expérience directe : Les théories sur les contractions sont insuffisantes tant qu’on ne les a pas vécues.
- Apprentissage par l’expérience : L’expérience personnelle aide à mieux comprendre et à mieux se préparer pour l’avenir.
On conclut cet épisode avec 2 points forts importants: accepter et avancer! Accepter de ne pas savoir! Reconnaître son ignorance, c’est le premier pas vers l’apprentissage.😇
De plus, il faut aussi savoir s’entourer et ne pas avoir peur de chercher l’information. On doit profiter des ressources disponibles, demander de l’aide et surtout, collaborer.
