La force du Plan B [Épisode 77]

Plan A, Plan B,…

 

Quand la vie tire le tapis sous nos pieds et que l’objectif qu’on visait part en fumée, on se dit qu’on aurait dû se prévoir une alternative. C’est exactement dans une telle situation qu’on a découvert tout le pouvoir d’être en mode “Plan B”. C’est ce qu’on aime appeler la force du plan B!

 

D’abord, lorsqu’on démarre un projet, on identifie le résultat précis que l’on vise, qui nous donne la direction à prendre (qui constituent ensemble le Plan A). Chaque geste ou action que l’on posera par la suite visera à atteindre ce résultat. On sait que dans un vol de 10 000 km, si le pilote de l’avion change sa trajectoire d’un simple petit degré, il pourra finir sur un tout autre continent que celui qu’il visait au départ. Et c’est le grand danger de n’avoir que le Plan A. Dès qu’un élément externe s’invite ou que quelque chose ne se passe pas comme prévu, on doit déployer une quantité immense d’énergie, d’efforts et de ressources pour ajuster notre course. Tout cela pour forcer le projet à revenir dans l’axe prévu au départ.

 

La solution?

 

Se permettre d’être en mode Plan B. Être en mode Plan B, c’est être à l’aise à ce qu’un résultat différent existe (point B) ou à ce que le chemin pour s’y rendre soit différent (trajet B). Identifier consciemment un scénario alternatif de succès permet :

  • De lâcher prise (incluant d’éliminer de la rigidité et de se libérer (de l’illusion) du contrôle).
  • D’adopter une posture d’ouverture aux opportunités, aux synchronicités.

 

C’est quoi un bon Plan B?

 

Le meilleur Plan B est celui qui est autant sinon plus intéressant que le scénario initial (Plan A). C’est celui qui nous fait dire que l’un ou l’autre des scénarios peut arriver. Et surtout, qu’on sera tout aussi heureux, serein, fier [insérer ici le qualificatif que tu veux 😉]. Le plan qui te fait dire : “À la grâce de Dieu”, que ce qui doit arriver arrive!

 

C’est donc une stratégie d’adaptation (et un réflexe à développer) qui apporte :

  • du pouvoir (sur l’issue et le processus)
  • une posture d’adaptation
  • de la flexibilité.

 

En l’utilisant assez souvent, on finit par identifier rapidement dans une situation donnée les éléments sur lesquels on a du contrôle de ceux qu’on ne contrôle pas. Et parmi ceux qu’on contrôle toujours se trouvent nos gestes, nos actions et l’interprétation que l’on a des événements. Le mode Plan B permet de ne pas se placer en victime d’une situation.

 

Un processus simple

 

Et le processus est relativement simple :

  • identifier le projet et le Plan A
  • élaborer un Plan B (qui réponde aux objectifs – qui se rapportent au final à être heureux, être entouré, aimer/être aimé, se réaliser)
  • ressentir la flexibilité, la libération du contrôle et l’espace qui se crée pour les opportunités et les synchronicités.

 

Un Plan B, c’est un passeport intérieur vers la liberté qui permet d’éviter de se sentir victime des éléments externes en saisissant son propre pouvoir, en adoptant une posture de flexibilité et d’adaptation. Un Plan B ouvre la porte aux opportunités et confirme qu’on accepte que le succès d’un projet ne passe pas uniquement par notre vision individuelle et initiale. Il invite l’Univers à conspirer avec nous (et pour nous) à la réalisation de nos objectifs, quels qu’ils soient.

 

P.S. On t’en parle aussi du Plan B dans cet épisode 😉Faire le choix du bonheur inconditionnel, simple ou pas? [Épisode 49]

En lire plus
Marylène RoyLa force du Plan B [Épisode 77]

Un duo improbable d’outils pour prévenir au lieu de guérir [Épisode 76]

 

Un duo improbable, vraiment?

 

Le chaos peut s’inviter rapidement dans notre quotidien et nous forcer à réagir. Au lieu d’être en mode urgence ou en mode réparation (en mode guérison), on te propose un duo improbable pour intégrer la prévention. Le duo est improbable parce que ces deux outils sont l’un technique/logistique (un échéancier) et l’autre spirituel/introspectif (la méditation).

 

Échéancier ou mettre à l’agenda

 

Si on laisse aller le quotidien, c’est très facile de tomber en mode “réagir aux échéances”. Et pourtant, la plupart des “urgences” sont prévisibles. Plusieurs échéances sont connues longtemps à l’avance et plusieurs tâches que l’on gère ou exécute sont ponctuelles et positionnées dans le temps. L’outil de prédilection pour éviter que les échéances deviennent des urgences est un échéancier. Malheureusement, un échéancier n’est pas universel. Pour être efficace, il doit refléter la réalité de celui ou celle qu’il sert. Alors, la première étape consiste à prendre un moment (un moment de quadrant II, c’est-à-dire important et non urgent) pour documenter les responsabilités et les échéances. Noter dans un fichier Excel ou Airtable ce qui s’invite dans ton quotidien sur une année est le PLUS BEAU CADEAU qu’on peut se faire. Si tu veux t’inspirer, passe voir notre échéancier performant.

 

En listant par mois, le responsable, les projets et les actions/tâches à faire, on peut dresser la liste des échéances prévisibles. Et éviter d’inviter le chaos. Une suggestion qui en est toute une. Si un élément doit arriver à une date précise, mettre cette information dans une colonne “Notes” et conserver l’information par mois.

 

Adopter un échéancier, c’est aussi adopter la posture d’anticiper les échéances. Dès l’arrivée d’un nouveau projet/dossier, on développe le réflexe d’en extraire les dates importantes. Par la suite, on les ajoute à l’échéancier global. Idéalement, tous les éléments qui nous concernent sont par la suite transposés dans notre agenda/calendrier. Donc, ceci permettra de fixer ces échéances dans le temps et ainsi éviter d’avoir à consulter l’échéancier en plus de son propre agenda.

 

Le but est simple : sortir les petites choses qu’on retient dans sa tête sans les écrire et qui drainent de l’énergie. Celles qui bouffent notre efficacité et nous réveillent avant l’aube.😵‍💫

 

Méditer

 

À l’autre bout du spectre, notre second outil/pratique vise à prendre un temps pour méditer avec une méditation guidée. Celles de Gabby Bernstein (en anglais) ou le programme interactif Headspace sur Netflix (disponible en français).

 

L’invitation est simple. Faire de la place au quotidien à des moments d’introspection, de relaxation, de méditation. Pour Claudine, c’est au moment de se refaire un café (donc plusieurs fois dans la journée!). Elle prend un petit 3, 5 ou 10 minutes pour une méditation guidée avec Headspace.

 

“Guidée”, vraiment? Oui! Tout comme l’athlète professionnel prend les services d’un coach pour guider ses entraînements, on a avantage à ne pas simplement compter sur soi et à se laisser inspirer. Être capable de faire quelque chose seul ne veut pas dire qu’il soit nécessaire de le faire seul. La méditation guidée permet de se laisser porter, de s’abandonner, de se laisser guider.

 

Accepter de se laisser guider, c’est se dire : “Je n’ai pas besoin d’être systématiquement la personne qui fait, j’ai le droit d’être la personne qui est.” Encore? “Je n’ai pas à être toujours la personne qui FAIT, je peux être la personne qui EST.”

 

Pas nécessaire de s’asseoir sur un coussin et de brûler de l’encens. Le moment d’introspection que l’on propose peut aussi être dans la marche, en lavant la vaisselle, en pelant des légumes.

 

La méditation peut être difficile. Ce fut le cas au début pour Claudine parce qu’elle croyait devoir faire le vide et ne penser à rien. Donc, elle “échouait” puisque les pensées continuaient d’affluer. Puisqu’une image vaut mille mots, on t’en propose une toute simple qui peut aider. Voir les pensées comme étant des véhicules qui circulent sur une route alors qu’on est assis au bord de la route. Chaque fois qu’on se laisse attraper par la pensée qui passe, on peut voir l’image qu’on a accepté l’invitation d’entrer dans la voiture qui passait. Ou encore de s’asseoir sur le vélo qui circulait. Le fait d’en être conscient et d’en redescendre, pour se replacer sur le bord de la route est la présence. Méditer devient la pratique de regarder les voitures (pensées) sans se laisser emporter/inviter par celles-ci.

 

Un échéancier et la méditation, voilà un véritable duo improbable qui permet de rester aligné, présent et de sortir du chaos! 🙏

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Marylène RoyUn duo improbable d’outils pour prévenir au lieu de guérir [Épisode 76]
Une tâche, 2 impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]

Une tâche, 2 impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]

 

As-tu déjà pensé à comment tu peux aider ton TOI de demain?

 

Dans ce podcast, on te propose une façon différente de voir l’exécution de ton travail. Et ça part de l’empathie, la capacité de s’identifier à l’autre dans ce qu’il ressent. Mais pas celle pour les autres (bien qu’on l’utilise souvent en design thinking), l’empathie pour “toi de demain” ou “toi du futur”.

 

Euh? Quoi? Reste avec nous!

 

Ce qu’on te suggère, c’est d’analyser une tâche/responsabilité en visant que celle-ci n’ait pas seulement l’impact direct prévu (ex. produire le document de présentation pour ton prochain conseil d’administration). C’est aussi le fait d’y ajouter au moins un autre impact, un autre bénéfice à cette tâche. Dans notre exemple, ce sera le fait de penser ton document, au départ, en tant que futur “modèle” pour tes autres présentations. Et non pas seulement pour servir son présent dessein. Tant qu’à investir 2-3h pour la création d’un document, le fait de prendre soin de “toi de demain” c’est de prévoir déjà une copie “Modèle”. Tu y gardes les titres, les cadres d’images et de photos, où tu ajoutes déjà un sujet que tu sais devoir présenter au prochain CA. Donc, cela te permet d’utiliser ton présent focus pour créer un autre impact, mais pour plus tard.

 

Le mot d’ordre: Réutiliser

 

La création de modèles est devenue, chez Que Des Solutions, un automatisme. Tout est pensé en fonction d’être réutilisé. On a même poussé le concept plus loin, en créant le modèle et en créant déjà le prochain document. (Ex. ordre du jour, rapport annuel, récapitulatif pour l’équipe). Résultat : à mesure que les événements arrivent (présence médiatique, rencontre de laquelle on prend des photos, suivi d’un nouveau mandat), on l’ajoute au document (quelques mots, une photo). De cette façon, le “nous de demain” a déjà plusieurs éléments en main au moment de produire le document.

 

Dans la confection d’un rapport annuel, cette habitude de dupliquer l’impact des tâches permet de développer le réflexe de regrouper l’information à mesure. De la colliger dans un document (ou une table Airtable). Mais surtout, d’éviter d’attendre à la dernière minute et ameuter les collègues pour produire un document à temps pendant une semaine!

 

La même chose s’applique aux réunions. Les plus formelles possèdent habituellement un ordre du jour, mais même les réunions plus informelles entre collègues mériteraient d’en avoir un. Encore mieux, en utilisant des outils comme Beenote ou Asana, on peut avoir accès à nos modèles d’ordre du jour. En effet, on produit des comptes-rendus de façon instinctive, seulement en prenant des notes dans des réunions ou des sous-tâches.

 

Quoi faire?

 

La prochaine fois que tu entames un suivi de fournisseur, un nouveau projet ou une portion de tâches/responsabilités (surtout si elles sont récurrentes), on te suggère de te poser la question suivante:

 

Comment puis-je faire une fois cette tâche et en récolter plusieurs fruits?

 

C’est une invitation à sortir de la pensée très linéaire d’échanger de l’argent contre du temps à faire des tâches. Cette pensée “employée”, très liée à l’aire industrielle, ne te fait pas toucher à ton plein potentiel. Ne pas voir la tâche comme des minutes à passer, mais comme une occasion d’utiliser ton temps et tes efforts comme un levier, pour plus tard, te permet d’optimiser les minutes que tu passes. Et c’est une façon d’exprimer toute ton expertise!

 

Voici quelques questions pour te permettre d’entamer la réflexion sur les tâches/responsabilités dont tu pourrais déjà dupliquer l’impact! :

Réflexion pour dupliquer l’impact de ton travail

 

 

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Marylène RoyUne tâche, 2 impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]
Abandonner

Fais pas juste lâcher prise… Abandonne! [Épisode 72]

 

Lâcher prise ou abandonner?

 

Si tu lis ces mots, tu te dis peut-être (comme nous la première fois) : “Oh non non, moi, abandonner : jamais!” La première fois que le concept nous a été présenté, c’est un formateur qui tenait un bâton entre les deux mains et qui disait : “Oui oui, vous lâchez prise (mais il lâchait une main, puis l’autre, sans jamais lâcher le bâton). Moi, je vous suggère d’abandonner!” (et il laissa alors tomber le bâton par terre). Tu visualises le moment (avec le bruit)? Ouep. 😲😲😲

 

Le mot qu’on ne veut pas laisser aller

 

Le mot fait encore plus réagir ceux qui ont eu à guérir une blessure d’abandon. Si c’est ton cas, on t’envoie plein d’amour. Et on te suggère de rester ouvert.e à explorer le concept. Parce que le mot “abandonner”, il crée une résistance et c’est normal. ❤️

 

Note : Abandonner ici n’est pas utilisé dans le sens de capituler, sortir le drapeau blanc, faire le mort, s’en foutre et s’installer devant une série Netflix. Abandonner, ici, c’est laisser tomber les illusions. Comme par exemple, celle que tu es seul.e, que tout doit passer par toi, celle du contrôle, que t’inquiéter de quelque chose ou de quelqu’un aide sa cause… et bien d’autres.

 

Quand on formule un intention claire + qu’on la lance dans l’Univers = l’Univers conspire à t’apporter ce que tu demandes

 

Ce n’est pas magique. Tu le sais, tu l’as déjà vu/vécu. Prends quelques secondes pour te souvenir d’un moment où tu as reçu exactement ce dont tu avais besoin dès que cette demande est devenue claire. Ça avait l’air d’arriver par magie. Mais non.

 

C’est quand tu :

 

  1. Abandonnes l’illusion du contrôle,
  2. Que tu formules en toi une intention claire,
  3. Que tu l’assumes pleinement,
  4. Et que tu la déclares (à l’écrit ou à l’oral, mais en-dehors de ta tête) que TU DÉCLENCHES LA MAGIE.

 

Le bout d’abandonner est hyper important. Sinon, tu te donnes des objectifs, tu fais des plans, tu calcules. Et surtout, tu te convaincs que tu n’as pas assez d’argent, de temps ou de contacts pour arriver à ce que tu désires.

 

On réfère à ce concept en le nommant “manifestation”. Si celui-ci t’est étranger, mais qu’il t’intéresse, une super auteure pour aborder ces concepts est Gabrielle (Gabby) Bernstein.

 

La résistance

 

On citait la résistance, plus haut. Celle que tu as sûrement ressentie à la lecture du mot “Abandonner”. Steven Pressfield en parle dans son livre “The War of Art” (à lire absolument!). L’auteur analyse la résistance. Celle qui apparaît automatiquement dès qu’on vise à passer à un état “supérieur”, à la prochaine étape. Que ce soit dans l’écriture d’un livre (le propos de départ de Pressfield), dans un projet de perte de poids, dans la planification d’un voyage, dans la création d’une entreprise, dans un projet de retour aux études, toute volonté de passer au “niveau supérieur” créera de la résistance. C’est un fait. Donc, il ne faut pas s’en étonner ou se culpabiliser d’y faire face. La résistance est à l’acte de se transformer ce que l’ombre est à la lumière. Dès que l’un apparaît, l’autre est créé.

 

Abandonner c’est sortir de sa zone de confort, c’est viser le niveau supérieur. Abandonner, donc, créera de la résistance en toi.

 

Alors on est pris avec la résistance et il faut se battre, forcer et ramer à sens contraire?? Non non, pas du tout. Il existe plein de trucs pour plonger dans la résistance, la contourner ou lui retirer son pouvoir sur nous. On en préfère un plus que les autres.

 

Notre truc préféré pour aider à abandonner

 

C’est LE truc (qui nous vient de Mel Robbins, on l’adore!) 👍

5… 4… 3… 2… 1… action.
Voilà (pour vrai).
Quand tu penses à faire le geste, l’action, la prochaine étape de ton projet, avant même que la résistance (le doute, la petite voix plate) ait le temps de se manifester, tu démarres ton décompte (dans ta tête ou tout haut)
5…
4…
3…
2…
1…
Go (ou action, allez-hop, bref choisis ton mot).

 

Et tu y vas! Après avoir focussé sur le décompte (qui permet à ton cerveau de se concentrer sur une tâche précise et qui met en sourdine la résistance), tu te lèves et tu vas faire la tâche/action qui te permet d’avancer ton projet.

 

C’est presque trop simple. Et ça marche!

 

Abandonner c’est aussi abandonner des idées, des concepts, une histoire de ton passé qui ne te convient plus, une carrière qui ne te convient plus. On t’invite à abandonner avec la foi que la Vie prendra soin de toi. Et à te laisser porter par cette citation découverte par Claudine il y a quelques années: “Debout au bord de l’abîme, prêt à se jeter dans le vide, on a la foi si on a la certitude que l’une des deux choses suivantes se produira : on trouvera une branche à laquelle s’accrocher ou on apprendra à voler”.

 

P.S. On ne retrouve pas l’auteur de cette magnifique citation, alors si tu le sais, n’hésites pas à nous le dire!

 

👉 Tu veux apprendre un autre truc à essayer pour t’aider avec la résistance? On en parlait justement dans Un principe simple de judo pour te faciliter la vie [Épisode 55]

En lire plus
Marylène RoyFais pas juste lâcher prise… Abandonne! [Épisode 72]

Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]

 

Dans la tête c’est bien, par écrit c’est mieux!

 

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Il faut dire que, dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, contrats de toutes sortes, politiques de remboursement de billets, consignes aux bénévoles ou procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la vraie question : » Dois-je vraiment consigner ceci par écrit? »

 

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes et les indications nécessaires pour les réaliser facilement. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! 🤯

 

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance, d’optimiser nos façons de faire et d’éviter de :

  • Penser qu’on va s’en souvenir
  • Penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
  • Penser que c’est évident
  • Croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
  • Croire qu’on est irremplaçable ou pire immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
  • Détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

 

Une matrice à la rescousse

 

Optimiser en mettant par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Cette matrice permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non ainsi que leur urgence ou non. Ainsi, dans le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes. Malheureusement, ce cadran est très peu visité. Et on a souvent tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

 

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Alors, il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes. Avant l’ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents? De ta meilleure amie? Ou même plus récemment ton NIP après le confinement? 🤦‍♀️

 

Mon échéancier est-il assez?

 

De toute évidence, voir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base. Notamment, de savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches. Et que celles-ci sont liées à des dossiers différents dans notre système informatique. En plus, elles intègrent aussi plusieurs interactions. Alors, prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…🏎️🏎️🏎️

 

Flexibilité et révision

 

Donc, une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. En effet, c’est évolutif car c’est de la structure, mais c’est aussi flexible.

 

Pour conclure, ce qu’on suggère, c’est d’appliquer la leçon de nos mères : “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”…

 

Et surtout, en s’assurant que cette place soit écrite pour nos procédures, opérations et tâches! 😆👍

 

Tu veux connaître les 3 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes!  L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64], On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65] et Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66] 🚀

En lire plus
Marylène RoyCe qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]
Perds-tu des minutes précieuses chaque jour en n'utilisant pas ces quelques trucs simples [Épisode 60]

Perds-tu des minutes précieuses chaque jour? [Épisode 60]

 

Des minutes précieuses, c’est un peu une quête du Graal dans nos vies un peu trop métro-boulot-dodo…

 

« Je suis débordé.e! »

« Je manque de temps pour tout faire! »

« Je me noie dans les urgences sans pouvoir me rendre aux dossiers importants! »

« Ne m’amenez pas un nouveau projet, je n’ai même pas le temps de faire ma job! »

 

Il faut dire qu’on l’entend souvent, on le dit parfois… Cela dit, comme on a trouvé quelques trucs pour réussir à libérer des minutes précieuses dans nos journées, on a choisi de te les partager.

 

Que ce soit des minutes, de l’énergie, de la disponibilité ou du ressenti, ton unité de mesure est la bonne. Elle est la tienne! En effet, on parle de minutes, mais ça va au-delà de l’organisation du temps. Prenons le cas de la loi de Parkinson qui nous enseigne que » tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti « .

 

À chercher la perfection, on finit par allouer tellement de temps à une tâche qu’elle s’étire pour ne plus finir. C’est un piège, ce dangereux idéal de perfection! 😱 Alors, on voulait te donner des trucs concrets pour l’éviter!

 

5 items qui te permettront de libérer des minutes précieuses

 

Donc, voici notre petite liste qui saura te guider un peu dans la libération de ton temps.

 

1. Courriels   

 

D’abord, identifier des moments dans la journée où on les consulte et où on fait des suivis (au lieu d’avoir la boite de réception ouverte sur le 2e écran) et SURTOUT, éliminer les notifications (la petite boite qui te dit “Unetelle Tremblay  / URGENT Besoin de ton avis sur ce document” dans le bas de ton écran). Tu veux des trucs concrets pour t’aider encore plus? Passe écouter Enfin sortir le chaos de ta boite de courriels [Épisode 22]

 

2. Demandes d’information

 

Si tu as besoin de plusieurs informations de la part d’une ou plusieurs personnes (confirmation de présence et lunch, planification d’une sortie, réception de candidatures, inscription à une activité, etc.). Plus précisément, on te suggère d’utiliser Airtable.  Grâce à lui, tu pourras créer un formulaire convivial et, oh combien, extraordinaire pour gérer mille et une informations. On te propose un arbre décisionnel – un Éliminateur de chaos.

 

3. Rencontres à plusieurs

 

En fait, pour planifier une rencontre avec plus d’une personne, utilise donc Doodle. Encore ici, l’arbre décisionnel Éliminateur de chaos sera ton allié!

 

4. Ou encore des rencontres avec une seul personne

 

Dans ce cas, envoie ton lien Calendly pour une vue ultra facile de tes disponibilités. Dans ce cas-ci aussi, l’Éliminateur de chaos pourra t’aider.

 

5. Et finalement, les rencontres virtuelles ou en personne

 

Même si les rencontres en personne sont de retour après cette pandémie, ne te laisse pas imposer des déplacements qui grugent des minutes précieuses. Par conséquent, choisis consciemment quelles rencontres seront en personne et à quel moment tu resteras devant l’écran.

 

Voilà pourquoi, on a regroupé pour toi les points 2-3-4 dans un Éliminateur de chaos disponible pour téléchargement ici.

 

Minutes précieuses mini

 

Grâce à lui, tu auras un coup de pouce pour t’aider à identifier quel outil prendre pour la planification de tes rencontres et ta collecte d’informations. Bref, ce n’est que le début dans cette belle aventure puisque celui-tu te permettra d’extrapoler en l’ajustant à tout ce que tu désires y faire circuler.

 

Bon ménage! 😁👍

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Marylène RoyPerds-tu des minutes précieuses chaque jour? [Épisode 60]
Les 3 questions à se poser avant de s'inscrire à une formation [Épisode 59]

Les 3 questions à se poser avant de s’inscrire à une formation [Épisode 59]

 

On s’en pose bien des questions dans une journée, mais celles-ci sont pour nous, comment dire, cruciales !

 

La majorité des formations qu’on a fait nous ont marquées ou transformées. Alors que certaines nous ont profondément déçues et d’autres nous ont donné envie d’approfondir le sujet, on a identifié les 3 questions importantes à se poser quand vient le temps d’aborder l’inscription à un atelier, une formation, un programme (en personne ou en ligne).

Quelles sont ces fameuses questions?

Question #1: Qui?

Pour nous, cet aspect est hyper important. Connais-tu la personne qui sera le formateur/animateur? Peux-tu déjà consulter des contenus gratuits de cette personne afin de “pogner sa vibe”? Est-ce que cette personne a véritablement une expertise à te partager (pas nécessairement un diplôme de 3e cycle dans le domaine, mais une longueur d’avance sur toi, qui te permettra justement d’avancer.) C’est TELLEMENT important de connecter avec la personne qui te passe son savoir et d’avoir confiance en son expertise et son « autorité » en la matière.

 

L’autre aspect du Qui? concerne les gens qui feront la formation avec toi : est-ce que c’est un atelier sectoriel avec des gens d’un domaine précis duquel tu veux te rapprocher? On a trop souvent participé à des ateliers qui regroupaient des gens peu motivés, obligés d’y être et ayant des appréhensions (parler de commandites avec des intervenants qui ne veulent pas changer leurs façons de faire et qui trouvent que « c’est difficile »… ça vient long… crois-nous!). On n’a pas toujours toutes les réponses à ce Qui? mais l’explorer nous permet au moins d’établir nos attentes et de faire un premier pas (ou non) vers la décision de s’inscrire.

 

Question #2: Quoi?

Bon, là on jase de contenu. Sur quoi porte la formation? Ce sujet est pertinent s’il :

  • t’inspire
  • te permettra de régler un problème qui te pèse au quotidien ou
  • ajoutera une corde à ton arc

 

Si le contenu de la formation répond à l’un de ces élément : parfait! Go! Si tu connais déjà pas mal tout ce que tu as à savoir sur ce sujet : PASSE À UN AUTRE! Souvent les gestionnaires RH ou de programmes ou les administrateurs (selon la structure dans laquelle tu évolues) préfèrent qu’on s’en tienne à un champs d’expertise et qu’on l’approfondisse… Mais être généraliste et élargir son champs de compétence est une bonne chose. Encore mieux : faire des formations pour découvrir des outils de gestion et d’organisation (du temps, des données) et développer des compétences qui font de nous un humain plus complet! Ça, on adore!

 

Si un sujet te passionne et que tu peux le relier à ton expertise par une formation, celle-ci est ABSOLUMENT la prochaine à mettre sur ta liste! Un second aspect du Quoi? est le format (en présence, en ligne, « live » ou différé). Ce format aura un impact direct sur la valeur perçue (la prochaine question).

 

Question #3: Combien?

Un principe marketing dit que la valeur du produit est dans l’œil de celui qui l’achète. On est tout à fait d’accord avec ça! Une formation à 37$ peut avoir plus de valeur pour toi si elle répond exactement à ton besoin qu’une formation à 2500$. Auras-tu accès à ce contenu de façon continue? Auras-tu l’occasion de poser des questions aux formateurs? Pourras-tu créer des liens avec le groupe? Autant de question qui pourront avoir un impact sur la valeur que tu perçois. Au final, la grande question c’est : la part du budget de formation que gruge cette inscription vaut-elle le résultat que je peux attendre de celle-ci.

 

Parlant de budget de formation : si tu n’en as pas déjà un, c’est le temps de le négocier (avec ton.ta gestionnaire / CA / toi-même si tu es entrepreneur.e). Ce budget peut provenir de fonds internes et être bonifié par des subventions locales, régionales ou nationales.

 

Une fois qu’on a répondu à toutes ces questions, on est en mesure de cliquer sur « M’inscrire » ou de choisir de passer droit sur l’invitation. La formation continue fait partie de prérequis pour la plupart des professions normées par un Ordre (pharmacie, médecine, génie, etc.). Ça n’est pas pour rien : faire de la formation continue permet d’augmenter sa motivation, d’acquérir de nouvelles connaissances, de relever des défis, de rester à jour dans les nouveautés, de devenir plus compétent et, surtout de donner un sens à notre carrière ou notre vie professionnelle.

Tu te demandes encore si tu as fait le bon choix? Passe écouter l’épisode Des décisions qui t’impliquent en entier / la tête, le coeur et les tripes [Épisode 7] où l’on parle du « Whole body decisions (TM) » développées par Roder Consulting.

On appelle cela : miser sur soi !

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Marylène RoyLes 3 questions à se poser avant de s’inscrire à une formation [Épisode 59]
Un principe simple de judo pour te faciliter la vie

Un principe simple de judo pour te faciliter la vie [Épisode 55]

Qui a dit qu’on ne pouvait pas s’inspirer d’un simple principe de base d’un sport comme le judo pour se faciliter la vie?

 

Un grande leçon de judo qui s’applique à la vie en général (et à la gestion de projet bien sûr): “Quand l’autre pousse, tire, quand l’autre tire, pousse” ou “Peu importe la grosseur que tu as, tu peux utiliser la force qui s’oppose à toi pour amener l’autre au tapis”.

Cette leçon (théorique d’abord, puis pratique à souhait jusqu’à en être frustrante) s’est intégrée rapidement pour Claudine lorsqu’elle a fait des cours de judo dans la jeune vingtaine. Son professeur, M. Morrissette, s’amusait à l’envoyer au tapis de façon extrêmement fluide dès qu’elle poussait ou tirait. Mélange d’adrénaline, d’acide lactique et d’orgueil, la leçon est entrée et s’est ancrée en elle au point de s’appliquer partout. Et elle a été grandement utile dans le récent retour en présentiel du Festival des harmonies.

Tout n’était pas fluide. À plusieurs moments dans la préparation et la gestion du projet, la résistance se présentait (sous la forme d’un fournisseur hésitant, d’un choc de valeurs, d’attentes différentes entre le partenaire et l’organisation). Chaque fois, la leçon de M. Morissette devenait d’actualité : “Ils poussent, tire! Ils tirent, pousse! Fais-toi rivière! Vas là où la résistance s’amoindrit!” C’est un peu comme l’expression anglophone (traduction libre) : « Si la vie te donne des citrons, fais de la limonade! »

On peut même se l’imprimer question de le garder en tête! 😉

 

Et attention : chercher la voie de la moindre résistance, ça ne veut pas dire trouver la première solution facile!

 

Mais c’est de chercher le courant qui va dans la même direction que nous. Entre ramer à contre-courant (résistance) et se laisser porter par la rivière (pousser lorsque l’autre tire), il y a une différence. Tout comme il y en a une avec s’asseoir sur la berge et regarder TikTok (solution facile qui n’apporte pas de résultat).

Et plus on s’ouvre à chercher les gens qui poussent dans la même direction que nous, plus on les trouve. Et plus on est nombreux, plus on attire des gens qui partagent ce même but.

 

Voici comment tu peux vivre moins de résistance en quatre étapes concrètes:

 

  • Savoir où tu vas (déterminer si tu pousses ou si tu tires)
  • Réagir rapidement aux forces en présence
  • Tu pousses, ils poussent : passe à un autre appel!
  • Tu pousses, ils tirent : super, on va dans la même direction! Allons-y gaiement!
  • Parler de ton projet, et surtout, demander de l’aide!
  • Te rappeler chaque jours que tu n’as pas à vivre dans la résistance ni à convaincre les autres. Souviens-toi qu’une armée d’alliés existe quelque part, il ne te reste qu’à les trouver!

 

Plus on met en application ce principe, plus la vie devient simple et facile! C’est ce qu’on veut, non? 🥰 Intégrer des principes qui facilitent la vie, ça te parle? Consulte notre autre podcast sur Optimiser, en intégrant les cycles dans ta gestion de temps [Épisode 41]

En lire plus
Marylène RoyUn principe simple de judo pour te faciliter la vie [Épisode 55]
Pour cesser de miser sur la destination et apprécier l’aventure!

Pour cesser de miser sur la destination et apprécier l’aventure! [Épisode 50]

 

La destination fait partie intégrante de l’aventure, dans sa globalité. Celle-ci débute dès qu’on débute le premier pas…

 

Trop souvent, on se laisse emporter par l’objectif à atteindre et on perd de vue tout le plaisir et les leçons qui se trouvent sur le chemin pour s’y rendre. Idem pour les voyages : si on place le bonheur du voyage simplement dans la destination (les lieux à visiter ou l’arrivée sur place), on se prive de moments exceptionnels en chemin. La technique des Roussel-Cordeau pour voyager dans le bonheur : le voyage commence dès la planification. Et appliquer cette technique à notre quotidien professionnel peut transformer la façon dont on vit nos projets.

 

Alors, comment ça fonctionne? L’aventure commence au moment où on décide de partir. La recherche de la destination peut se présenter sous différentes formes. Louer des livres à la bibliothèque sur des destinations intéressantes (cela fait partie des hobbies de Claudine!). Comparer des parcours possibles. Lire divers blogs sur différents sujets du genre: 10 choses insolites à faire à [Destination]. Partager avec des collègues/amis ayant déjà visité l’endroit. Connecter avec des professionnels du même domaine à destination (question de tisser des liens outremer!). Toutes ces étapes s’intègrent à la préparation du voyage et viennent nourrir celui-ci (on voyage déjà!).

 

Et comment on transpose le tout professionnellement?

 

On sait d’abord qu’à viser le résultat (la destination), on oublie d’avoir du plaisir et même d’être conscients du moment qui passe. On se concentre sur le livrable, sur notre conception de ce qu’il doit être (et même de comment s’y prendre pour y arriver) et on oublie de profiter du processus. Par exemple, prenons le rapport annuel. La confection de ce document crucial pour plusieurs organisations impliquent normalement un rush immense où les échéances sont courtes. C’est la mobilisation de toute l’équipe qui doit tout déplacer pour produire un document durant 3 semaines avec photos, témoignages, statistiques, etc.

 

En appliquant la vision de l’aventure, au lieu de la destination, on pourrait transformer ce chaos dès le lendemain du dépôt du rapport de l’année précédente :

  • Dresser la liste de tous les éléments à obtenir
  • Cueillir chaque élément au moment où il est généré/créé
  • Faire mensuellement une demi-journée de travail sur le document
  • Programmer des courriels automatiques de rappel de production quelques semaines/mois avant le dépôt
  • Effectuer des suivis avec les graphistes dans Airtable (!)
  • Accumuler des photos des événements à la fin de chaque mois et les déposer dans un dossier partagé.

 

Hmmmm, sens-tu la zénitude? 🧘🙏

 

Pourquoi manquer tout le plaisir de la planification en se concentrant uniquement sur la destination? On élimine volontairement une IMMENSE partie du plaisir!

 

Et n’oublions pas que ce voyage (ou ce projet), c’est une œuvre collective, faite par une équipe responsable de son propre bonheur et de ses livrables. Comme coordination ou direction, ce sera de toute façon beaucoup moins épuisant que d’être responsable de tous les morceaux!

 

Alors, on te lance une invitation! Une invitation à appliquer le concept dans la préparation de ton prochain voyage : co-créer l’aventure avec ton équipe ou ta famille, connecter et partager dans la préparation et dans la planification et découvrir les opportunités qui se trouvent sur la route. Et rappelons-nous, co-créer, c’est aussi accepter les idées bizarres ou qui n’auraient pas été ton premier choix. 😉 Parce qu’au fond, on le sait…

 

“Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin.”👪

 

Psst.. Ça te parle la coopération, travailler avec l’autre? Dans l’épisode 39:  La coopération, ton arme secrète pour l’année qui vient, on parle coopération selon la définition du magnifique livre Soul Stories de Gary Zukav.

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Marylène RoyPour cesser de miser sur la destination et apprécier l’aventure! [Épisode 50]

As-tu vraiment un mandat clair? 6 questions pour le savoir [Épisode 46]

Si tu te demandes comment savoir si tu as un mandat clair, on a 6 questions pour t’aider!

Le mandat dont on parle ici, c’est le mandat-mission-vision qui est l’un des 4 piliers d’une planification d’événements performante avec l’échéancier, le budget et l’organigramme. Les 6 questions (tu les reconnaîtras, on y revient souvent) sont celles de tout bon journaliste : quoi, quand, où, qui, comment, pourquoi?

 

Il faut dire que le but de se poser ces questions n’est pas tant d’y répondre avec le mandat que tu as en main. Il n’est pas nécessaire que ces informations soient disponibles. C’est surtout de savoir qui a l’autorité de décider des réponses s’il y a lieu et/ou de les modifier au besoin. En fin de compte, c’est le tour d’horizon qui permet de comprendre où sont les frontières entre le client/comité/donneur d’ouvrage et l’équipe de planification/réalisation du projet ou de l’événement.

 

Les 6 questions

 

Quoi?

Quel est le projet/événement? Quel est le livrable? Tient-on absolument à un concept précis (ex. soirée bénéfice)? Ou avons-nous une certaine latitude (ex. “activité” bénéfice, qui peut alors devenir une course, une chasse au trésor, etc.)? Que veut-on atteindre et quand saurons-nous que nous sommes rendus?

 

Où?

Y a-t-il un lieu déjà déterminé pour ce livrable? Ce lieu est-il précis (une salle déjà réservée, un serveur d’hébergement (pour un projet numérique), doit-il y avoir des éléments hybrides (virtuel et en présence)?

 

Quand?

 

Y a-t-il un moment déterminé pour ce livrable? S’agit-il d’une échéance fixe ou avons-nous une certaine marge de manœuvre? Avons-nous de la liberté sur le moment de la journée, la durée exacte?

 

Comment?

 

Y a-t-il des contraintes ici : nous impose-t-on des rencontres, une structure de suivi? Si le projet/événement a déjà eu lieu, un cahier de charges existe-t-il?

 

Qui?

 

Y a-t-il des contraintes ici : des membres d’un comité sont-ils imposés sur l’équipe de réalisation? Avons-nous l’obligation de faire affaire avec un fournisseur particulier?

 

À travers toutes ces questions, on cherche les variables et les constantes. On cherche à dresser une carte géographique du terrain de jeu qui nous est donné. On veut savoir quels sont les éléments imposés et où est notre zone de créativité. Et on veut, à tout prix, éviter d’avancer pour devoir reculer par la suite en apprenant un élément qui aurait pu nous être communiqué au départ.

 

Il en manque une… qui est très importante!

 

Grâce à elle, tu pourras répondre à la portion mission-vision de notre mandat-mission-vision.

 

Pourquoi?

 

Que veut-on créer? Quelle émotion doivent vivre les personnes qui y prendront part? Pourquoi est-ce notre organisation qui propose ce projet/événement et en quoi celui-ci sert-il la mission de l’organisation? La meilleure représentation de ces réponses sera sous forme de mots-clés (liste, post-its, images, nuage de mots) qui présenteront des émotions, des couleurs, des idées, des verbes d’actions qui puissent inspirer les gens qui travaillent sur le projet.

 

Voici une suggestion d’exercice pour la détermination du pourquoi (surtout pour aller chercher les mots-clés auprès des décideurs)

 

Tout d’abord, mettre l’équipe (décideurs, comité, équipe de réalisation, etc.) autour d’une table et lancer une visualisation de la fin de l’événement/projet. Par la suite, on guide en quelques phrases les participants avec les yeux fermés dans ce moment post-projet/événement dont le succès a été retentissant.

 

  • Est-ce que toutes les attentes ont été surpassées? Broder quelques phrases autour de ce succès pour que les gens le voient, le ressentent.
  • Qu’entend-on dans les conversations?
  • Qu’ont vécu les gens qui ont participé?
  • Quelles ont été leurs transformations?
  • Avec quelles émotions repartent-ils de cette expérience?

 

Donc, au lieu de faire une lecture théorique des 6 questions, on t’invite à revisiter un événement/projet que tu as déjà réalisé. Par la suite, de voir où ont été les points de friction et en quoi ceux-ci pouvaient être reliés à l’une des questions. D’ailleurs, les zones grises, les éléments importants non-identifiés au départ, les contraintes mal identifiées sont autant d’obstacles sur le chemin qui mène au succès d’un projet et qui peuvent être évités si on les aborde d’emblée. Alors, on t’invite surtout à utiliser les 6 question au moment d’aborder ton prochain événement/projet afin de t’assurer de partir avec des conditions gagnantes!

 

Pour nous faire part des tes commentaires/suggestions d’épisodes, tu peux nous écrire ici. Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d’écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)

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Marylène RoyAs-tu vraiment un mandat clair? 6 questions pour le savoir [Épisode 46]
Échéancier performant

Les 8 attributs essentiels d’un échéancier performant [Épisode 42]

 

Finir la journée avec le petit goût amer d’avoir fait mille et un trucs et pourtant de n’avoir rien accompli, ça te parle? Être « en réaction », à la merci des courriels, des demandes, des événements extérieurs, c’est la recette infaillible pour se sentir dépassée, incompétente et anxieuse. On a trouvé notre baume, qui est devenu l’un des 4 piliers de la gestion d’événements selon le modèle Que Des Solutions : l’échéancier. Et on n’oublie surtout pas les caractéristiques qui le définisse!

D’abord, un échéancier, c’est quoi : c’est un document (tableur ou base de données) où sont répertoriées par ligne les responsabilités/tâches qui doivent être réalisées par les membres d’une équipe et qui comprennent notamment des précisions par secteur d’activité et par échéance (mois) permettant de classer les tâches selon différents critères.

C’est à ce document que l’équipe se réfère pour savoir quels sont les dossiers sur lesquels les membres doivent travailler. L’échéancier ne contient pas TOUTES les tâches à faire, mais bien les responsabilités/tâches récurrentes qui seront, par la suite, transposées dans un gestionnaire de projet (ex. Asana) ou une bonne vieille liste “to-do” (à éviter selon nous, mais bon!).

 

Les caractéristiques essentielles

Pour qu’il soit réellement performant, l’échéancier doit avoir 8 caractéristiques essentielles. Les voici :

  • Simple (dans le sens de pas complexe, pas compliqué) : il ne faut pas que ce soit compliqué d’y accéder et d’y travailler.
  • Flexible : pas de pdf! On doit pouvoir le mettre à jour et l’ajuster quotidiennement. On doit également, nous-mêmes, être flexibles dans l’exécution des tâches/responsabilités et se permettre de retarder/décaler/devancer au besoin.
  • Avec des indices : prévoir une case pour noter des détails, indices, liens hypertextes, emplacement de fichiers, notes pour un remplaçant, parce qu’on ne sait jamais ce qui peut nous arriver (et qu’on a tendance à oublier d’une année à l’autre).
  • En équipe svp! : s’ils aident à créer l’échéancier et qu’ils y sont impliqués, les membres de l’équipe voudront utiliser l’échéancier au quotidien. Le fait de créer l’échéancier en équipe permet aussi de voir les dépendances entre les tâches des uns et des autres et à clarifier la répartition du travail.
  • Court, mais précis : trouver les mots les plus précis possibles, sans utiliser des grandes phrases et sans être flou.
  • À dupliquer : on travaille dans l’échéancier courant, mais on prévoit déjà les possibilités pour l’an prochain (soit une copie indépendante ou avec une colonne “pour l’an prochain”)
  • À jour : l’échéancier est un outil quotidien, c’est presqu’un membre de l’équipe. On doit le nourrir et en prendre soin (il nous le rendra bien!).
  • Dans le plaisir!!!!! : il faut que ce soit plaisant! Trouve du plaisir dans créer et tenir à jour ton outil, une fois qu’il sera en place, le plaisir est garanti puisque le doute et le stress de la to-do-list disparaissent!

Fais-nous signe pour nous dire comment ça résonne dans ta vie!

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Marylène RoyLes 8 attributs essentiels d’un échéancier performant [Épisode 42]

L’organigramme, un des éléments-clés de ton événement/projet [Épisode 40]

Avoue qu’il n’y a rien de pire que des dossiers qui tombent entre deux chaises parce que tout le monde était certain que quelqu’un d’autre devait le faire! Dans la gestion d’un projet ou d’un événement (qui est souvent, disons-le, en urgence-dernière-minute), ce genre d’inefficacité, ni toutes les répercussions qu’elle pourrait avoir, on ne peut pas se le permettre. L’organigramme est un des éléments-clés d’un événement ou d’un projet réussi, c’est un organigramme clair et complet.  On a choisi de te le présenter cette semaine car c’est un des 4 piliers de la gestion d’événements et de projets.

On a décidé d’approfondir le sujet afin d’explorer les avantages d’avoir cet outil, les différentes caractéristiques d’un bon organigramme, les deux organigrammes nécessaires pour une gestion efficace (planification et réalisation), l’importance d’ajouter une cellule d’intervention et gestion de crise. On propose aussi la création de cet outil dans Miro afin d’en faciliter la création/mise à jour.

Et bien sûr, on fait des détours et on donne des trucs de gestion/planification parce que tsé, on est comme ça! 🥰

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Marylène RoyL’organigramme, un des éléments-clés de ton événement/projet [Épisode 40]

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