As-tu vraiment un mandat clair? 6 questions pour le savoir [Épisode 46]

As-tu vraiment un mandat clair? 6 questions pour le savoir [Épisode 46]

Si tu te demandes comment savoir si tu as un mandat clair, on a 6 questions qui t’aideront. Le “mandat” dont on parle ici, c’est le mandat-mission-vision qui est l’un des 4 piliers d’une planification d’événements performante avec l’échéancier, le budget et l’organigramme. Les 6 questions (tu les reconnaîtras, on y revient souvent) sont celles de tout bon journaliste : quoi, quand, où, qui, comment, pourquoi?

Le but de se poser ces questions n’est pas tant d’y répondre avec le mandat que tu as en main. Il n’est pas nécessaire que ces informations soient disponibles, c’est surtout de savoir qui a l’autorité de décider des réponses s’il y a lieu et/ou de les modifier au besoin. C’est le tour d’horizon qui permet de comprendre où sont les frontières entre le client/comité/donneur d’ouvrage et l’équipe de planification/réalisation du projet ou de l’événement.

Quoi? : Quel est le projet/événement? Quel est le livrable? Tient-on absolument à un concept précis (ex. soirée bénéfice) ou avons-nous une certaine latitude (ex. “activité” bénéfice, qui peut alors devenir une course, une chasse au trésor, etc.)? Que veut-on atteindre et quand saurons-nous que nous sommes rendus?

Où? : Y a-t-il un lieu déjà déterminé pour ce livrable? Ce lieu est-il précis (une salle déjà réservée, un serveur d’hébergement (pour un projet numérique), doit-il y avoir des éléments hybrides (virtuel et en présence)?

Quand? : Y a-t-il un moment déterminé pour ce livrable? S’agit-il d’une échéance fixe ou avons-nous une certaine marge de manœuvre? Avons-nous de la liberté sur le moment de la journée, la durée exacte?

Comment? Y a-t-il des contraintes ici : nous impose-t-on des rencontres, une structure de suivi? Si le projet/événement a déjà eu lieu, un cahier de charges existe-t-il?

Qui? Y a-t-il des contraintes ici : des membres d’un comité sont-ils imposés sur l’équipe de réalisation? Avons-nous l’obligation de faire affaire avec un fournisseur particulier?

À travers toutes ces questions, on cherche les variables et les constantes. On cherche à dresser une carte géographique du terrain de jeu qui nous est donné. On veut savoir quels sont les éléments imposés et où est notre zone de créativité. Et on veut, à tout prix, éviter d’avancer pour devoir reculer par la suite en apprenant un élément qui aurait pu nous être communiqué au départ.

Oui, il en manque une (très importante!). C’est celle qui permettra de répondre à la portion mission-vision de notre mandat-mission-vision :

Pourquoi? Que veut-on créer? Quelle émotion doivent vivre les personnes qui y prendront part? Pourquoi est-ce notre organisation qui propose ce projet/événement et en quoi celui-ci sert-il la mission de l’organisation? La meilleure représentation de ces réponses sera sous forme de mots-clés (liste, post-its, images, nuage de mots) qui présenteront des émotions, des couleurs, des idées, des verbes d’actions qui puissent inspirer les gens qui travaillent sur le projet.

Suggestion d’exercice pour la détermination du pourquoi (et pour aller chercher les mots-clés auprès des décideurs) : mettre l’équipe (décideurs, comité, équipe de réalisation, etc.) autour d’une table et lancer une visualisation de la fin de l’événement/projet. On guide en quelques phrases les participants avec les yeux fermés dans ce moment post-projet/événement dont le succès a été retentissant. Toutes les attentes ont été surpassées (broder quelques phrases autour de ce succès pour que les gens le voient, le ressente). Qu’entend-on dans les conversations, qu’ont vécu les gens qui ont participé? Quelle été leur transformation? Avec quelle émotion repartent-ils de cette expérience?

Au lieu de faire une lecture théorique des 6 questions, on t’invite à revisiter un événement/projet que tu as déjà réalisé et à voir où ont été les points de friction et en quoi ceux-ci pouvaient être reliés à l’une des questions. Les zones grises, les éléments importants non-identifiés au départ, les contraintes mal identifiées sont autant d’obstacles sur le chemin qui mène au succès d’un projet et qui peuvent être évités si on les aborde d’emblée. On t’invite surtout à utiliser les 6 question au moment d’aborder ton prochain événement/projet afin de t’assurer de partir avec des conditions gagnantes!

 

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