Documenter pour mieux gérer
Cette semaine, on répond à une question qui nous a été posée par une gestionnaire d’événement. Comment documenter la juste valeur de mon événement si j’ai des partenaires qui ont contribué sans mettre de l’argent sonnant dans le projet? La réponse : Intégrer les « services commandités » dans son état des résultats. Un état des revenus et des dépenses d’événement ou de projet qui ne présente que l’argent qui s’est transigé présente une demi-vérité.
Tous les apports « en nature » des partenaires doivent faire partie de la présentation des finances afin de refléter la juste valeur du projet. Comme par exemple, les prêts de locaux, d’équipements, de personnel, réduction de la facture/bonification des services, échanges de services, etc. Et ce n’est pas du tout pour gonfler les chiffres. C’est exactement fait pour démontrer le coût réel de ce projet si on devait payer pour chaque produit/service utilisé.
Pourquoi est-il crucial de documenter correctement?📒
1. Identifier correctement les revenus et les dépenses
Quand vient le temps de mettre en page les revenus et les dépenses d’un projet, beaucoup de gens se concentrent uniquement sur l’argent qui est entré et sorti du compte. Cette approche ne donne pas une vision juste du projet ou de l’événement car certaines contributions sont faites en nature, pas en espèces.
2. Éviter les biais dans l’évaluation
Ne pas intégrer les services commandités (ou contributions en nature) donne une lecture faussée des événements. Sans ces données, tu pourrais manquer des informations essentielles pour planifier correctement la prochaine édition. Savoir ce qu’il a vraiment coûté permet de mieux gérer et préparer les futurs projets.
Comment intégrer les services commandités?📝
1. Ajout d’une section dédiée aux services commandités
Pour donner une image fidèle, il faut intégrer des lignes spécifiques pour les services commandités, aussi bien dans les revenus que dans les dépenses. Tu peux regrouper les contributions pour éviter de trop fragmenter le plan comptable.
2. Présenter les services commandités dans les différentes catégories de dépenses
Il est important que les comptables répartissent les services commandités dans les différentes catégories de dépenses à des fins de présentation. Mais attention! Cette répartition ne doit pas être utilisée pour établir des prévisions financières. Si c’était le cas, elle pourrait donner une lecture faussée des montants disponibles.
Bonnes pratiques et conseils👩⚖️
1. Documenter à mesure
Documenter chaque service commandité au fur et à mesure est essentiel. Cela permet de ne pas avoir à fouiller dans les courriels à la fin de l’événement pour retrouver les informations.
2. Mission d’examen par des comptables
Engager des comptables pour faire une mission d’examen des services commandités peut aider à tenir des pièces justificatives précises et à présenter une évaluation exacte. Ce n’est pas un audit complet, mais c’est précis et bien plus fiable qu’un simple avis au lecteur.
3. Séparer les contributions en espèces et en nature
Pour garder une trace claire, tu peux utiliser deux colonnes. Une colonne pour les contributions en espèces et une autre pour les contributions en nature ou services commandités. Cela te permettra de voir clairement la valeur totale de ton projet, en intégrant à la fois l’argent transigé et les services reçus.
Pourquoi est-ce important même pour les entreprises à but lucratif?📊
Même si tu gères une entreprise à but lucratif, les échanges de services ont une valeur significative qui mérite d’être documentée. Ça ne te permettra pas de sauver de l’impôt, mais prendre conscience de la valeur ajoutée de ces apports est toujours bénéfique. Que ce soit ton temps, ton expertise ou d’autres ressources, tout cela a une valeur et mérite d’être documenté. En le faisant, tu obtiens une vision plus précise et souvent bien plus grande de la valeur réelle des projets que tu gères. Cela permet de reconnaître la valeur de l’implication apportée. Bref, la gestion des services commandités permet non seulement d’obtenir une évaluation juste et fidèle des projets, mais aussi de reconnaître et valoriser toutes les contributions. Quelles soient en espèces ou en nature. De cette façon, tu obtiens une vision plus précise et souvent plus grande de la valeur réelle de tes projets. Bonne gestion!🤓📖
Psst: Le fait de tout documenter facilitera la vie en organisation. Jette un coup d’oeil à Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 1 [Épisode 88]
