Un duo improbable d’outils pour prévenir au lieu de guérir [Épisode 76]

 

Un duo improbable, vraiment?

 

Le chaos peut s’inviter rapidement dans notre quotidien et nous forcer à réagir. Au lieu d’être en mode urgence ou en mode réparation (en mode guérison), on te propose un duo improbable pour intégrer la prévention. Le duo est improbable parce que ces deux outils sont l’un technique/logistique (un échéancier) et l’autre spirituel/introspectif (la méditation).

 

Échéancier ou mettre à l’agenda

 

Si on laisse aller le quotidien, c’est très facile de tomber en mode “réagir aux échéances”. Et pourtant, la plupart des “urgences” sont prévisibles. Plusieurs échéances sont connues longtemps à l’avance et plusieurs tâches que l’on gère ou exécute sont ponctuelles et positionnées dans le temps. L’outil de prédilection pour éviter que les échéances deviennent des urgences est un échéancier. Malheureusement, un échéancier n’est pas universel. Pour être efficace, il doit refléter la réalité de celui ou celle qu’il sert. Alors, la première étape consiste à prendre un moment (un moment de quadrant II, c’est-à-dire important et non urgent) pour documenter les responsabilités et les échéances. Noter dans un fichier Excel ou Airtable ce qui s’invite dans ton quotidien sur une année est le PLUS BEAU CADEAU qu’on peut se faire. Si tu veux t’inspirer, passe voir notre échéancier performant.

 

En listant par mois, le responsable, les projets et les actions/tâches à faire, on peut dresser la liste des échéances prévisibles. Et éviter d’inviter le chaos. Une suggestion qui en est toute une. Si un élément doit arriver à une date précise, mettre cette information dans une colonne “Notes” et conserver l’information par mois.

 

Adopter un échéancier, c’est aussi adopter la posture d’anticiper les échéances. Dès l’arrivée d’un nouveau projet/dossier, on développe le réflexe d’en extraire les dates importantes. Par la suite, on les ajoute à l’échéancier global. Idéalement, tous les éléments qui nous concernent sont par la suite transposés dans notre agenda/calendrier. Donc, ceci permettra de fixer ces échéances dans le temps et ainsi éviter d’avoir à consulter l’échéancier en plus de son propre agenda.

 

Le but est simple : sortir les petites choses qu’on retient dans sa tête sans les écrire et qui drainent de l’énergie. Celles qui bouffent notre efficacité et nous réveillent avant l’aube.😵‍💫

 

Méditer

 

À l’autre bout du spectre, notre second outil/pratique vise à prendre un temps pour méditer avec une méditation guidée. Celles de Gabby Bernstein (en anglais) ou le programme interactif Headspace sur Netflix (disponible en français).

 

L’invitation est simple. Faire de la place au quotidien à des moments d’introspection, de relaxation, de méditation. Pour Claudine, c’est au moment de se refaire un café (donc plusieurs fois dans la journée!). Elle prend un petit 3, 5 ou 10 minutes pour une méditation guidée avec Headspace.

 

“Guidée”, vraiment? Oui! Tout comme l’athlète professionnel prend les services d’un coach pour guider ses entraînements, on a avantage à ne pas simplement compter sur soi et à se laisser inspirer. Être capable de faire quelque chose seul ne veut pas dire qu’il soit nécessaire de le faire seul. La méditation guidée permet de se laisser porter, de s’abandonner, de se laisser guider.

 

Accepter de se laisser guider, c’est se dire : “Je n’ai pas besoin d’être systématiquement la personne qui fait, j’ai le droit d’être la personne qui est.” Encore? “Je n’ai pas à être toujours la personne qui FAIT, je peux être la personne qui EST.”

 

Pas nécessaire de s’asseoir sur un coussin et de brûler de l’encens. Le moment d’introspection que l’on propose peut aussi être dans la marche, en lavant la vaisselle, en pelant des légumes.

 

La méditation peut être difficile. Ce fut le cas au début pour Claudine parce qu’elle croyait devoir faire le vide et ne penser à rien. Donc, elle “échouait” puisque les pensées continuaient d’affluer. Puisqu’une image vaut mille mots, on t’en propose une toute simple qui peut aider. Voir les pensées comme étant des véhicules qui circulent sur une route alors qu’on est assis au bord de la route. Chaque fois qu’on se laisse attraper par la pensée qui passe, on peut voir l’image qu’on a accepté l’invitation d’entrer dans la voiture qui passait. Ou encore de s’asseoir sur le vélo qui circulait. Le fait d’en être conscient et d’en redescendre, pour se replacer sur le bord de la route est la présence. Méditer devient la pratique de regarder les voitures (pensées) sans se laisser emporter/inviter par celles-ci.

 

Un échéancier et la méditation, voilà un véritable duo improbable qui permet de rester aligné, présent et de sortir du chaos! 🙏

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Marylène RoyUn duo improbable d’outils pour prévenir au lieu de guérir [Épisode 76]
Une tâche, 2 impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]

Une tâche, 2 impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]

 

As-tu déjà pensé à comment tu peux aider ton TOI de demain?

 

Dans ce podcast, on te propose une façon différente de voir l’exécution de ton travail. Et ça part de l’empathie, la capacité de s’identifier à l’autre dans ce qu’il ressent. Mais pas celle pour les autres (bien qu’on l’utilise souvent en design thinking), l’empathie pour “toi de demain” ou “toi du futur”.

 

Euh? Quoi? Reste avec nous!

 

Ce qu’on te suggère, c’est d’analyser une tâche/responsabilité en visant que celle-ci n’ait pas seulement l’impact direct prévu (ex. produire le document de présentation pour ton prochain conseil d’administration). C’est aussi le fait d’y ajouter au moins un autre impact, un autre bénéfice à cette tâche. Dans notre exemple, ce sera le fait de penser ton document, au départ, en tant que futur “modèle” pour tes autres présentations. Et non pas seulement pour servir son présent dessein. Tant qu’à investir 2-3h pour la création d’un document, le fait de prendre soin de “toi de demain” c’est de prévoir déjà une copie “Modèle”. Tu y gardes les titres, les cadres d’images et de photos, où tu ajoutes déjà un sujet que tu sais devoir présenter au prochain CA. Donc, cela te permet d’utiliser ton présent focus pour créer un autre impact, mais pour plus tard.

 

Le mot d’ordre: Réutiliser

 

La création de modèles est devenue, chez Que Des Solutions, un automatisme. Tout est pensé en fonction d’être réutilisé. On a même poussé le concept plus loin, en créant le modèle et en créant déjà le prochain document. (Ex. ordre du jour, rapport annuel, récapitulatif pour l’équipe). Résultat : à mesure que les événements arrivent (présence médiatique, rencontre de laquelle on prend des photos, suivi d’un nouveau mandat), on l’ajoute au document (quelques mots, une photo). De cette façon, le “nous de demain” a déjà plusieurs éléments en main au moment de produire le document.

 

Dans la confection d’un rapport annuel, cette habitude de dupliquer l’impact des tâches permet de développer le réflexe de regrouper l’information à mesure. De la colliger dans un document (ou une table Airtable). Mais surtout, d’éviter d’attendre à la dernière minute et ameuter les collègues pour produire un document à temps pendant une semaine!

 

La même chose s’applique aux réunions. Les plus formelles possèdent habituellement un ordre du jour, mais même les réunions plus informelles entre collègues mériteraient d’en avoir un. Encore mieux, en utilisant des outils comme Beenote ou Asana, on peut avoir accès à nos modèles d’ordre du jour. En effet, on produit des comptes-rendus de façon instinctive, seulement en prenant des notes dans des réunions ou des sous-tâches.

 

Quoi faire?

 

La prochaine fois que tu entames un suivi de fournisseur, un nouveau projet ou une portion de tâches/responsabilités (surtout si elles sont récurrentes), on te suggère de te poser la question suivante:

 

Comment puis-je faire une fois cette tâche et en récolter plusieurs fruits?

 

C’est une invitation à sortir de la pensée très linéaire d’échanger de l’argent contre du temps à faire des tâches. Cette pensée “employée”, très liée à l’aire industrielle, ne te fait pas toucher à ton plein potentiel. Ne pas voir la tâche comme des minutes à passer, mais comme une occasion d’utiliser ton temps et tes efforts comme un levier, pour plus tard, te permet d’optimiser les minutes que tu passes. Et c’est une façon d’exprimer toute ton expertise!

 

Voici quelques questions pour te permettre d’entamer la réflexion sur les tâches/responsabilités dont tu pourrais déjà dupliquer l’impact! :

Réflexion pour dupliquer l’impact de ton travail

 

 

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Marylène RoyUne tâche, 2 impacts pour prendre soin de toi de demain [Épisode 73]
Créer l’espace pour que les liens se créent Constat # 5 [Épisode 68]

Créer l’espace pour que les liens se créent | Constat # 5 [Épisode 68]

 

Miser sur l’espace afin que celui-ci devienne un endroit facilitant pour créer des liens!

 

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

On a une grande certitude. Dans toute organisation ou projet, en tant que gestionnaire, on se doit de créer l’espace pour que les liens se créent entre les humains desquels on s’entoure. C’est un espace qui est tout aussi mental qu’il est physique.

 

Un exemple frappant est l’ambiance à créer pour un quartier général (QG) d’événement. C’est un endroit où le stress est présent. C’est là où les décisions se prennent et où on doit livrer la marchandise tout en gérant des crises et des urgences. Plusieurs mots nous viennent en tête quand on pense à notre QG!

 

  • Plaisir
  • Léger
  • Ne pas se prendre au sérieux
  • Intérêt envers l’autre
  • Entraide
  • Rire
  • Repas (prendre le temps de s’arrêter et manger ensemble)
  • Apéro
  • Parler des intérêts, activités, voyages
  • Se connaître au-delà du rôle joué dans l’équipe
  • Vulnérabilité
  • Authenticité

 

Une leçon pas simple

 

Une des leçons que nous avons acquises (à la dure) de nos années de gestion d’événements, c’est ON NE DOIT PAS AVOIR DU TRAVAIL/PRODUCTION à faire une fois l’événement démarré. Et, certainement pas dans le QG. Quelques exceptions existent à cette règle, mais elles sont peu nombreuses… et non pertinentes pour l’instant!

 

Un des moyens utilisés au Festival pour créer cet espace pour que les liens se créent, c’est de fournir des lunchs, des collations et des boissons au personnel, aux fournisseurs et aux bénévoles. Fournir également un espace de repos et de rencontre, pour permettre aux humains impliqués de se déposer dans les moments moins achalandés, permet d’offrir un terreau fertile pour la création de ces liens.

 

Ton opinion compte pour moi

 

Il faut dire, qu’être ouverts à entendre les idées des autres sur l’organisation et sur les processus, pendant le projet ou en post-mortem, contribue à créer cet espace. Donner la chance à quelqu’un d’exprimer son opinion, d’apporter des idées, de remettre en question des façons de faire permet d’enrichir les conversations. Comme gestionnaire, le plus beau leadership qui peut être démontré, c’est de permettre que les problèmes ou les failles perçues soient abordés.

 

De toute évidence, le résultat de cette ouverture, combinée au plaisir vécu ensemble (parce qu’on ne se prend pas au sérieux), c’est de toucher à la vulnérabilité. Plus précisément, c’est seulement par cette porte qu’on accède à la confiance. Accepter de s’ouvrir et d’être vulnérable, c’est aussi accepter de retirer la rigidité de la hiérarchie et les titres. Et d’arriver dans l’écoute, l’ouverture et l’implication. Brené Brown, chercheuse en comportement humain, a établi que pour l’humain, un sentiment de confiance permet de démontrer de la vulnérabilité. Cette vulnérabilité est l’ingrédient nécessaire à la véritable connexion. S’accrocher à son titre, c’est tenir à son armure, qui empêche la connexion. L’humain qui sait qu’il ne sera pas jugé a envie de partager des idées.

 

L’équation Que Des Solutions

 

Activité + Émotion (élément humain) + Liens/Confiance = Événements qui transforment les gens

 

Il faut dire qu’on parle souvent de remettre l’humain au cœur de toute démarche. En effet, c’est un élément très important de notre pratique. En effet, de pouvoir créer un endroit où l’on peut retirer son armure et “être”, dans sa vulnérabilité et son authenticité. Car c’est le plus beau cadeau à se donner, comme gestionnaire, et à offrir à tous les humains qui gravitent autour du projet.

 

Écoute non-sélective

 

Une des activités qui permet également de créer ces liens, c’est la tenue d’un post-mortem avec les équipes bénévoles. Et non seulement l’équipe interne ou le CA. C’est un moment unique pour :

 

  • recevoir de l’information pertinente
  • créer le sentiment d’appartenance
  • accéder à du savoir, des solutions
  • créer l’occasion de renouveler déjà l’engagement pour la prochaine édition

 

Quand on se permet de vivre des moments plus grands que les simples tâches à réaliser, parce qu’on tisse des liens avec une équipe, on se permet d’atteindre la synergie. Et comme Aristote l’avait découvert il y a bien longtemps, le tout devient plus grand que la somme des parties. C’est là que la magie se crée. La magie des liens qui unissent les humains. Et avec cette magie, on peut tout réaliser!

 

En apprendre un peu plus!

 

Tu veux connaître les 4 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes!  L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64], On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65], Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66] ainsi que Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67].✨✨✨

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Marylène RoyCréer l’espace pour que les liens se créent | Constat # 5 [Épisode 68]

Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]

 

Dans la tête c’est bien, par écrit c’est mieux!

 

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Il faut dire que, dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, contrats de toutes sortes, politiques de remboursement de billets, consignes aux bénévoles ou procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la vraie question : » Dois-je vraiment consigner ceci par écrit? »

 

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes et les indications nécessaires pour les réaliser facilement. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! 🤯

 

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance, d’optimiser nos façons de faire et d’éviter de :

  • Penser qu’on va s’en souvenir
  • Penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
  • Penser que c’est évident
  • Croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
  • Croire qu’on est irremplaçable ou pire immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
  • Détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

 

Une matrice à la rescousse

 

Optimiser en mettant par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Cette matrice permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non ainsi que leur urgence ou non. Ainsi, dans le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes. Malheureusement, ce cadran est très peu visité. Et on a souvent tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

 

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Alors, il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes. Avant l’ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents? De ta meilleure amie? Ou même plus récemment ton NIP après le confinement? 🤦‍♀️

 

Mon échéancier est-il assez?

 

De toute évidence, voir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base. Notamment, de savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches. Et que celles-ci sont liées à des dossiers différents dans notre système informatique. En plus, elles intègrent aussi plusieurs interactions. Alors, prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…🏎️🏎️🏎️

 

Flexibilité et révision

 

Donc, une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. En effet, c’est évolutif car c’est de la structure, mais c’est aussi flexible.

 

Pour conclure, ce qu’on suggère, c’est d’appliquer la leçon de nos mères : “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”…

 

Et surtout, en s’assurant que cette place soit écrite pour nos procédures, opérations et tâches! 😆👍

 

Tu veux connaître les 3 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes!  L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64], On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65] et Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66] 🚀

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Marylène RoyCe qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]
Être conciliant, oui, mais jusqu'où Constat #3 [Épisode 66]

Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66]

 

Être conciliant, oui, mais il y a quand même des limites!

 

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Constat #3

 

À l’image de la série La Linea , on a fait face à des failles internes dans nos processus qui nous ont fait identifier la nécessité d’implanter des stratégies de gestion des risques. Comme ce petit bonhomme animé, on est arrivées devant la ligne qui s’arrêtait et il a fallu demander au dessinateur de corriger le trajet pour pouvoir continuer!

 

 

Dans le vif de l’action (ou dans le confort de l’habitude 😂), un aspect qui est escamoté dans toutes les organisations, c’est l’identification des faiblesses dans nos processus et nos équipes. Tant que ça ne pose pas de problème majeur, plusieurs aspects passent sous le radar. Les anciennes façons de faire ne s’adaptent pas nécessairement parfaitement aux nouveaux enjeux… jusqu’à ce que ça accroche!

 

Respecter les traditions ou réécrire les règles?

 

Sans faire table rase du passé, tout gestionnaire d’équipe ou de projet doit se poser les questions :

 

  • Est-ce qu’on fait ça simplement “parce qu’on l’a toujours fait” ou est-ce que c’est encore pertinent?
  • Quels aspects de la situation pouvaient être prévisibles?
  • Quels processus peuvent être modifiés/améliorés pour éviter qu’elle ne se reproduise?

 

Surtout, surtout : on ne doit pas avoir peur d’être la personne qui lève le drapeau. Quand une situation s’avère [risquée, problématique, dangereuse, obsolète, négative], il faut oser. C’est un devoir de tout gestionnaire d’équipe ou de projet qui en a l’autorité, d’assumer son rôle et dire : c’est terminé. C’est ça, la gestion de risques : identifier/évaluer les risques et corriger (définir et mettre en œuvre des solutions). Rester sur le pilote automatique dans une situation qui pose problème, c’est prendre le risque d’aller s’écraser sur un mur…😱

 

Oh non, pas une conversation difficile!

 

Oui, oui, assumer son rôle et nommer le problème, ça peut être inconfortable, mais c’est nécessaire. Et, en fait, c’est souvent seulement dans notre tête que réside le malaise ou le conflit potentiel. Et même si le conflit naissait de cette intervention, il faut se rappeler le principe développé par Gary Zukav, dans Soul Stories. En effet, le plein potentiel de l’harmonie ne sera révélé qu’à travers le conflit. (Es-tu comme Claudine et réagis-tu à cette affirmation? Si oui, on t’invite vraiment à lire le livre et de faire les visualisations de Gary… Peut-être que ton opinion changera toi aussi?)

 

Si on suit ce principe, donc, notre responsabilité en tant qu’humain est de :

  • nommer la situation problématique,
  • permettre que l’harmonie atteigne son plein potentiel,
  • faire avancer l’organisation (ainsi que les humains impliqués, dont soi-même).

 

Rappelons-le : la conversation qu’on n’a pas envie d’avoir est souvent celle qui est la plus importante en ce moment.

 

On travaille tous pour le TOUT (le projet, l’événement, l’organisation) envers lequel on a une responsabilité, mais également avec des humains avec qui on doit avoir des conversations, peut-être inconfortables, pour s’aider à évoluer.

 

Selon Gabby Bernstein,“un obstacle est un détour dans la bonne direction”.

 

Quand on lui fait face, on ne ferme pas les yeux en espérant qu’il disparaisse (déni). On ne s’arrête pas non plus, défaits devant le fait qu’il “bloque la route” (conciliant). On prend acte de sa présence, de ce qu’il nous amène comme émotion/réaction. Et on le contourne (proaction).

 

On t’invite à la réflexion! Rappelle-toi une situation problématique vécue en équipe, où des conversations difficiles ont dû avoir lieu, où le conflit a germé (ou semblé germer 😉) ainsi que les apprentissages que vous en avez tirés. La gestion de risques, c’est aussi s’assurer de tirer des leçons des situations problématiques ou des « accidents » vécus!

 

Tu veux connaître les 2 premiers constats? Passe les découvrir: L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64] et On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65] 🚀

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Marylène RoyÊtre conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66]
On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) Constat # 2 [Épisode 65]

On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65]

 

Il faut bien se l’avouer, on a souvent les défauts de nos qualités…

 

À la suite du retour en présentiel du Festival des harmonies, on a décidé de s’asseoir ensemble et de faire un retour sur les grandes leçons apprises durant la planification et la réalisation de l’événement. Et cela, après 2 éditions à l’arrêt. En plus, on pilotait l’événement « en vrai » pour la première fois depuis notre arrivée à la direction et à la coordination de l’organisation à l’automne 2019. Comme on sait que dans la vie, tout arrive toujours pour une raison, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Constat #2

 

Cette leçon s’est présentée lorsque Claudine est intervenue suite à un “conflit” qu’elle percevait. Alors qu’elle croyait voir de l’animosité s’insérer dans l’équipe, les membres concernés lui ont confirmé qu’ils s’appréciaient beaucoup. En particulier l’humour noir de chacun… Le coupable de cet imbroglio était démasqué : la grande empathie de Claudine. 😲 C’est une grande qualité. Elle se place TRÈS facilement dans la peau de l’autre et perçoit des émotions (ou du non-dit qui passe souvent sous le radar).

 

L’envers de cette médaille, ou le défaut de cette qualité, est bien simple. Elle donne parfois beaucoup plus de sens à une situation que celle-ci n’en a vraiment. 😵

 

Ce constat s’est aussi montré à travers la grande flexibilité de l’équipe. Alors que celle-ci est une qualité, elle vient aussi à nous nuire. Par exemple, si nous acceptons une situation ou un changement qui ne concorde pas avec la thématique de l’événement. Ou pire, à nos valeurs. Face à une personne avec une attitude rigide, il devient difficile de reprendre le contrôle d’une situation qu’on a laissée s’installer par flexibilité. Ou encore, par adaptabilité.

 

Un truc infaillible pour éviter de se laisser emporter

 

Pour éviter que le tourbillon des émotions que peuvent occasionner ces situations inconfortables se présente, un petit truc :

  • Prendre quelques pas de recul (pour sortir du mode “réaction”)
  • Prendre conscience de la situation (écouter les mots, voir les gestes posés)
  • Poser la question : pourrait-il y avoir un décalage entre la réalité et ma perception de celle-ci?

 

Une autre pratique quotidienne qui permet de remettre en question nos perceptions (et nos pensées stressantes 😅) est le Travail de Byron Katie. À savoir qu’elle possède aussi un podcast extraordinaire, on en jasait un peu ici.

 

Notre perception vs la réalité

 

La façon dont nous percevons notre réalité est directement liée à la façon dont notre cerveau fonctionne. Les neurones se connectent ensemble suite à des apprentissages. De nouveaux chemins se créent dans notre cerveau tous les jours! Mais la façon dont nous interprétons notre environnement, le sens que l’on donne aux événements que l’on perçoit, se fait en référence avec ce que l’on connaît.

 

On donnera donc un sens “connu” aux situations de l’on perçoit. On connaît tous cette personne qui traine sont nuage noir au-dessus d’elle et qui, même dans la situation la plus exaltante, réussira à trouver du négatif. 🙄 C’est souvent (pour ne pas dire toujours) une question de perception! Par chance, la neuroplasticité (ces nouveaux chemins créés par de nouveaux apprentissages) nous permet d’élargir nos expériences et nos perceptions de la réalité.

 

En prenant conscience qu’on a les défauts de nos qualités, on apprend aussi à développer de la compréhension pour l’autre. Quand on perçoit le défaut de l’autre, on peut plus facilement voir la qualité sous-jacente. Ainsi, on peut plus facilement développer de la compréhension, de la douceur et de l’empathie pour l’autre. Chaque situation devient une leçon que l’on peut apprendre.

 

Si tu as envie de mieux te connaître en identifiant tes 5 grandes forces, on te suggère le Strengths Finder 2.0! On l’adore! De plus, on te suggère fortement de partager tes résultats avec tes collègues. Et surtout, n’oublie pas de lire et comprendre aussi les leurs! 😆

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Marylène RoyOn a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65]
L'amélioration continue, c'est maintenant Constat #1 [Épisode 64]

L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64]

 

Le concept de l’amélioration continue, tu connais?

 

À la suite du retour en présentiel du Festival des harmonies, on a décidé de s’asseoir ensemble et de faire un retour sur les grandes leçons apprises durant la planification et la réalisation de l’événement. Et cela, après 2 éditions à l’arrêt. En plus, on pilotait l’événement « en vrai » pour la première fois depuis notre arrivée à la direction et à la coordination de l’organisation à l’automne 2019. Comme on sait que dans la vie, tout arrive toujours pour une raison, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

 

Constat #1

 

Améliorer ses processus et ses façons de faire, c’est encore plus simple et plus efficace si on le fait à mesure. Pas dans 6 mois, pas “après que la poussière retombera”, pas demain. Maintenant. Selon la définition du Ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec, “L’amélioration continue est un mode de gestion favorisant l’adoption d’améliorations graduelles qui s’inscrivent dans une recherche quotidienne d’efficacité et de progrès en faisant appel à la créativité de tous les acteurs de l’organisation.” Voilà : quotidienne, graduelles! Pour consulter le guide: Amélioration continue et résolution de problèmes

 

Rappelons que la pensée design (le design thinking), qu’on adore et qu’on intègre partout, se base sur 5 étapes :

  • Empathie (partir des humains/des usagers, comprendre leurs enjeux, se mettre dans leur peau).
  • Définition de la problématique.
  • Idéation (générer des idées).
  • Prototypes (mise en place de solutions possibles).
  • Test (on intègre nos solutions et on voit comment elles règlent la problématique – c’est ici qu’on “fail fast”).
  • Évaluation (notre ajout, parce que c’est un cycle infini qui, suite à cette étape de s’arrêter et se questionner en se reconnectant sur les humains, soit on repart le cycle, soit on déclare la problématique comme étant résolue (du moins pour le moment). 😉

 

La phase des prototypes et des tests est l’endroit parfait pour mettre en pratique notre maxime : “Fait est toujours mieux que parfait”. On sort de la théorie, on teste l’idée simple ou l’idée folle. Au mieux, elle fonctionne. Au pire, elle nous donne plus d’informations sur la problématique et les solutions qui peuvent la régler.

 

Concrètement, ça veut dire quoi?

 

Cela peut se traduire dans une organisation ou un événement par la création d’un tableau partagé dans lequel on collige différents points.

  • Informations et problématiques (un genre de “post-mortem”) à mesure que ces informations sont constatées ou reçues (phases empathie et problématique).
  • Solutions envisagées pour les résoudre (phase idéation).
  • Résolution ou non de ces problèmes (avec la solution qui l’a réglée) (phases prototype, test et évaluation).

 

Par conséquent, un des atouts qu’il faut avoir dans son jeu pour appliquer l’amélioration continue, c’est la flexibilité. La clé, c’est d’adopter une attitude de flexibilité, de plier (au lieu de casser) et d’être dans l’action (en visant le minimum viable, pas la perfection).

 

Alors, cette pratique renvoie à l’habitude # 6 proposée par Stephen Covey (7 habits of the highly effective people). Celle-ci est la synergie, la recherche d’une issue gagnant/gagnant par la réécriture des règles. Si tu n’as pas déjà dévoré ce livre, c’est un must! ⭐

 

En fin de compte, l’amélioration continue, c’est la mise en pratique de la citation (anonyme) qu’on adore :

 

« Prends des risques! Si tu réussis, tu seras heureuse. Si tu échoues, tu seras sage. » 🥰

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Le truc de mon dentiste pour faire tourner le vent de ton bord [Épisode 63]

Le truc de mon dentiste pour faire tourner le vent de ton bord [Épisode 63]

Si t’as l’impression de te faire organiser, si tu sens que le vent ne tourne pas de ton bord, si tu sens que les circonstances sont contre toi parfois, on te propose d’adopter la technique du dentiste de Claudine.

 

La veille de chaque rendez-vous de nettoyage (deux par an, pour contrer une crainte fondée de parodontite il y a quelques années), Claudine reçoit un appel de l’une des secrétaires du cabinet de dentiste. Cet appel vise à confirmer le rendez-vous (et une confirmation est demandée, il faut rappeler!). Ce qu’on trouve brillant dans cette technique : l’équipe du dentiste prend soin, elle-même, de ce qui est important pour elle. La priorité est de ne pas laisser une salle vide durant une plage-horaire de la journée du lendemain. Elle s’occupe de faire le rappel à ses clients.

 

Deux aspects importants se détachent de cette technique :

 

1) Importance | ce qui est important pour toi,
2) Responsabilité | celle de prendre soin de toi.

 

Priorité #1- Important

 

Ce qui est important pour toi ne l’est pas nécessairement pour les autres. Duh! Ça semble évident dit comme ça… ET POURTANT. Avoue que tu as des élans de frustration dans la journée de “Ben voyons! Qu’est-ce qu’elle a pensé en faisant ça?” ou “Ne voient-ils pas que la priorité c’est X et pas Y”. La réponse : elle a pensé à ses dossiers et non, ils ne voient pas (leur priorité c’est Y en fait)!

 

DONC : ce qui est important pour toi:

  1. tu dois le savoir
  2. tu dois lui faire une place dans ton agenda (on le répète souvent, mais c’est parce que c’est vrai!)
  3. et tu dois passer à « B) » prendre la responsabilité de le communiquer autour de toi et de DÉMONTRER que c’est important.

 

Priorité #2- Responsabilité

 

Prends soin de toi et ne prends CERTAINEMENT PAS pour acquis que ce qui est important pour toi l’est pour l’autre. Permets-toi de le préciser (en réunion d’équipe, dans tes conversations, dans tes courriels de suivi). Permets-toi de faire des rappels, de demander des suivis, de confirmer que l’invité attendu est vraiment en chemin, n’hésite pas à retourner le lien Zoom de la rencontre du midi en rentrant le matin. Offre ton aide, prends les devants, ouvre la porte pour des commentaires ou des questions, rappelle à tes collègues l’échéance que tu leur a donnée (écrire le mardi pour offrir du soutien pour l’échéance de vendredi…)… Bref,  montre le chemin. Au lieu d’être à la merci des éléments, fais tourner le vent de TON bord.

 

On t’entend déjà dire : « Je vais avoir l’air harcelant.e ou insistant.e), non? » SO WHAT!! Si c’est important et que ça n’arrive pas, il y aura un malaise quand-même (excuses de retard, rush de travail le week-end pour remettre les infos à temps, malaise devant l’absence de la personne et obligation de la remplacer par un animateur médiocre). Aussi bien gérer le malaise immédiatement (et sincèrement, le “harcèlement” que tu perçois, il est seulement dans ta tête).

 

Si c’est ce qui te manque, la voici : la permission de Marylène et Claudine de remettre ton dossier sur le dessus de la pile. C’est une permission sans limite et sans expiration. Utilise-la quand la situation le requiert, elle t’évitera de la frustration. GARANTI!

 

Besoin de plus d’idées? Passe faire une petite recherche selon le sujet de ton choix pour écouter plus de podcasts!

 

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Marylène RoyLe truc de mon dentiste pour faire tourner le vent de ton bord [Épisode 63]
Un principe simple de judo pour te faciliter la vie

Un principe simple de judo pour te faciliter la vie [Épisode 55]

Qui a dit qu’on ne pouvait pas s’inspirer d’un simple principe de base d’un sport comme le judo pour se faciliter la vie?

 

Un grande leçon de judo qui s’applique à la vie en général (et à la gestion de projet bien sûr): “Quand l’autre pousse, tire, quand l’autre tire, pousse” ou “Peu importe la grosseur que tu as, tu peux utiliser la force qui s’oppose à toi pour amener l’autre au tapis”.

Cette leçon (théorique d’abord, puis pratique à souhait jusqu’à en être frustrante) s’est intégrée rapidement pour Claudine lorsqu’elle a fait des cours de judo dans la jeune vingtaine. Son professeur, M. Morrissette, s’amusait à l’envoyer au tapis de façon extrêmement fluide dès qu’elle poussait ou tirait. Mélange d’adrénaline, d’acide lactique et d’orgueil, la leçon est entrée et s’est ancrée en elle au point de s’appliquer partout. Et elle a été grandement utile dans le récent retour en présentiel du Festival des harmonies.

Tout n’était pas fluide. À plusieurs moments dans la préparation et la gestion du projet, la résistance se présentait (sous la forme d’un fournisseur hésitant, d’un choc de valeurs, d’attentes différentes entre le partenaire et l’organisation). Chaque fois, la leçon de M. Morissette devenait d’actualité : “Ils poussent, tire! Ils tirent, pousse! Fais-toi rivière! Vas là où la résistance s’amoindrit!” C’est un peu comme l’expression anglophone (traduction libre) : « Si la vie te donne des citrons, fais de la limonade! »

On peut même se l’imprimer question de le garder en tête! 😉

 

Et attention : chercher la voie de la moindre résistance, ça ne veut pas dire trouver la première solution facile!

 

Mais c’est de chercher le courant qui va dans la même direction que nous. Entre ramer à contre-courant (résistance) et se laisser porter par la rivière (pousser lorsque l’autre tire), il y a une différence. Tout comme il y en a une avec s’asseoir sur la berge et regarder TikTok (solution facile qui n’apporte pas de résultat).

Et plus on s’ouvre à chercher les gens qui poussent dans la même direction que nous, plus on les trouve. Et plus on est nombreux, plus on attire des gens qui partagent ce même but.

 

Voici comment tu peux vivre moins de résistance en quatre étapes concrètes:

 

  • Savoir où tu vas (déterminer si tu pousses ou si tu tires)
  • Réagir rapidement aux forces en présence
  • Tu pousses, ils poussent : passe à un autre appel!
  • Tu pousses, ils tirent : super, on va dans la même direction! Allons-y gaiement!
  • Parler de ton projet, et surtout, demander de l’aide!
  • Te rappeler chaque jours que tu n’as pas à vivre dans la résistance ni à convaincre les autres. Souviens-toi qu’une armée d’alliés existe quelque part, il ne te reste qu’à les trouver!

 

Plus on met en application ce principe, plus la vie devient simple et facile! C’est ce qu’on veut, non? 🥰 Intégrer des principes qui facilitent la vie, ça te parle? Consulte notre autre podcast sur Optimiser, en intégrant les cycles dans ta gestion de temps [Épisode 41]

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Marylène RoyUn principe simple de judo pour te faciliter la vie [Épisode 55]
Les événements, ça t'intéresse - S'impliquer pour apprendre

Les événements, ça t’intéresse | S’impliquer pour apprendre [Épisode 53]

 

S’impliquer, c’est le meilleur moyen pour en apprendre encore plus.

 

Parce que le meilleur moyen d’apprendre, c’est de faire.

 

Parce que le monde de la culture, du sport, du loisir, du tourisme et du développement local a besoin de gens passionnés.

 

Parce que si les événements, ça t’a toujours intéressé.e mais que tu n’as pas le « papier » officiel (y’en a pas by the way!).

 

Parce que ton milieu a besoin de toi, surtout si tu sens l’appel de descendre sur le terrain et de réaliser… Insérer ici ce qui te passionne – galas, spectacles, festivals, concours, défilés, marchés locaux, lancements, rassemblements.

 

Écoute cet épisode. C’est pour toi!

 

La fièvre événementielle, ça ne se guérit pas. Si tu l’as, plonge! De notre côté, nous on plonge dans le Festival des harmonies pour le weekend! Parce que s’impliquer, c’est la vie!

Psst… Dans l’épisode 51, on explore comment les organisations peuvent mieux donner avant de prendre. Parce que ton temps, c’est important! Donner avant de prendre [Épisode 51]

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Marylène RoyLes événements, ça t’intéresse | S’impliquer pour apprendre [Épisode 53]
Fais preuve d’autant de compréhension pour toi que pour les autres

Fais preuve d’autant de compréhension pour toi que pour les autres [Épisode 52]

Tout d’abord, on t’invite à de la douceur et de la compréhension envers toi.

 

Lorsque la vie t’invite à ralentir (t’as besoin de sommeil, t’as attrapé un rhume, tu t’es foulé la cheville, ou même t’es juste VRAIMENT tannée cette journée-là), écoute-la!

Prends la pause, ne la subis pas!
Quand la vie t’arrête, écoute.
Prends le temps de te reposer.

Donne autant de compréhension et de douceur à toi-même que tu en donnes aux autres (tsé la fin de courriel où tu écris : “T’inquiète, prends ta journée, repose-toi! Prends soin de toi.” adresse-toi-la aussi au besoin! Psst: Au fait…Si tu as besoin de mieux te comprendre,😉 passe écouter l’épisode Des outils pour mieux se connaître

Alors, accorde-toi au moins autant de bienveillance que tu en accordes aux autres.

L’adage le dit :“Charité bien ordonnée commence par soi-même.” ❤️

 

Et on nous le répète à chaque vol d’avion : il faut mettre son oxygène en premier avant d’aider des autres. Et on comprend pourquoi. Inconscient, même avec toute la bonne volonté, on ne sert à rien!

N’oublie pas.
Ce n’est pas parce qu’on ralentit qu’on arrête.
Ce n’est pas parce qu’on ralentit (ou même qu’on prend une pause) que TOUT arrête.
Parce que tu as choisi de ne plus être “directrice de l’Univers” et que tu as accepté de déléguer et que tu sais t’entourer, le fait d’avoir besoin d’un temps d’arrêt ne cessera pas toutes les activités de ton équipe!

Donc, permets-toi d’avoir besoin de prendre du temps pour toi.

Du temps pour prendre du recul.
Du temps pour voir plus large.
Du temps pour ÊTRE, au-delà de FAIRE.

Finalement, prends le temps que la vie t’offre doucement (parce qu’elle va revenir plus insistante jusqu’à ce que tu le fasses… tu t’en es bien rendu compte non?).

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Marylène RoyFais preuve d’autant de compréhension pour toi que pour les autres [Épisode 52]
Donner avant de prendre

Donner avant de prendre [Épisode 51]

Commencerais-tu un repas avec le dessert? Es-tu déçu.e quand quelqu’un évente la fin du film que tu espérais voir bientôt? Nous aussi! Et c’est la même chose quand vient le temps de donner et recevoir dans nos organisations. On commence malheureusement par le dessert et on gâte le repas… Ce qu’on propose d’explorer cette semaine : donner avant de prendre.

Ou donner avant de penser recevoir. Au-delà du principe philosophique, c’est le principe marketing qui nous intéresse ici.

On le voit partout (infolettres, promotions, rabais d’introductions de produits), on le fait déjà, mais on aurait avantage à étendre la pratique.

Donc, on vous propose quelques exemples concrets.

 

1.Gestion de la restauration dans le Festival des harmonies par coupons

 

Coupons sont créés et produits par nous, avec les informations complètes de l’édition (dates, prix). Véritable clé-en-main pour le partenaire à qui on demande ce service (paiement simple sans argent). Une seule facture à gérer pour nous ce qui apporte une simplicité pour les clients et bénévoles. Donner avant de penser recevoir veut dire : Si c’est notre organisation qui ait besoin de quelque chose de la part d’un partenaire, je m’assure de le définir clairement et de proposer exactement la solution qui me conviendrait (clé-en-main).

 

2.Plans de partenariat

 

En plus des partenaires externes à qui on propose les forfaits de visibilité, penser aux fournisseurs “normaux”, aux alliés qui n’apparaissent pas d’emblée comme des commanditaires éventuels, mais qui pourraient bénéficier de la visibilité proposée (fournisseurs, entreprises des membres du CA, entreprises des bénévoles).

 

3.Consignes aux bénévoles

 

Ne pas prendre pour acquis que nos bénévoles comprennent l’information relative à notre organisation. Donner des directives claires, à jour, repensées et réfléchies à tous les bénévoles. Et pour les bénévoles de gestion (responsables), reconnaître leur implication dans le cadre d’un souper, collations et repas qui plaisent, gratuités/rabais/produit à l’effigie de l’organisme. Avant d’avoir pris une heure à un bénévole, il faut lui avoir donné quelque chose qu’on peut qualifié de base, à savoir des consignes claires et inspirantes.

 

Donner avant de prendre. Donner avant de penser recevoir.

 

On le fait déjà dans plusieurs secteurs. Et c’est très bon de s’en inspirer pour d’autres, surtout quand on voit qu’une initiative fonctionne. On fait tout le contraire dans d’autres (et c’est bon de l’identifier pour s’en détourner). Et pour cause, puisque c’est un changement à faire et qu’il n’est pas toujours le bienvenu dans nos organisations. Ah, résistance au changement quand tu nous tiens!

Mais la gratitude, c’est surtout payant! 🙏

Donner avant de prendre, ça ouvre des portes pour recevoir encore mieux, encore plus. Par conséquent, ça nous positionne comme une organisation qui sait reconnaître ses gens.

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Marylène RoyDonner avant de prendre [Épisode 51]

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