SÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

Utiliser la vidéo pour dynamiser les réunions de CA

Dans ce 2e épisode de la série « En mode solutions! », nous avons eu la chance d’entendre Sophie Valence-Doucet, directrice générale de Festival Événements Verts de l’Estrie (FÈVE). Sophie partage une méthode innovante et créative qu’elle a mise en place pour dynamiser les communications avec son conseil d’administration (CA) en utilisant des vidéos. Face à la Zoom fatigue et aux réunions prolongées, elle et son équipe ont cherché une solution pour maintenir l’engagement et l’efficacité des membres du CA.

La méthode trouvée a consisté à créer de petites vidéos de suivi pré-rencontre. Plutôt que de consacrer les premières 15-20 minutes des réunions à défiler des points d’information, elle les a condensés en une vidéo de suivi. Ces vidéos, envoyées une à deux semaines avant chaque réunion, contiennent les activités récentes, des informations pertinentes et quelques points cocasses relatifs à la COVID et aux activités de FÈVE. Les membres sont ainsi mieux informés et les réunions peuvent débuter de manière directement proactive.

Impact positif sur la consommation d’informations du CA

Les vidéos ont induit plusieurs changements positifs :

• Réunions plus dynamiques : Les membres arrivent mieux informés, ce qui réduit le besoin de redondance et permet d’entrer rapidement dans le vif des discussions.
• Engagement accru : Les vidéos sont visuelles et dynamiques, rendant les informations plus attrayantes que les documents traditionnels.
• Catégorisation des vues : Grâce à YouTube, Sophie peut voir combien de personnes ont visionné les vidéos, ajustant ainsi le suivi pendant les réunions en conséquence.

De la théorie à la pratique : processus et outils utilisés

Elle partage son approche pratique pour la création des vidéos, en soulignant la simplicité et l’accessibilité.

• Outil utilisé – Canva : Elle utilise la version gratuite de Canva pour créer ces vidéos. Canva propose des modèles vidéo qu’elle personnalise rapidement pour chaque nouvelle rencontre.
• Processus de création : Sophie duplique un modèle existant et met à jour les informations. Les vidéos durent généralement entre 2 et 5 minutes.
• Hébergement et partage : Les vidéos sont exportées au format MP4 et mises sur YouTube en mode « non répertorié ». Le lien est ensuite envoyé aux membres du CA.

Facilitation et personnalisation

Elle met en avant l’importance de rendre les réunions les plus pertinentes et engageantes possible, surtout quand il s’agit de membres bénévoles :

• Optimisation du temps des bénévoles

En fournissant des vidéos courtes et claires, elle assure que les membres peuvent s’informer sans passer par des procès-verbaux volumineux.

• Interactions visuelles

Les vidéos incluent des photos et des vidéos des activités récentes et des équipements acquis. Cela rend chaque mise à jour plus tangible et parlante.

• Contrôle sur l’engagement du CA

En suivant les vues sur YouTube, elle peut mieux ajuster ses interventions en réunion. Et elle s’assure que les informations cruciales ont bien été assimilées.😉

Retour positif et connexion humaine au CA

Les vidéos ont reçu un retour très positif des membres du CA.

• Personnalisation et chaleur : Voir des visages et des images rend les communications plus personnelles et chaleureuses.
• Adaptation au contexte COVID : Les vidéos permettent aux membres de visualiser les activités sans avoir besoin d’être présents physiquement.
• Dynamisation des réunions : Entrer directement dans les points importants rend effectivement les réunions plus vivantes et moins monotones.

Impact environnemental et plus encore

Il faut également souligner l’angle environnemental de cette méthode.

• Réduction de l’utilisation du papier : Les vidéos remplacent les documents écrits à imprimer si bien que cette méthode s’aligne avec la mission écoresponsable de FÈVE.
• Documentation facile pour les rapports annuels : Les vidéos offrent un excellent support pour préparer les rapports annuels en raison des preuves visuelles déjà disponibles.

Inspirations et réflexions finales

On termine sur une note d’inspiration en encourageant les gestionnaires d’organismes à adopter des méthodes similaires pour dynamiser leurs conseils d’administration (CA). Par exemple, on te propose l’idée d’utiliser des vidéos pour les rapports annuels en soulignant l’impact positif sur l’engagement et la présentation visuelle. De plus, il est important de noter que de les utiliser permet une connexion plus brillante aux participants, tant pour la consommation de l’information que pour une gestion efficiente des réunions. Donc, il est évident que l’utilisation de vidéos peut transformer la dynamique et l’efficacité d’un conseil d’administration. Alors, pourquoi ne pas essayer cette méthode dans ton propre organisme? 😊

En savoir un peu plus

• Biographie de l’invitée

• Festivals et Événements verts de l’Estrie (FEVE)