L’élément qui garantira le succès de ton événement ou projet [Épisode 80]

Y a-t-il vraiment un élément qui puisse garantir le succès d’un événement?

 

Vous connaissez le scénario de réussite? C’est l’élément qu’il vous faut! Son origine : on nous a présenté ce concept dans le cadre de notre formation en Event Design. Une pratique de design thinking créée par le Event Design Collective et qui vise à créer des événements qui transforment les gens. Le scénario de réussite, c’est une histoire que l’on raconte sur le résultat idéal d’une expérience pour une partie prenante précise. Dans le cadre d’un event design complet, on va créer un scénario final de réussite qui inclura toutes les parties prenantes étudiées et qui présentera en quoi le prototype d’événement sélectionné permettra leur transformation. C’est un récit inspirant qui permet de se projeter dans un avenir où le projet qu’on envisage a non seulement été complété, mais avec un succès-monstre!

 

Chez Que Des Solutions, on a adopté le scénario de réussite non seulement dans l’idéation d’événements mais également dans les accompagnements avec nos clients. (C’est la première page de nos offres de services).  On l’utilise aussi dans la création de nos formations et dans la plupart de nos grands projets. On a vu une transformation majeure depuis qu’on a adopté cette pratique. C’est pourquoi on veut la partager ici pour que tu puisses l’adopter à ton tour.

 

Étape 1 : Visualiser

 

Succès retentissant, tout le monde en ressort transformé, leurs besoins sont comblés. Qu’ont-ils vécu? Qu’en disent-ils? Comment ressortent-ils de cette expérience? On veut les imaginer interagir, commenter, partager. On s’installe comme un petit oiseau qui pourrait écouter les conversations des individus relativement à ce qu’ils ont vécu. Et surtout, ce qu’ils retiennent du projet ou de l’événement.😍

 

Étape 2 : Détailler

 

On écrit en détail ce qu’on a visualisé/imaginé. Quelles sont les interactions qui ont pris place? Quels systèmes existent désormais? Quels qualificatifs sont utilisés par les individus pour décrire leur expérience? Qu’est-ce qui a été créé qui n’existait pas? En quoi les besoins et les aspirations des parties prenantes ont été comblés? On parle ici de leurs besoins superficiels, mais également de leurs besoins plus profonds, en tant qu’humains. Cette étape se fait seul (s’il le faut…) mais est encore plus puissante à deux ou plus. La clé : mettre une minuterie pour un maximum de 20 minutes. N’hésite pas à avoir en main les valeurs de ton organisation/événement afin de pouvoir connecter celles-ci au scénario de réussite.

 

En quoi les valeurs se sont-elles exprimées à travers l’expérience des participants? Le texte final sera une courte histoire inspirante qui témoignera de la transformation vécue par les parties prenantes en raison de leur participation. On parle ici du quoi et pourquoi. Donc, cela tiendra dans une demi-page (format lettre écrit en taille 12).

 

Étape 3 : Lâcher prise

 

Une fois que le scénario de réussite existe, on arrive maintenant à l’étape cruciale de lâcher prise et d’accepter que cette réussite passe par la co-création. On doit ici lâcher l’illusion du contrôle et accepter que toutes les personnes impliquées dans ce projet y mettent leur grain de sel. C’est également le moment de s’ouvrir aux synchronicités et aux “coincidences” qui viendront aider ce scénario à se réaliser. Si tu as envie d’en apprendre plus sur la façon dont la Loi de l’attractivité fonctionne, passe écouter les vidéos de Esther Hicks/Abraham ou lis les livres du Dr Wayne Dyer. Relire le scénario de réussite et ressentir la gratitude de cette histoire comme étant une “réalité” est une première étape simple de ce lâcher-prise.

 

Les deux fonctions majeures du scénario de réussite sont les suivantes :

 

  • Contrer la résistance parce que le scénario de réussite devient la destination visée. Cette force qui naît en opposition à un changement/transformation est très bien décrite et abordée par Stephen Pressfield dans The War of Art.
  • Le chemin déjà parcouru par l’énergie est plus facile à retrouver (autant au niveau neurologique qu’au niveau énergétique ou vibrationnel). Le fait d’avoir visualisé des moments, des échanges, des émotions, des transformations crée un chemin auquel tu auras plus facilement accès! On aime ça, nous, les raccourcis!😉

 

Finalement, le scénario de réussite est directement en lien avec l’un des 4 piliers des événements dont on parle souvent, la vision/mission/valeurs. Les 3 autres étant bien sûr l’échéancier, l’organigramme et le budget. Il est également devenu un outil crucial dans l’évaluation de nos projets. Il guide les indicateurs à utiliser pour évaluer le succès d’un projet.

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Marylène RoyL’élément qui garantira le succès de ton événement ou projet [Épisode 80]

Ne demande plus jamais la permission! [Épisode 78]

La permission, vraiment?

 

En gestion de projets et d’événements, la phase importante (et souvent escamotée…) est celle de l’évaluation. Est-ce que c’est une réussite ou est-ce une opportunité d’apprentissage? Mais pour qu’existe cette phase importante, on doit d’abord avoir “fait” quelque chose. L’immobilité est notre plus grand ennemi quand vient le temps d’innover. Et en matière de projets et d’événements, la gestion par comité vient souvent compliquer les décisions quant aux actions à poser.

 

Notre mot d’ordre : “Tu seras toujours mieux de demander pardon que de demander la permission!”

 

Bien sûr, on ne parle pas ici de contrevenir aux lois ou aux règlements! Mais quand tu élabores des nouveaux projets, quand tu gères tes équipes, quand tu ajoutes des améliorations à un événement ou que tu en crées des nouveaux, il y a deux choses à retenir:

 

  • Utilise les données comme base d’inspiration.
  • Puis vas-y! crée un prototype, teste une solution (bouge!).

 

Mais ne demande PAS constamment la permission!

 

Te perdre dans l’analyse, faire approuver des détails. Tomber dans les aspects “micro” en demandant au client, au membre ou aux administrateurs de confirmer l’heure, la couleur de l’affiche, le coût du billet, la publicité dans tel ou tel média, etc. Tout cela c’est se condamner à l’échec! En fait, c’est se condamner à dessiner un chameau au lieu d’un cheval (parce qu’on le dessine en comité). Ou pire : à l’immobilité, qui est l’échec ultime parce qu’on a rien à en tirer, rien à en apprendre. L’adage le dit : “Prends des risques, si tu réussis tu seras heureux, si tu échoues tu seras sage.” (auteur inconnu)

 

Ne pas demander la permission, c’est éviter de noyer le poisson (non, Claudine, pas le bébé – passe écouter le podcast pour comprendre 😆).

 

Ton but, c’est donc de :

 

  • Rechercher l’étincelle, l’inspiration, ce qui suscite les passions (ensemble, en groupe).
  • Faire un “brouillon de merde” (shitty first draft), un prototype, quelque chose qui devra clairement être amélioré, mais qui au moins existe.
  • Ne pas attendre la confirmation que TOUT LE MONDE va aimer ça pour aller de l’avant.

 

Tu fonctionnes en comité (conseil d’administration, comité organisateur, comité de régie, etc.)? Ce forum est là pour orienter, pour donner des grandes lignes et développer des stratégies, tout au plus. Ces gens sont des alliés, et s’ils ne le sont pas déjà, assure-toi de développer des liens de confiance avec eux. L’inspiration sera captée par ces gens et transformée en stratégies qui nourriront tes actions.

 

La tactique, les actions concrètes, les prototypes qui seront testés et analysés, c’est toi comme gestionnaire d’événement ou de projet qui les pilote. Ton travail au niveau de l’inspiration, c’est de t’assurer qu’elle remonte à tes comités/CA. Comment on fait ça? En amassant des commentaires et des données de la clientèle et en restant à l’affût de ce qui se fait ailleurs (dans l’industrie et dans d’autres industries). Ces informations viendront nourrir l’inspiration et donner vie aux stratégies.

 

Rappelle-toi que la plupart des gens qui sont dans tes comités (administrateurs, membres), ont été interpellés par la mission de ton organisation. Cependant, ils ne sont souvent pas des professionnels dans les dossiers qui leur sont présentés (développement de marchés, finances et financement, développement stratégique, partenariats, gestion de risques, gouvernance). C’est à toi, comme gestionnaire que revient le devoir de présenter de l’information pertinente et analysée qui aidera à guider leurs orientations.

 

Dans ta gestion des actions et dans ta création de prototypes, c’est aussi toi qui doit te défaire de ton envie de perfection, de ta peur de l’erreur et plonger.😉

 

Un autre adage est de ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier. C’est encore plus vrai avec un prototype. On prend le minimum viable du budget pour faire notre test et on essaie quelque chose. Une nouvelle billetterie en ligne, un nouveau modèle de restauration pour les bénévoles, l’automatisation des entrées comptables, l’utilisation de l’intelligence artificielle dans la création de ton contenu (oui oui, on est rendus là). Les innovations et les prototypes possibles sont aussi nombreux que les pissenlits au début juin! À toi de choisir celui que tu adoptes aujourd’hui.

 

Penser prototype/innovation, c’est aussi laisser tomber l’idée que “si on offre ça aujourd’hui, on va créer des attentes pour la prochaine fois”. ABSOLUMENT PAS! On sait avec la récente pandémie qu’on ne peut RIEN prendre pour acquis. Le consommateur, le membre, l’usager est parfaitement conscient que les organisations sont en mouvement et en transformation. Un service ou produit offert aujourd’hui ne le sera peut-être pas demain. S’empêcher de faire quelque chose parce qu’on ne peut pas garantir qu’on pourra le refaire la prochaine fois est une façon d’attendre la permission.

 

C’est un manque de foi (en soi, en la Vie, en la co-création, en l’aide qui peut venir à toi si tu fais le premier geste). Plusieurs projets pilotés au fil des ans ont connu la pérennité parce que des programmes/ministères les ont financés APRÈS qu’ils aient été démarrés. Parfois même après 2 ou 3 éditions “à perte”.

 

On parle souvent du design d’événement et de l’innovation dans la création d’événements. La prémisse à la base de cette façon de penser, c’est que les événements pertinents existent pour transformer les gens.

 

La grande question devient alors : quelle transformation je recherche?

 

Et de cette question découlent deux constats :

 

  • il y a un “AVANT” (que vit mon client/usager avant de vivre mon événement)
  • et un “APRÈS” (comment ressort-il de cette expérience).

 

Toute l’énergie sera investie pour créer des apprentissages et des expériences qui susciteront cette transformation. Comme il n’y a pas qu’une seule bonne réponse, ce sont les prototypes qui nous permettront de voir de quelle manière réaliser cette transformation de la façon la plus optimale possible.

 

Rappelle-toi qu’on peut t’aider si tu as envie d’intégrer l’innovation dans tes événements/projet (notre service La Design). Bien sûr, tu peux aussi explorer le sujet plus en profondeur en autodidacte (en te procurant ta copie du Event design handbook).

 

  • Pour arriver à la transformation que tu vises à travers la création de tes projets ou événements, tu n’as pas à demander de permission.
  • Teste, crée des prototypes, fais quelque chose que tu pourras perfectionner.
  • Ne demande pas la permission, tu demanderas pardon.

 

Et même… sache que tu n’auras pas à demander pardon, parce que ça va fonctionner. Ça fonctionnera parce que ce sera soit un succès, soit une opportunité d’apprendre. Un “échec” sera simplement le début du prochain prototype, du prochain test.😇

 

Se dire “je ne referai plus jamais ceci de cette façon”, c’est une victoire en soi! Parce qu’on ne sait peut-être pas encore ce qu’on doit faire, mais on sait très bien ce qu’on doit éviter.🥰

 

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Marylène RoyNe demande plus jamais la permission! [Épisode 78]

SÉRIE En mode solutions! Améliorer sa connaissance du client par 3 exercices d’empathie [Épisode 4]

 

Pour mieux servir sa clientèle, ses membres, ses employés, ses administrateurs, on doit mieux les connaître. Et pour mieux les connaître, on a identifié 3 exercices d’empathie très simples, dont deux se font en moins de 5 minutes. Quand on parle d’empathie en innovation, on ne parle pas de compassion, mais bien du processus par lequel on s’identifie à l’autre pour comprendre sa réalité et bâtir une transformation à partir de cette perception.

1. La liste

En 3 à 5 minutes, en groupe, on identifie toutes les parties prenantes qui gravitent autour de notre organisation. On peut choisir de préciser notre recherche (uniquement autour d’un événement que nous organisons à l’intérieur de notre organisation) ou de rester plus global. Le but : identifier tous les groupes d’individus que touche notre organisation/projet/événement.

2. L’intérêt et le pouvoir

Une fois la liste en main, on duplique (si on est en virtuel) ou on déplace (en présentiel) les parties prenantes dans un plan cartésien dont l’axe horizontal sera l’intérêt de cette partie prenante envers notre organisation et le vertical, le pouvoir qu’elle détient.

On aura 4 quadrants : celui où la personne a beaucoup d’intérêt et beaucoup de pouvoir (ce sont les gens qu’on doit séduire!), celui où la personne a moins d’intérêt, mais beaucoup de pouvoir, celui où la personne a moins d’intérêt et moins de pouvoir et celui où la personne a beaucoup d’intérêt mais peu de pouvoir.

Cette représentation graphique est un bon inventaire facile à consulter et elle évoluera avec le temps.

3. L’avatar/le persona

C’est une description plus soutenue d’une personne idéale qui représente une des parties prenantes que l’on doit séduire (beaucoup de pouvoir, beaucoup d’intérêt). On voudra lui donner un nom, des traits de personnalité, des comportements, des habitudes, des désirs, des peurs. Quand vient le temps de revisiter un projet, un service, un événement ou de développer une nouvelle offre, l’utilisation du persona est un outils hyper performant auquel se référer. Il est judicieux de choisir quelques individus issu du groupe pour valider qu’on a bien compris notre partie prenante.

Outils pour créer un persona: https://blogue.guaranamarketing.com/articles/creer-des-personas-dacheteur

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Améliorer sa connaissance du client par 3 exercices d’empathie [Épisode 4]

SÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

L’humain derrière le changement | Série En mode solutions!

Animée par Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions.com

ESPACE OBNL entame une nouvelle collaboration avec Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions ! Elles animent cette série avec tout le dynamisme que nous leur connaissons. Elles présentent des trucs et astuces dédiés aux gestionnaires d’OBNL et à leurs employés, ces véritables caméléons qui affrontent quotidiennement la réalité complexe propre au milieu des OBNL! Découvrez des solutions inspirantes qui stimuleront vos journées de travail ainsi que votre créativité!

Dans ce 2e épisode, Claudine rencontre Sophie Valence-Doucet, de FEVE, qui a su dynamiser les communications avec son CA par la création de vidéos en prévision de ses rencontres.

Mentionnés l’épisode :

Vidéo:  https://youtu.be/7xhxr9Yn7Vw

https://www.canva.com/

Biographie de l’invitée : Sophie Valence-Doucet est directrice générale de l’organisme à but non lucratif Festivals et Événements verts de l’Estrie, qui oeuvre dans l’accompagnement d’organisations événementielles dans leurs démarches d’écoresponsabilité. Diplômée d’un baccalauréat en études de l’environnement et riche de nombreuses formations complémentaires dont un certificat en leadership et habiletés de direction de l’Université Concordia en collaboration avec l’Institut de leadership, Sophie est disponible pour vous offrir un coaching en écoresponsabilité sur les différentes thématiques du développement durable. Cette coach est spécialisée dans les thématiques de la gestion des matières résiduelles, des déplacements actifs et durables, d’approvisionnement durable et sur les questions liées à l’implantation d’une politique ou d’un plan d’action en événementiel écoresponsable.

Festivals et Événements verts de l’Estrie (FEVE) est un organisme à but non lucratif dont la mission est d’informer et sensibiliser la population, les municipalités et les organisateurs d’événements à l’importance des gestes écoresponsables, et d’accompagner les organisateurs d’événement dans leur démarche de gestion écoresponsable. FEVE est une entreprise d’économie sociale fondée en 2014 à la suite des Jeux du Canada de Sherbrooke.

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Dynamiser les communications avec votre CA par la vidéo [Épisode 2]

SÉRIE En mode solutions! Des ateliers simples pour générer des idées [Épisode 3]

ESPACE OBNL collabore avec Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions ! Elles animent cette série avec tout le dynamisme que nous leur connaissons. Elles présentent des trucs et astuces dédiés aux gestionnaires d’OBNL et à leurs employés, ces véritables caméléons qui affrontent quotidiennement la réalité complexe propre au milieu des OBNL! Découvrez des solutions inspirantes qui stimuleront vos journées de travail ainsi que votre créativité!

Dans ce 3e épisode, Claudine et Marylène présentent 3 activités pour permettre de générer des idées, soit l’activité brise-glace de la Mappemonde, l’atelier « Dark Side » et l’atelier 6-3-5.

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Des ateliers simples pour générer des idées [Épisode 3]

La parfaite imperfection [Épisode 38]

En ce début de nouvelle année, on te propose une invitation à la douceur et à l’acceptation (avec une playlist de spa en background!!)!

Parce que les derniers mois n’ont pas été tendres avec nous.

Parce qu’on oublie trop souvent que la perfection n’est pas de ce monde.

Parce qu’on a des attentes hyper-élevées envers nous-mêmes et qu’on doit décrocher un peu.

Prendre du recul.

Se donner de la place pour être parfaitement imparfaits.

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Marylène RoyLa parfaite imperfection [Épisode 38]

Le défi des événements hybrides [Épisode 31]

La pandémie a résolument bousculé nos façons de faire. Et alors que le Québec retournera bientôt au bureau (le télétravail n’est plus « fortement suggéré » par le gouvernement à compter du 15 novembre), plusieurs des habitudes que l’on a prises dans les derniers mois resteront. Dont les événement hybrides…

Ces drôles de petites bêtes qui se sont immiscées dans notre quotidien sont là pour rester… oui oui!

À l’automne 2021, Destination Sherbrooke a organisé un webinaire pour parler de la relance des événements en personne, durant lequel des panelistes étaient invités à parler du défi des événements hybrides.

Et ils ont invité notre Claudine pour participer au panel! Et généreux comme ils sont, ils nous permettent de t’en partager l’audio!

On te partage donc l’extrait du webinaire « Sherbrooke, au coeur de la relance de vos événements », organisé par Destination Sherbrooke, plus précisément un panel de discussion portant sur le défi des événement hybrides avec Daniel Collins (Audiovisuel Collins) et notre Claudine Roussel.

Passe écouter l’épisode et fais-nous signe, par courriel ou sur les médias sociaux, pour nous partager tes impressions. Et si tu as des questions sur ces bibittes d’événements hybrides, partage-nous-les! On commence à les avoir apprivoisées! 😁

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Marylène RoyLe défi des événements hybrides [Épisode 31]

Deux leçons que je n’échangerais pour rien au monde! [Épisode 25]

Tous ceux qu’on côtoie nous transmettent des leçons (on ne les apprécie pas toutes!)

Elles vivent en nous. Au-delà de leur passage dans notre vie.

Cette semaine, Claudine partage deux leçons que sa maman, Line (Guimont), lui a transmises de son vivant et qu’elle porte en elle pour toujours. Cette femme au grand coeur, qui a touché tant de gens durant sa vie, continue de vivre dans les leçons qu’elle a transmises.

Les leçons :

1. Ne laisse personne te définir ou mettre un étiquette sur toi!

2. Retourne à l’humain, retourne à l’amour.

Bonne écoute! 💗

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Marylène RoyDeux leçons que je n’échangerais pour rien au monde! [Épisode 25]

Comment tu fais sentir les gens? [Épisode 19]

Cette semaine on explore une citation de Maya Angelou et le premier engrenage du Design Thinking : l’empathie.

On te suggère de visiter 3 souvenirs de moments mémorables et de voir :

– qui en a fait partie

– quels sont les liens/contacts qui ont été créés

– comment tu t’es senti.

Placer l’humain au coeur de la démarche, c’est notre devise et c’est ce qui nous fait vibrer! 😇💗

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Marylène RoyComment tu fais sentir les gens? [Épisode 19]

La leçon de la fête des Mères [Épisode 12]

Cette semaine, on partage la leçon de la fête des Mères de Claudine et fiston, ou comment, avec de l’empathie, on gagne le monde. Marketing, design de produit, vente, relations humaines, dans toutes les sphères de notre vie, un peu plus d’empathie vient faciliter les choses!

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Marylène RoyLa leçon de la fête des Mères [Épisode 12]

Changer les comportements, changer les événements – avec Ruud Janssen / Entrevue [Épisode 6]

Co-auteur du « Event design handbook » et co-créateur du « Event Canvas », Ruud Janssen nous partage sa vision des événements et pourquoi nous devons prendre le temps de les repenser. Dans un français dont il s’excuse (mais qui est, avouons-le, impeccable!), ce Hollandais-Suisse ayant grandi en France (de là sa francophonie) nous raconte son parcours, les raisons qui les ont poussés, lui et ses collègues, à créer le Event Canvas et l’avenir de cette méthode, notamment la sortie d’un nouveau livre en juin.

Dans une entrevue où l’on perçoit sa générosité et son amour des gens, Ruud partage avec Claudine sa passion pour des événements réussis, des événements qui transforment leurs participants.

Les nombreuses références à la musique viennent du fait que Ruud, Marylène et Claudine se sont connus dans le contexte du Festival des harmonies et d’une formation Event Design.

00:00 Origine de l’Event Design, à cause des événements médiocres

06:00 14 février 2014, création du Event Canvas

07:00 But d’un événement, la transformation (on pouvait se plaindre ou proposer un changement)

11:00 Se regrouper pour mettre notre modèle sur une feuille = la simplicité est la complexité résolue

14:30 Les chouchous (ses éléments préférés parmi les 14 éléments du Event Canvas)

19:00 Analyse d’un événement selon la partie prenante

23:30 1% du temps d’événements à investir en design

28:00 Créer une histoire ensemble (avec analogie culinaire)

30:00 Impact de la pandémie sur l’Event design, dextérité digitale et la chance du débutant

40:00 Les périls des événements virtuels (à voir Wonder.me)

Observations Live vs Online

48:00 Le pouvoir des événements (en ligne ou non) ou “suspendre l’incrédulité”

53:00 Noetic & ineffable, “il faut le vivre pour le croire”

61:00 Intention + humanité + résilience = magie

63:30 Nouveau livre à venir : Design to change

72:30 Event Design Handbook (premier livre), pour mettre l’humain au coeur de l’expérience

74:30 Faire confiance à l’équipe et au processus & exploser les concepts (pas un sport solitaire)

Liens en vrac :

Event Design

“Moscow Mule” (le cocktail signature du Event Design)

Appli Signal

Formations à venir

Pour commander le livre Event Design Handbook

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Marylène RoyChanger les comportements, changer les événements – avec Ruud Janssen / Entrevue [Épisode 6]

Des événements qui transforment les gens, Event Design handbook / Suggestion lecture [Épisode 5]

Dans cet épisode, on te partage notre livre chouchou : Event Design handbook. Un livre qui propose une méthode inspirée du design thinking pour déconstruire et reconstruire les événements en mettant l’humain au coeur de la démarche. Du bonbon!

Voici quelques liens abordés dans l’épisode :

Origines du design thinking

Les 5 phases du Design thinking  (en anglais)

Pour commander le livre Event Design Handbook

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Marylène RoyDes événements qui transforment les gens, Event Design handbook / Suggestion lecture [Épisode 5]