Ce qui est important doit être écrit | Constat # 4 [Épisode 67]

Dans la tête c’est bien, par écrit c’est mieux!

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

Il faut dire que, dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, contrats de toutes sortes, politiques de remboursement de billets, consignes aux bénévoles ou procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la vraie question : » Dois-je vraiment consigner ceci par écrit? »

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes et les indications nécessaires pour les réaliser facilement. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! 🤯

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance, d’optimiser nos façons de faire et d’éviter de :

Penser qu’on va s’en souvenir
Penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
Penser que c’est évident
Croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
Croire qu’on est irremplaçable ou pire immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
Détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

Une matrice à la rescousse

Optimiser en mettant par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Cette matrice permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non ainsi que leur urgence ou non. Ainsi, dans le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes. Malheureusement, ce cadran est très peu visité. Et on a souvent tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Alors, il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes. Avant l’ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents? De ta meilleure amie? Ou même plus récemment ton NIP après le confinement? 🤦‍♀️

Mon échéancier est-il assez?

De toute évidence, voir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base. Notamment, de savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches. Et que celles-ci sont liées à des dossiers différents dans notre système informatique. En plus, elles intègrent aussi plusieurs interactions. Alors, prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…🏎️🏎️🏎️

Flexibilité et révision

Donc, une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. En effet, c’est évolutif car c’est de la structure, mais c’est aussi flexible.