Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 1 [Épisode 88]

Se faciliter la vie en organisation

 

Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!

On a développé notre méthode (très intuitive, pas du tout scientifique et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous voici!

Voici d’abord la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.

• Administration
• CA et gouvernance
• Communications
• Développement
• Équipements et bâtiments
• Financement
• Gestion financière
• Innovation
• Opérations
• Relations externes
• Ressources humaines
• Service-client
• Ventes

Un peu plus en détail😉

 

Administration

C’est ici qu’on aura toutes les traces administratives de l’organisation : les assurances, les bases de données, les codes d’accès, les immatriculations d’entreprise, etc. Pas de gouvernance (lettres patentes, CA) ni de finances ici. Tout ce qui doit être archivé et qui porte sur le “contenant” qu’est l’organisation (par opposition à son “contenu” que seront ses opérations). On y retrouve les données relatives au personnel (pas les documents de versement de paie, qui eux seront dans la Gestion financière), mais la paperasse d’embauche, d’assurance, de congés. On y met également le sous-dossier Formation qui permettra de stocker les présentations et notes des formations auxquelles assistent les membres de l’équipe. C’est la bibliothèque de l’organisation. Et souvent, quand on ne sait pas où mettre quelque chose, c’est là que ça va!

 

CA et gouvernance

Ici, on reproduit le “cartable de compagnie” : lettres patentes, règlements généraux, ordres du jour et procès-verbaux des rencontres du CA, résolutions, etc. On y tiendra aussi le “Dossier/Étui du parfait administrateur”, un dossier partagé aux membres du CA qui inclut des copies des réglements généraux à jour, des coordonnées des membres du CA, de la planification stratégique à jour, des différentes politiques, du formulaire de frais de rempboursements, etc.). S’y trouvera aussi le Dossier partagé aux membres du CA : il inclut le Dossier/Étui et surtout les dossiers des réunions (par année, puis dates) avec ordresdu jour, procès-verbaux, résolutions, documents joints. C’est dans ce dossier qu’on doit retrouver les archives des décisions. Attention : on ne partage que les parties nécessaires de ce dossier au CA (pour éviter de les surcharger et de partager des informations qui ne devraient pas l’être).

 

Communications

On trouvera ici tous les éléments de marketing de l’organisation. Stratégie, éléments graphiques, publicités, images, logos (les nôtres, ceux de nos partenaires). Une grande décision doit se prendre lors de la composition de ce dossier : par année/édition ou par sujet.

On préconise par sujet (d’abord), puis par année, surtout parce que ça laisse des indices, ça démontre ce qu’on fait. Et si tu utilises l’échéancier performant Que Des Solutions, tu sais que les tâches sont en lien avec des Secteurs et des sous-dossier. Comme c’est plaisant quand tout est “raccord” et qu’on se retrouve facilement entre l’échéancier et l’arborescence.

 

Attention : quand on utilise de l’infonuagique (ex. Sharepoint) on peut se retrouver avec des avertissement en lien avec la longueur du nom des fichiers (le chemin d’accès + le nom du fichier). Le mieux est toujours de couper au plus court. Idéalement, il faut d’éviter les espaces et les accents… Ce qu’on déteste personnellement!_eurk_re-eurk_!

 

Développement

Ici, on veut documenter les projets qui ne sont pas encore dans les opérations. On retrouvera les projets à long terme (souvent issus de la planification stratégique). Un truc : dès que quelque chose est dans les cartons, mais n’existe pas encore = ouvrir un dossier dans Développement. La joie de voir ce dossier passer aux opérations est sans bornes!

Si le dossier est vide, c’est un symptôme qu’il n’y a pas de développement! On pourra donc ressentir la pression d’y créer au moins un dossier de Lac-à-l’Épaule et y mettre nos idées d’ateliers 😉

C’est ici qu’on retrouvera plusieurs éléments qui entrent dans le cadran 2 (Important et pas urgent) dont :

• Des indices pour repenser la maintenance de l’organisme,
• Des nouveaux systèmes ou applis à explorer/intégrer
• Des notes pour repenser la structure des dossiers

 

Équipement et bâtiments

Ici on trouvera ce qui est au bilan en actif, c’est-à-dire les immeubles et équipements/mobilier/véhicules. Quant aux immeubles, on aura les titres de propriété, plan de maintenance, etc. Pour les équipements, les listes et garanties de tout le matériel dont les ordinateurs, le mobilier, les équipements entreposés, etc.

 

Financement

Se retrouvent ici les dossiers liés aux entrées d’argent qui ne sont pas des ventes : Subventions, commandites, philanthropie.
Les subventions sont traditionnellement liées à des programmes par lesquels on offre un projet/service qui a fait l’objet d’un dépôt et qui devra faire l’objet d’une reddition de comptes. On gardera des traces des formulaires, mais également nos calculs, notes de réunion, suivis d’échanges avec les agents, ententes, etc.

Pour les commandites, qui sont des échanges de visibilité / hospitalité / rayonnement contre de l’argent, on gardera également des traces de toutes les présentations, échanges, ententes, redditions des comptes, statistiques, etc.

Notre arborescence suggérée est la suivante :

• Financement/Subvention/MinistereX/Année
• Financement/Commandite/Nomdupartenaire/Année

Le fait de classer par sous-secteur (commandite/subvention) puis par partenaire permet à toute l’équipe de s’y retrouver et d’avoir une liste visible des partenaires actifs.

Encore ici, l’échéancier va référer au secteur (Financement) et au partenaire (ex. Renégocier l’entente avec le Photographe X). Il sera super intuitif pour le membre de l’équipe de se référer aux dossiers à partir de sa liste de responsabilités.

 

Truc : si plusieurs partenaires (commanditaires ou subventionneurs) ne sont plus actifs, on peut très bien faire un dossier Z-Archives (on met Z pour qu’il soit en dernier dans la liste).😉

 

Gestion financière

Ici, on trouvera la comptabilité, les copies de factures (produites, reçues), les relevés de paie et toutes les traces comptables

Contrairement au reste de l’arborescence, on suggère de partir immédiatement par année/édition :
Ex. Gestion financière/2024/sous-dossiers

 

Dans le prochain podcast, on te parlera de l’innovation et on couvrira le reste de nos dossiers “incontournables” pour un OBNL (surtout un organisme œuvrant dans l’événementiel).