Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]

 

Se faciliter la vie en organisation

 

C’est ici la suite de notre épisode et article précédent. Alors, que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!

On a développé notre méthode (très intuitive et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous (re)voici!😉

Au cas où, voici donc la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées.

Cette première section est couverte dans notre épisode 88!

• Administration
• CA et gouvernance
• Communications
• Développement
• Équipements et bâtiments
• Financement
• Gestion financière

Alors, aujourd’hui on poursuit avec:

• Innovation
• Opérations
• Relations externes
• Ressources humaines
• Service-client
• Ventes

 

Un peu plus en détail😉

 

 

Innovation

 

Alors que Développement concerne du long terme, on retrouvera dans le dossier Innovation les projets ponctuels, les projets qu’on prévoit réaliser d’ici la prochaine année et les copies des tableaux blancs, par exemple. Il faut voir ce dossier comme une salle de jeux et de créativité!

Contrairement à plusieurs autres dossiers qui nécessitent de l’ordre, c’est un des endroits où on aime que tout soit pêle-mêle. Par exemple, un affichage avec de Très grandes icônes (surtout si on a beaucoup de photos ou captures d’écran) permet de voir la galerie de toutes les idées.🤩

Ce dossier est un super endroit pour documenter l’origine de certains projets (devenus des opérations) avec les notes quant à l’idéation initiale, quant au “pourquoi” on l’a mis en place. On peut également y consigner les indicateurs et les suivis pour témoigner du succès ou non de l’initiative.

 

La clé : la constance

 

Dans nos tâches de Quadrant II : on suggère de prévoir à l’échéancier 2 fois par an de passer voir dans Innovation pour faire des suivis et pour s’inspirer.

Toutes les méthodes sont bonnes pour enregistrer les inspirations (courriels, captures d’écran) : on peut les enregistrer directement dans le dossier (en les nommant clairement), avoir un document avec des liens vers nos propres padlets, ou vers nos tableaux Pinterest. On peut prendre des photos de nos inspirations ou les inscrire sur des serviettes de table (que l’on photographie également!).

L’idée, c’est de passer là pour s’inspirer, se motiver. Les bonnes idées qui sont semées dans ce dossier peuvent vivre dans l’année ou plus tard. Si on voit qu’il s’agit de développement à long terme, on peut transférer dans Développement.

 

Le vide

 

Si ce dossier est vide, eh ben ça témoigne d’une absence d’innovation, d’inspiration, de créativité dans l’organisation ou encore de rigueur dans le dépôt des idées à cet endroit. C’est là que des rencontres d’équipe de type Lac-à-l’Épaule (2 fois par an minimum) et même des tâches récurrentes individuelles (par exemple aux 2 mois) pourront permettre de rappeler aux membres de l’équipe de faire le transfert des idées ici. En se laissant des indices (favoris sur internet, sous-dossier Innovation dans la boite courriel), cette tâche récurrente ne prendra que quelques minutes!

 

Pour réagir dans l’urgence

 

Quand un budget (subvention, commandite) tombe de façon impromptue, avec 10 jours de délai, on peut puiser ici (dans les semis) pour compléter des appels de projets. Ça, c’est un cas vécu!😝

 

Un petit truc😝

 

Le stationnement à idées

 

Lorsqu’on pilote des ateliers d’idéation / design thinking, la première chose que l’on crée, c’est un stationnement à idées pour y mettre les idées qui émergent hors du contexte ou de l’activité. Parce qu’une mauvaise idée est souvent une bonne idée avec un mauvais timing (ne dit-on pas que “avoir raison trop tôt c’est avoir tort”?).

D’ailleurs, les prototypes qui sont créés dans nos séances d’idéation en événementiel sont un parfait exemple de ce qui se retrouve dans le dossier Innovation. On y retrouve des éléments d’inspiration dans lesquels on pourra puiser à la carte.

Bref, il est important de NE PAS avoir peur de trop garnir ce dossier. Si on a l’idée, il faut la noter et l’enregistrer ici, peu importe la façon.😍

 

Opérations

 

C’est le dossier général qui contiendra les sous-dossiers particuliers à l’organisation. Alors, quelques exemple des sous-dossiers d’un événement culturel :

• Opérations/Accueil et accréditation.
• Opérations/Billetterie.
• Opérations/Hébergement.
• Opérations/Programmation.
• Opérations/Technique.

 

Les sous-dossiers seront directement en lien avec nos opérations (et elles sont propres à chaque organisation). La pire chose à faire c’est de prendre un exemple et de l’adopter sans le questionner ou le repenser. C’est comme se retrouver avec un t-shirt blanc trop grand…😲

Une des clés pour prévoir les thèmes des dossiers, c’est de penser en fonction de l’information à partager à l’externe (avec des fournisseurs, des sous-traitants). Par exemple, le dossier Technique & logistique, pour lequel j’aurais une équipe de deux coordonnateurs sous-traitants. Ceux qui gèrent tous ces aspects inclurait tous les éléments de gestion de site, d’équipements de sono, de plans de salle, de matériel loué, les horaires de montage, etc. Il serait alors facile de leur partager le dossier (en Google Drive, Sharepoint, etc.).

 

Comment s’y retrouver?

 

Pour répondre à la question : mais où classer un document X? La réponse est : il faut avoir un endroit dans Administration qui présente l’arborescence des dossiers avec des exemples. (On fournit une liste exhaustive dans notre échéancier performant). Un élément peut avoir deux endroits différents où il pourrait être enregistré. C’est dans ce document de suivi qu’on pourra se retrouver. Par exemple, Liste de répartition des petites caisses sur le site de ton événement = peut être dans Gestion financière (avec les détails du contenu des petites caisses) ou dans Opérations/Billetterie. C’est TOI qui choisit, en fonction de ce qui a du sens. Mais ce qu’il faut, c’est de le documenter pour que les AUTRES s’y retrouvent (par une simple recherche (CTRL+F)).😉

 

Mais, de grâce, NE DÉDOUBLE JAMAIS un document parce qu’il pourrait aller à deux endroits différents. C’est le meilleur moyen de te retrouver avec de l’information contradictoire et de poser des pièges pour tes collaborateurs, ton équipe ou toi-même. Cette réflexion pour la confection de la liste des dossiers et leur contenu se fait en amont. Après (et seulement après quand tout le contenu de notre dossier central a été réfléchi), on manipule les dossiers et on les classe dans leur “nouveau domicile”.

 

On se tourne vers l’humain

 

Relations externes

 

Ce dossier servira pour documenter les partenaires qui ne sont pas dans Administration ou Financement. Les partenaires en développement, le lobbying, les représentations, les associations dont on fait partie. Également, on y retrouve le mécénat ou le mentorat ainsi que les prix et reconnaissances.

 

Ressources humaines

 

En événementiel, on fonctionne ici avec 2 sous-dossiers : Bénévoles (portions partagées aux responsables de secteur) et Employés (dossier protégé avec portions accessibles uniquement aux cadres/gestionnaires autorisés).

 

Service-client

 

Pour reprendre l’exemple événementiel, c’est ici qu’on retrouve l’information de support pour notre clientèle et participants, les foires aux questions, les plans officiels finaux, les documents de support. Tout ce qui servira aux équipes à offrir le meilleur service-client.

 

Ventes

 

Ici, on retrouve la tarification générale, les produits dérivés, les billets, les listes de prix, les affiches finales de support pour les caissiers, les rapports de caisse vierges destinés aux bénévoles pour vente sur place.

Alors, on parle de billets, mais attention! Organisation de la billetterie = Opérations/Billetterie. Rapports de vente = Gestion financière.

 

Numéroter ou ne pas numéroter, là est la question!

 

La science de l’archivage suggère la numérotation des dossiers afin d’en faciliter le suivi et le rangement… Mais on DÉTESTE ajouter des chiffres EN PLUS des mots. Parce que ça allonge le titre, parce qu’on est des filles de contact, d’échange, de communication, de MOTS. C’est un choix qui est personnel ou organisationnel. Et surtout, on n’a pas de jugement contre l’ajout de chiffres, mais de notre côté, c’est non! Niet! Nada!

De quoi ça a l’air?🫣

 

Bref, la seule chose qu’on aime quand on met des chiffres comme ça, c’est pour présenter l’arborescence et la lister. Un peu comme un plan comptable avec les # de comptes. Mais de là à répéter les chiffres partout dans les noms de dossiers… on décroche…

 

Deux choses à retenir pour mieux documenter

 

• L’arborescence la plus efficace sera celle qui ressemble à ton organisation, qui sera pensée précisément pour elle.
• Le CHAOS N’A PAS sa place dans ton quotidien et refaire une arborescence pour qu’elle soit efficace et simple, il suffit de le faire! Voici les étapes (attention de NE PAS commencer en déplaçant des dossiers!!!)😲

1. 1. 1. Faire la liste des opérations, des thèmes, des sujets que vous traitez.
      2. Mettre en commun et échanger en équipe sur une classification qui aurait du sens pour vous.
      3. Faire une première ébauche de dossiers généraux et y répartir les dossiers que vous avez déjà (un chiffrier Excel ou une base Airtable est parfaite pour cet exercice).
      4. Choisir dans chacun des sous-dossiers si vous irez par thème ou par année (nous relire ou réécouter pour avoir nos suggestions).
      5. Faire une copie de sauvegarde de vos dossiers!!!
      6. Implanter votre nouvelle arborescence en déplaçant les dossiers selon la structure que vous aurez choisie (idéalement une journée où l’équipe est sur pause et par une seule et même personne).

 

Ce serait bête de continuer à travailler dans un fouillis où personne ne se retrouve. Le vent de fraîcheur qu’on ressent quand on évolue dans une structure de dossiers qui est actualisée et qui est instinctive est la plus douce des brises. C’est promis!