Trop d'information à gérer, 2 clés pour s'y retrouver [Épisode 48]

Trop d’information à gérer, 2 clés pour s’y retrouver [Épisode 48]

 

Cauchemar éveillé :

Chercher une information cruciale.

Trouver le dossier où elle se trouve.

Rester perplexe devant 3 fichiers excel (liste-v1, liste-v3déc, liste-mise_a_jour_Julie). Ouvrir le plus récent.

Rester perplexe devant 4 onglets différents (par date, par ville, ordre alphabétique, par secteur Julie).

Constater que les infos d’un même membre diffèrent selon les onglets.

Demander à Julie si elle sait lequel est à jour.

Ne pas obtenir de réponse claire.

Rêver de déménager à la campagne et d’élever des alpagas.

Ça te dit quelque chose?

Dans une organisation, la gestion de l’information est au coeur des activités (et au coeur de la plupart des problèmes quotidiens vécus). Elles peuvent être répertoriées dans une base de données/CRM professionnels (ProDon, Yapla, Salesforce, HubSpot, etc.) ou autonomes (listes excel, fichiers Airtable). Les informations sur les clients, bénévoles, membres, donateurs, musiciens, employés ou fournisseurs, pour être au service de votre organisation (et non le contraire) doivent être :

  1. facilement accessibles,
  2. à jour,
  3. fiables,
  4. exactes.

Qu’on ait l’intention de revisiter sa façon de gérer les informations de façon autonome ou accompagnée par des professionnels, deux clés sont indispensables pour y arriver.

1. Inventorier ou cartographier l’information

a) tout ce que tu détiens

b) tout ce dont tu as besoin

Le meilleur moyen d’y arriver est de faire un braindump (une vidage de cerveau!). Que ce soit numérique (avec une application comme Miro.com) ou analogue (avec du papier, des post-its et des crayons), l’idée est d’extraire de tes fichiers, de ton cerveau et de tes classeurs TOUTE l’information que tu détiens (dans un secteur précis ex. tes contacts). Quand vient le temps d’évaluer ce dont tu as besoin, ce sera surtout pour prioriser l’utilité de l’information (ce qui doit faire partie des listes/rapports ou non) et l’urgence du traitement (est-ce qu’on intègre cette information immédiatement dans nos listes ou on l’ajoute plus tard, dans une phase subséquente).

2. Identifier son utilisation

Ici, on veut lister TOUTES les façon dont on a besoin de consulter l’information. C’est là qu’on se questionne sur l’ordre de présentation, les liens entre les données, les formats de présentation. L’exemple des locaux utilisés par le Festival des harmonies en est un bon. Les locaux utilisés sont présentés dans une foule de listes qui donnent une information similaire, mais répondant à des besoins spécifiques :

  1. locaux selon leur disponibilité par jour;
  2. locaux avec ensembles qui les occupent;
  3. locaux avec ensembles, présentés par jour;
  4. locaux libres (avec la distinction utilisés et non-utilisés)
  5. locaux réassignés durant l’événement;
  6. locaux par faculté, avec bénévoles assignés à chaque faculté;
  7. ensembles en ordre alphabétique avec local assigné;
  8. locaux par ordre d’arrivée des ensembles;

Les différentes utilisations de l’information se trouvent à plusieurs endroits dans nos organisations et principalement dans les classeurs excel et leurs différents onglets (ou filtres). Bien sûr, quand une organisation a déjà un CRM/base de données, les différents rapports programmés constituent déjà une ressource pour savoir quelles présentations de l’information sont nécessaires. Sonder son équipe et ses fournisseurs quant aux informations nécessaires pour faire leurs tâches ou répondre à nos besoins est également une source non négligeable. Une même information peut être présentée de 2, 5, même 20 façons différentes et chacune est pertinente selon le contexte.

Si penser à faire cet inventaire te donne déjà mal à la tête, sache que même si tu engages une firme spécialisée pour faire le boulot, tu devras identifier et comprendre ce processus. Le programmeur aura beau avoir toute l’expertise du monde, il ne pourra pas deviner la façon dont toi et ton équipe traitez l’information dans un contexte précis, ni les différents besoins particuliers que vous avez dans la façon dont vous consultez vos données.

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