Les comités – Comment simplifier et optimiser leur création et la gestion de projet en comités [Épisode 9]

 

La clé pour des comités efficaces

 

On plonge dans l’univers des comités. L’objectif est de clarifier et de simplifier leur mise en place ainsi que la gestion pour maximiser leur pertinence et leur efficacité. On va te donner des outils pratiques afin que les comités produisent les résultats escomptés sans devenir chaotiques. On te propose 6 questions (pourquoi, quoi, qui, comment, où et quand) et du oumf/wow/confettis pour simplifier et optimiser la création de comités et la gestion de projet avec ceux-ci!

 

Les six questions clés

 

1. Pourquoi des comités?

 

Définir la raison d’être des comités. Par exemple, tu veux lancer un comité consultatif pour proposer des solutions technologiques à un événement virtuel. Ton mandat précis sera d’analyser les technologies disponibles, proposer des solutions, intégrer ces solutions dans ton organisation avec un échéancier clair.

 

2. Quoi ?

 

Clarifier ce que font les comités.  Établir la ligne directrice en définissant l’énoncé de mandat et les objectifs en spécifiant lesquels et comment les mesurer.

 

3. Qui dans les comités?

 

Identifier les membres et rôles dans les comités. Il faut garder un dialogue authentique. Parler ouvertement des motivations et des performances de chaque membre peut aider à redynamiser le groupe.

• Composition : Les personnes qui siègent et leurs rôles.
• Rendre des comptes : À qui le comité rapporte-t-il?
• Recrutement: Procédures pour renouveler ou remplacer les membres peu investis.

 

4. Comment ?

 

Déterminer les procédures et outils utilisés. Utilise des plateformes comme Asana, Teams, Slack, ou Google Docs afin d’avoir une flexibilité avec des outils virtuels et ainsi permettre plus grande facilité à consulter la documentation.

5. Où ?

 

Définir les lieux de réunion. Que les réunions soient en présentiel ou en virtuel, on définit l’endroit (Salles de conférence, plateformes de visioconférence comme Zoom et Teams ou encore dans des lieux extérieurs si nécessaire).

 

6. Quand ?

 

Planifier les réunions d’avance et fixer les dates dans les agendas. On planifie les réunions à l’avance pour éviter les conflits. Pour les réunions récurrentes, on automatise les invitations pour une organisation sans faille.

 

La petite touche Wow!!

 

Créer des rôles dans chacun des comités apportera de la motivation et du dynamisme. Voici quelques suggestions pour t’inspirer (on s’inspire du Event Design😍)!

• • Facilitateur : Guide le groupe.
  • Fou du roi : Pose les questions difficiles.
  • Producteur d’idées : Responsable de la créativité et du « stationnement à idées ».
  • Réducteur de blabla : Maintient le focus en évitant les dérapages.
  • Enregistreur : Collige et documente l’information.
  • Gardien du temps : Assure le respect des horaires.

 

Activités pour dynamiser les comités

 

• • Activités d’introduction : Tour de table avec des questions inattendues (« Ce que j’ai dans la tête que vous ne pensez pas »).
  • Animal totem: Chaque membre choisit un animal et une qualité qu’il souhaite mettre en avant.
  • Map monde ou ligne du temps : Les membres placent un visuel à un endroit où ils aimeraient être dans le monde ou à une époque dans l’histoire.

Ces activités créent un lien entre les membres et renforcent le sentiment d’appartenance, élément crucial pour maintenir la motivation et la coopération au sein du comité.

 

En suivant ces étapes, transforme tes comités en équipes dynamiques et efficaces, loin du chaos habituel. Bonne gestion!😉