L’organigramme, un des éléments-clés de ton événement/projet [Épisode 40]

 

Est-ce que j’ai vraiment besoin d’un organigramme?

 

Avoue qu’il n’y a rien de pire que des dossiers qui tombent entre deux chaises parce que tout le monde était certain que quelqu’un d’autre devait le faire! Dans la gestion d’un projet ou d’un événement (qui est souvent, disons-le, en urgence-dernière-minute), ce genre d’inefficacité, ni toutes les répercussions qu’elle pourrait avoir, on ne peut pas se le permettre. Un organigramme, c’est un des éléments-clés d’un événement ou d’un projet réussi. Pour cela, il doit être clair et complet.  On a choisi de te le présenter cette semaine car c’est un des 4 piliers de la gestion d’événements et de projets.

On a décidé d’approfondir le sujet afin d’explorer les avantages d’avoir cet outil, les différentes caractéristiques d’un bon organigramme, les deux organigrammes nécessaires pour une gestion efficace (planification et réalisation), l’importance d’ajouter une cellule d’intervention et gestion de crise.

 

Qu’est-ce qu’un organigramme?

 

Un organigramme est une représentation graphique des différentes personnes et postes au sein d’un projet ou d’une organisation. Il montre la structure hiérarchique, indiquant qui relève de qui, qui est responsable de quoi et comment les responsabilités sont distribuées.

 

Importance de l’utiliser

 

• Clarté des responsabilités

Un organigramme permet d’identifier qui fait quoi dans un projet ou une organisation. Il révèle souvent des tâches ou des dossiers non attribués, permettant ainsi de combler les lacunes.

 

• Détection des débordements 

En voyant visuellement la répartition des tâches, tu peux rapidement identifier les personnes surchargées. Une personne au bout de la chaîne avec de multiples responsabilités peut expliquer certains retards ou tensions dans le projet.

 

• Personalisation pour les projets ponctuels

Un organigramme général peut exister pour l’organisation, mais il est aussi bénéfique de créer des organigrammes spécifiques pour chaque projet ou événement. Cela permet de s’adapter aux particularités de chaque situation.

 

Comment le créer ?

 

Processus de création

 

• Initialement fait par une seule personne : Plutôt que de créer l’organigramme en groupe (ce qui peut être inefficace), il vaut mieux qu’une personne ayant une vue d’ensemble le fasse. Ensuite, il est validé en équipe.

 

• Validation et correction en équipe : Une fois créé, le reste de l’équipe peut revoir l’organigramme pour s’assurer que tout est correct. Cela permet de détecter des erreurs ou des lacunes et de les corriger.

 

Outils recommandés

 

• Tableaux blancs : Miro est recommandé pour sa fluidité et ses options de personnalisation. Tu peux facilement ajouter des connecteurs et jouer avec les couleurs pour une meilleure clarté.
• Alternatives : Si tu n’es pas à l’aise avec les logiciels, une simple feuille de papier peut faire l’affaire. L’important est de ne pas se perdre dans la technique.

 

Types d’organigrammes nécessaires

 

• Organigramme de planification

 

C’est la structure pour la planification. Cet organigramme est utilisé pendant la phase de préparation de l’événement ou du projet. Il montrera les responsabilités de ceux impliqués dans la planification.

 

• Organigramme de réalisation

 

C’est la structure pour l’exécution. Celui-ci est crucial pour le jour J de l’événement. Il inclut les numéros de téléphone et les fréquences radio des responsables pour une communication efficace. Une partie de cet organigramme doit absolument inclure une cellule de crise. Cette cellule doit être prête à gérer toute urgence comme un incident de sécurité ou une crise médiatique.

Exemple des détails de la cellule de crise

• Responsable du service client : Celui qui reçoit les plaintes.
• Communication et médias : Qui gère les relations médias.
• Sécurité : Responsable de la sécurité sur le terrain.
• Police : Contact direct avec les autorités locales.
• Service de santé : Faciliter la prise en charge médicale avec des entités telles que les ambulanciers, patrouilles,…

Tous ces éléments sont supervisés par un trio essentiel composé de la direction, d’un administrateur, et d’un intervenant spécifique selon la nature de la crise.

Par exemple, dan sun festival ou un carnaval, les tâches de planification et de terrain pourraient être divisées en différents secteurs. Les responsables de chaque secteur auront des rôles clairs définis dans les organigrammes distincts de planification et de réalisation.

 

Conseils pour réussir ton organigramme

 

• Simplicité avant tout

Ne te perds pas dans les détails techniques du dessin. Priorise la clarté des responsabilités et la communication.

 

• Iteratif et évolutif

Ton organigramme doit être un document vivant évoluant avec le projet. Revois-le régulièrement pour t’assurer que tout est à jour et correct.

 

Un organigramme est plus qu’un simple diagramme, c’est un outil de management essentiel pour la clarté des responsabilités, la prévention des débordements et une gestion efficace des projets et événements. En investissant du temps pour créer et maintenir cet outil, tu améliores non seulement la structure mais aussi la communication et l’efficacité de ton équipe.

Alors, prends le temps de réaliser cet organigramme pour ton prochain projet ou événement et observe les bienfaits que ça peut apporter!

Cela t’intéresse d’en apprendre davantage sur les autres 4 piliers de la gestion d’événements et de projets? Découvre l’épisode Les 4 piliers de la planification d’un événement (ou : tu ne le sais pas tant que tu ne le sais pas!) [Épisode 27]