Trop d’information à gérer, 2 clés pour s’y retrouver [Épisode 48]

Cauchemar éveillé :

Chercher une information cruciale.

Trouver le dossier où elle se trouve.

Rester perplexe devant 3 fichiers excel (liste-v1, liste-v3déc, liste-mise_a_jour_Julie). Ouvrir le plus récent.

Rester perplexe devant 4 onglets différents (par date, par ville, ordre alphabétique, par secteur Julie).

Constater que les infos d’un même membre diffèrent selon les onglets.

Demander à Julie si elle sait lequel est à jour.

Ne pas obtenir de réponse claire.

Rêver de déménager à la campagne et d’élever des alpagas.

Ça te dit quelque chose?

Dans une organisation, la gestion de l’information est au coeur des activités (et au cœur de la plupart des problèmes quotidiens vécus). Elles peuvent être répertoriées dans une base de données/CRM professionnels (Zeffy, Yapla, Salesforce, HubSpot, etc.) ou autonomes (listes Excel, fichiers Airtable (lien affilié)). Les informations sur les clients, bénévoles, membres, donateurs, musiciens, employés ou fournisseurs, pour être au service de votre organisation (et non le contraire) doivent être :

facilement accessibles,
à jour,
fiables,
exactes.

Qu’on ait l’intention de revisiter sa façon de gérer les informations de façon autonome ou accompagnée par des professionnels, deux clés sont indispensables pour y arriver.

1. Inventorier ou cartographier l’information

a) Ce que tu détiens (ABSOLUMENT TOUT)

b) Ce dont tu as besoin (TOUT)

Effectivement, le meilleur moyen d’y arriver est de faire un braindump (une vidage de cerveau!).🤯 Que ce soit numérique (avec une application comme Miro.com) ou analogue (avec du papier, des post-its et des crayons). L’idée, c’est d’extraire de tes fichiers, de ton cerveau et de tes classeurs TOUTE l’information que tu détiens (dans un secteur précis). Comme par exemple, tes contacts. Alors, quand vient le temps d’évaluer ce dont tu as besoin, ce sera surtout pour prioriser l’utilité de l’information. Ce qui doit faire partie des listes/rapports ou non) et l’urgence du traitement. Donc la question qu’on se pose : Est-ce qu’on intègre cette information immédiatement dans nos listes ou on l’ajoute plus tard, dans une phase subséquente?.

2. Identifier son utilisation

Ici, on veut lister TOUTES les façon dont on a besoin de consulter l’information. C’est là qu’on se questionne sur l’ordre de présentation, les liens entre les données, les formats de présentation. Par exemple, on peut parler des locaux utilisés par le Festival des harmonies. Ceux utilisés sont présentés dans une foule de listes qui donnent une information similaire, mais répondant à des besoins spécifiques.

Selon leur disponibilité par jour.
Avec ensembles qui les occupent.
Avec ensembles, présentés par jour.
Libres (avec la distinction utilisés et non-utilisés).
Réassignés durant l’événement.
Par faculté, avec bénévoles assignés à chaque faculté.
Ensembles en ordre alphabétique avec local assigné.
Par ordre d’arrivée des ensembles.

Il faut dire que les différentes utilisations de l’information se trouvent à plusieurs endroits dans nos organisations. Principalement, dans les classeurs Excel et leurs différents onglets (ou filtres). Bien sûr, quand une organisation a déjà un CRM/base de données, les différents rapports programmés constituent déjà une ressource pour savoir quelles présentations de l’information sont nécessaires. Sonder son équipe et ses fournisseurs quant aux informations nécessaires pour faire leurs tâches ou répondre à nos besoins est également une source non négligeable. Une même information peut être présentée de 2, 5, même 20 façons différentes et chacune est pertinente selon le contexte.

Finalement, si penser à faire cet inventaire te donne déjà mal à la tête, tu n’es pas seule. Cependant, sache que même si tu engages une firme spécialisée pour faire le boulot, tu devras identifier et comprendre ce processus. Le programmeur aura beau avoir toute l’expertise du monde, il ne pourra pas deviner la façon dont toi et ton équipe traitez l’information. Autant dans un contexte précis que les différents besoins particuliers que vous avez dans la façon dont vous consultez vos données.

Psst… Tu aurais le goût de pousser plus loin et d’implanter un échéancier pour t’aider (tant qu’à!)? Découvre notre échéancier performant! Il peut réellement faciliter ta vie et te permettre de continuer d’avancer!!