Donner avant de prendre [Épisode 51]

Commencerais-tu un repas avec le dessert? Es-tu déçu.e quand quelqu’un évente la fin du film que tu espérais voir bientôt? Nous aussi! Et c’est la même chose quand vient le temps de donner et recevoir dans nos organisations. On commence malheureusement par le dessert et on gâte le repas… Ce qu’on propose d’explorer cette semaine : donner avant de prendre.

Ou donner avant de penser recevoir. Au-delà du principe philosophique, c’est le principe marketing qui nous intéresse ici.

On le voit partout (infolettres, promotions, rabais d’introductions de produits), on le fait déjà, mais on aurait avantage à étendre la pratique.

Donc, on vous propose quelques exemples concrets.

 

1.Gestion de la restauration dans le Festival des harmonies par coupons

 

Coupons sont créés et produits par nous, avec les informations complètes de l’édition (dates, prix). Véritable clé-en-main pour le partenaire à qui on demande ce service (paiement simple sans argent). Une seule facture à gérer pour nous ce qui apporte une simplicité pour les clients et bénévoles. Donner avant de penser recevoir veut dire : Si c’est notre organisation qui ait besoin de quelque chose de la part d’un partenaire, je m’assure de le définir clairement et de proposer exactement la solution qui me conviendrait (clé-en-main).

 

2.Plans de partenariat

 

En plus des partenaires externes à qui on propose les forfaits de visibilité, penser aux fournisseurs “normaux”, aux alliés qui n’apparaissent pas d’emblée comme des commanditaires éventuels, mais qui pourraient bénéficier de la visibilité proposée (fournisseurs, entreprises des membres du CA, entreprises des bénévoles).

 

3.Consignes aux bénévoles

 

Ne pas prendre pour acquis que nos bénévoles comprennent l’information relative à notre organisation. Donner des directives claires, à jour, repensées et réfléchies à tous les bénévoles. Et pour les bénévoles de gestion (responsables), reconnaître leur implication dans le cadre d’un souper, collations et repas qui plaisent, gratuités/rabais/produit à l’effigie de l’organisme. Avant d’avoir pris une heure à un bénévole, il faut lui avoir donné quelque chose qu’on peut qualifié de base, à savoir des consignes claires et inspirantes.

 

Donner avant de prendre. Donner avant de penser recevoir.

 

On le fait déjà dans plusieurs secteurs. Et c’est très bon de s’en inspirer pour d’autres, surtout quand on voit qu’une initiative fonctionne. On fait tout le contraire dans d’autres (et c’est bon de l’identifier pour s’en détourner). Et pour cause, puisque c’est un changement à faire et qu’il n’est pas toujours le bienvenu dans nos organisations. Ah, résistance au changement quand tu nous tiens!

Mais la gratitude, c’est surtout payant! 🙏

Donner avant de prendre, ça ouvre des portes pour recevoir encore mieux, encore plus. Par conséquent, ça nous positionne comme une organisation qui sait reconnaître ses gens.

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Marylène RoyDonner avant de prendre [Épisode 51]

SÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]

 

On se pose la fameuse question: une organisation sans courriel, ça PEUT exister?

 

Une mise en situation s’impose pour mieux comprendre l’emphase qu’on décide de mettre aujourd’hui sur le courriel:

  1. Ouvrir la boîte de courriels pour trouver la date prévue de livraison d’un équipement.
  2. Sortir de là 45 minutes plus tard, après avoir répondu à des dizaines de courriels, avoir envoyé 2 demandes de suivis et accepté 3 réunions.
  3. Revenir à son document.
  4. Constater qu’on n’a toujours pas la date de livraison.
  5. Retourner dans la boîte de réception

C’est seulement nous, ou ça vous est déjà arrivé? 😬

Alors, on reprend notre question:  » Est-ce qu’une organisation sans courriel, ça DEVRAIT exister? »  Vous pensez que c’est oui, que c’est non, que ça dépend? Rien dans nos vies de gestionnaires n’est tout blanc ou tout noir. Cherchons le gris! Sans penser que les courriels pourraient être éliminés de nos vies professionnelles (parce qu’ils ont des aspects positifs!), viser de limiter ceux-ci au strict minimum est un bel objectif.

Pourquoi ça devrait exister LE sans courriel?

Pour le grand bien de tous, on a fait une petite liste fort intéressante qui permet de mieux comprendre l’ampleur du phénomène.

  • Les courriels s’accumulent souvent à une vitesse plus grande qu’ils peuvent être traités.
  • Ils deviennent une charge mentale (j’ai XX courriels non lus).
  • Vous ne vous en doutez sûrement pas mais ceux-ci constituent la liste des tâches à faire des autres et non la nôtre! (ou plutôt, les gens “dompent” leurs tâches à faire dans notre boîte de réception.
  • On ne devrait pas débuter notre journée dans notre boîte de courriel (débutons-la plutôt dans notre échéancier quand on en a un!).
  • Sans le savoir, ceux-ci constituent de la gratification instantanée (mais ça ne fait pas avancer nos dossiers/projets majeurs).
  • Pour contrer le “réflexe-courriel”, devenu malsain dans nos organisations.

Ça revient au fond à deux notions importantes  :

La responsabilité : la responsabilité de chacun pour ses dossiers (garder le petit singe sur la bonne épaule!)
L’apprentissage : on doit désapprendre le réflexe courriel, on doit apprendre de nouveaux outils pour simplifier notre quotidien

 

Comment ça peut exister?

Pour les courriels internes, plusieurs outils/applis permettent de diminuer le flux de courriels entre les membres des équipes, dont :

  • Un gestionnaire de projets permettra d’éliminer plusieurs courriels superflus (Asana, Monday, etc.).
  • Utilisation des “tâches” de plusieurs façons (tâches d’un projet, cartes de coordonnées, liste de documents)
  • Possibilité d’interpeller les collègues à partir d’une tâche dans les commentaires (au vu et au su de tous, avec une trace collective des échanges et une suite des versions/commentaires)
  • Attention à éliminer les notifications de ces applications (pour éviter d’avoir 2 fois plus de courriels!!!)
  • La coordination/suivi de projet peut se faire directement dans l’outil
  • Possibilité de dupliquer des projets (d’année en année) et d’avoir les commentaires passés, les pièces jointes, etc.
  • Attention : les conversations Teams ont éliminé des courriels, mais n’ont pas amélioré l’efficacité, ni permis aux autres membres des équipes d’avoir accès à l’info!
  • L’implantation de tels outils doit permettre de viser la pérennité de l’information
  • Une base de données (maison, professionnelle, Airtable)
  • Gestion d’information provenant des équipes et devant faire l’objet de suivis/autorisation (séquence ou étapes) surtout pour les portions qui tombent entre deux logiciels (ex. comptabilité et suivi de projet)

Oui mais, pour les courriels externes, on fait quoi?

Pour les questions que l’on reçoit du public ou des usagers, plusieurs options sont disponibles pour limiter les courriels reçus/envoyés, dont :

  • FAQ, une foire aux questions performantes
  • Dès qu’une question est soulevée par un usager/client, la noter dans un fichier (Airtable, Google Sheet, votre fichier partagé préféré!)
  • SEO, référencement efficace à partir des moteurs de recherche (ex. Google)
  • Plusieurs formations sont disponibles et accessibles à peu de frais
  • Yoast, appli pour le SEO pour tous!
  • Dès qu’une question revient, on doit s’assurer que l’information (si elle est publique) existe sur notre site web et est facilement accessible

Limiter les courriels, ça n’est pas moins communiquer, c’est mieux communiquer! Se libérer des communications superflues, c’est pouvoir enfin se concentrer sur la magie qu’on doit produire, permettre à nos collègues de faire de même et à nos clients/usagers de profiter de leur temps (au lieu de chercher l’information dont ils ont besoin). Et avoir la bonne information accessible, c’est améliorer notre disponibilité à l’autre, c’est mieux le servir pour encore mieux connecter!

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5]

Pour cesser de miser sur la destination et apprécier l’aventure! [Épisode 50]

 

La destination fait partie intégrante de l’aventure, dans sa globalité. Celle-ci débute dès qu’on débute le premier pas…

 

Trop souvent, on se laisse emporter par l’objectif à atteindre et on perd de vue tout le plaisir et les leçons qui se trouvent sur le chemin pour s’y rendre. Idem pour les voyages : si on place le bonheur du voyage simplement dans la destination (les lieux à visiter ou l’arrivée sur place), on se prive de moments exceptionnels en chemin. La technique des Roussel-Cordeau pour voyager dans le bonheur : le voyage commence dès la planification. Et appliquer cette technique à notre quotidien professionnel peut transformer la façon dont on vit nos projets.

 

Alors, comment ça fonctionne? L’aventure commence au moment où on décide de partir. La recherche de la destination peut se présenter sous différentes formes. Louer des livres à la bibliothèque sur des destinations intéressantes (cela fait partie des hobbies de Claudine!). Comparer des parcours possibles. Lire divers blogs sur différents sujets du genre: 10 choses insolites à faire à [Destination]. Partager avec des collègues/amis ayant déjà visité l’endroit. Connecter avec des professionnels du même domaine à destination (question de tisser des liens outremer!). Toutes ces étapes s’intègrent à la préparation du voyage et viennent nourrir celui-ci (on voyage déjà!).

 

Et comment on transpose le tout professionnellement?

 

On sait d’abord qu’à viser le résultat (la destination), on oublie d’avoir du plaisir et même d’être conscients du moment qui passe. On se concentre sur le livrable, sur notre conception de ce qu’il doit être (et même de comment s’y prendre pour y arriver) et on oublie de profiter du processus. Par exemple, prenons le rapport annuel. La confection de ce document crucial pour plusieurs organisations impliquent normalement un rush immense où les échéances sont courtes. C’est la mobilisation de toute l’équipe qui doit tout déplacer pour produire un document durant 3 semaines avec photos, témoignages, statistiques, etc.

 

En appliquant la vision de l’aventure, au lieu de la destination, on pourrait transformer ce chaos dès le lendemain du dépôt du rapport de l’année précédente :

  • Dresser la liste de tous les éléments à obtenir
  • Cueillir chaque élément au moment où il est généré/créé
  • Faire mensuellement une demi-journée de travail sur le document
  • Programmer des courriels automatiques de rappel de production quelques semaines/mois avant le dépôt
  • Effectuer des suivis avec les graphistes dans Airtable (!)
  • Accumuler des photos des événements à la fin de chaque mois et les déposer dans un dossier partagé.

 

Hmmmm, sens-tu la zénitude? 🧘🙏

 

Pourquoi manquer tout le plaisir de la planification en se concentrant uniquement sur la destination? On élimine volontairement une IMMENSE partie du plaisir!

 

Et n’oublions pas que ce voyage (ou ce projet), c’est une œuvre collective, faite par une équipe responsable de son propre bonheur et de ses livrables. Comme coordination ou direction, ce sera de toute façon beaucoup moins épuisant que d’être responsable de tous les morceaux!

 

Alors, on te lance une invitation! Une invitation à appliquer le concept dans la préparation de ton prochain voyage : co-créer l’aventure avec ton équipe ou ta famille, connecter et partager dans la préparation et dans la planification et découvrir les opportunités qui se trouvent sur la route. Et rappelons-nous, co-créer, c’est aussi accepter les idées bizarres ou qui n’auraient pas été ton premier choix. 😉 Parce qu’au fond, on le sait…

 

“Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin.”👪

 

Psst.. Ça te parle la coopération, travailler avec l’autre? Dans l’épisode 39:  La coopération, ton arme secrète pour l’année qui vient, on parle coopération selon la définition du magnifique livre Soul Stories de Gary Zukav.

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Marylène RoyPour cesser de miser sur la destination et apprécier l’aventure! [Épisode 50]