août 2023 - Que Des Solutions

Il arrive toujours un moment dans la planification d’un événement où la peur-panique nous saisit et où on est certain d’oublier quelque chose d’important.

De tellement important que tout pourrait casser. Cette crainte est la plus répandue parmi les gestionnaires d’événements. Elle additionne à tout le stress vécu, qui permet d’ailleurs à cette profession de se hisser dans le Top 10 des boulots les plus stressants (lire l’article complet ici). La réponse tient en un épisode, un article, deux mots : échéancier performant! 😍 Vive la planification!

Tous humains

D’abord, cette peur est normale, c’est humain comme réaction et comme peur. Pourquoi? Parce que dès qu’on marche vers l’inconnu, une partie de notre cerveau (le complexe amygdalien, véritable système d’alerte dont la fonction est de nous garder en vie) nous envoie le message : “DANGER, DANGER, terrain inconnu, on devrait retourner à notre zone de confort!!!” Le truc, c’est de ne pas céder à cette peur (sans faire semblant que ce n’est pas inquiétant ou épeurant), mais lui dire : “Merci de me garder en sécurité, mais je choisis d’innover et de sortir de ma zone de sécurité et de confort”.

La solution : l’Échéancier

Ensuite, l’échéancier (l’un de nos quatre piliers d’une gestion professionnelle et zen d’événements), c’est justement un outil parfait pour limiter cette peur. Quand tu prépares ton échéancier (loin des urgences et des feux à éteindre), tu réfléchis à tous les aspects de l’événement, aux séquences d’action, aux ressources à intégrer au projet et à leur rôle à chaque étape. Tu vois venir les enjeux et les embûches et tu prévois d’avance les grandes étapes qui devront être franchies et le moment où elles devront l’être. Cette planification te permet de passer à travers chacun des secteurs (ex. Administration, Communications, Finances, Financement, Opérations, etc.). Cet exercice permet de visualiser, de s’imaginer ce qui devra arriver pour atteindre les objectifs fixés.

Et comme il se fait en équipe (ou au moins s’évalue en équipe une fois qu’il a été dressé par le gestionnaire), l’échéancier couvre tous les secteurs du projet. Sa création permet de jeter la lumière sur les zones d’ombre, d’éliminer les angles morts et de retourner la plupart des pierres. On arrive à bout de métaphores pour dire : tu auras fait le tour! 😉

Questions en rafale pour un échéancier performant :

Quand le réalise-t-on? Au début du projet (avant que le rythme s’emballe et qu’on soit trop pris par celui-ci).

Quand le regarde-t-on individuellement? Chaque matin!!!!! C’est lui (et non pas la boite de courriels) qui dicte ce qui est à faire!

Quand le regarde-t-on collectivement? À chaque rencontre de régie (selon la phase du projet: Hebdomadaire, mensuelle, quotidienne,…

Si tu as besoin d’aide pour créer un échéancier performant, on a justement une formation (incluant NOTRE modèle) qui permet de mettre en place un échéancier tel qu’on l’utilise chez Que Des Solutions.

Et les angles morts?

Mais qu’en est-il de ce qu’on pourrait ignorer être nécessaire/crucial? C’est là que “bien s’entourer” dans un projet/événement est la clé du succès. Par un conseil d’administration ou comité (pour les grands livrables et orientations). Avec les professionnels nécessaires au projet (Communications, Gestion de site/terrain, Gestion des opérations). Ainsi que les fournisseurs (ex. graphiste, représentant média), qui apporteront leurs questions, leurs enjeux, leurs livrables (et donc ajouteront des précisions à l’échéancier). Un bon leader sait s’entourer de gens plus compétents que lui (sachant que la compétence de ces gens ne lui enlève rien et que le projet s’en portera mieux).😉

Petit rappel : Un événement est pertinent s’il vise à transformer les gens (et un événement, c’est quelque chose qui est à ton agenda et qui inclut plus que toi). Un événement se planifie en pensant aux parties prenantes (clients, invités, partenaires, fournisseurs), mais en les impliquant aussi.

Expériences et apprentissages

Par ailleurs, un événement, c’est la somme d’expériences et d’apprentissages; c’est cet alliage qui transforme les humains. Les indices sur ce qui doit se passer (et donc ce qui doit faire l’objet d’une planification) se trouvent dans les questions suivantes :

Que vivront les invités/clients/participants (avant/pendant/après l’événement)?
Quelle transformation aura lieu (pour les participants, pour l’organisation, pour les partenaires)?
Les réponses à ces questions permettront de documenter l’échéancier. En fait de l’ingénierie inversée – partant du résultat et décortiquant les étapes à traverser pour y arriver.

L’échéancier est vivant

Enfin, un échéancier performant est organique et se transforme à mesure de l’évolution du projet par les statuts (en cours, fait, annulé) mais également par les prochaines étapes qui se dévoilent à mesure de l’avancement. Comme toute planification, nul besoin de tout avoir au départ, mais quand on réalise une étape (ex. solliciter les députés locaux pour un soutien) et qu’on reçoit la confirmation, on peut aller ajouter les étapes qui se déploient (ex. prendre les photos des affiches promotionnelles des députés durant la soirée, faire le document en annexe de la facture pour la preuve de visibilité, recevoir et déposer le chèque).

Simplicité

En somme, alimenter un échéancier se résume à l’équation suivante :

Identifier le livrable ultime + nommer la prochaine étape à réaliser = recette du succès pour ne rien échapper.

Éviter les surprises

Finalement, notre grand conseil quant à l’échéancier, c’est d’en faire le tour souvent. Voir ce qui vient dans le prochain mois, mais aussi les suivants, pour éviter de se faire surprendre. Ou encore de surprendre ses collègues ou fournisseurs avec des délais trop serrés.😨 C’est de la planification pour ton TOI du futur.

C’est avec un échéancier bien documenté et consulté régulièrement qu’on peut s’assurer de ne pas oublier quelque chose d’important (de tellement important que tout pourrait casser) dans la gestion d’un événement, parole de Que Des Solutions!

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Y a-t-il vraiment un élément qui puisse garantir le succès d’un événement?

Vous connaissez le scénario de réussite? C’est l’élément qu’il vous faut! Son origine : on nous a présenté ce concept dans le cadre de notre formation en Event Design. Une pratique de design thinking créée par le Event Design Collective et qui vise à créer des événements qui transforment les gens. Le scénario de réussite, c’est une histoire que l’on raconte sur le résultat idéal d’une expérience pour une partie prenante précise. Dans le cadre d’un event design complet, on va créer un scénario final de réussite qui inclura toutes les parties prenantes étudiées et qui présentera en quoi le prototype d’événement sélectionné permettra leur transformation. C’est un récit inspirant qui permet de se projeter dans un avenir où le projet qu’on envisage a non seulement été complété, mais avec un succès-monstre!

Chez Que Des Solutions, on a adopté le scénario de réussite non seulement dans l’idéation d’événements mais également dans les accompagnements avec nos clients. (C’est la première page de nos offres de services). On l’utilise aussi dans la création de nos formations et dans la plupart de nos grands projets. On a vu une transformation majeure depuis qu’on a adopté cette pratique. C’est pourquoi on veut la partager ici pour que tu puisses l’adopter à ton tour.

Étape 1 : Visualiser

Succès retentissant, tout le monde en ressort transformé, leurs besoins sont comblés. Qu’ont-ils vécu? Qu’en disent-ils? Comment ressortent-ils de cette expérience? On veut les imaginer interagir, commenter, partager. On s’installe comme un petit oiseau qui pourrait écouter les conversations des individus relativement à ce qu’ils ont vécu. Et surtout, ce qu’ils retiennent du projet ou de l’événement.😍

Étape 2 : Détailler

On écrit en détail ce qu’on a visualisé/imaginé. Quelles sont les interactions qui ont pris place? Quels systèmes existent désormais? Quels qualificatifs sont utilisés par les individus pour décrire leur expérience? Qu’est-ce qui a été créé qui n’existait pas? En quoi les besoins et les aspirations des parties prenantes ont été comblés? On parle ici de leurs besoins superficiels, mais également de leurs besoins plus profonds, en tant qu’humains. Cette étape se fait seul (s’il le faut…) mais est encore plus puissante à deux ou plus. La clé : mettre une minuterie pour un maximum de 20 minutes. N’hésite pas à avoir en main les valeurs de ton organisation/événement afin de pouvoir connecter celles-ci au scénario de réussite.

En quoi les valeurs se sont-elles exprimées à travers l’expérience des participants? Le texte final sera une courte histoire inspirante qui témoignera de la transformation vécue par les parties prenantes en raison de leur participation. On parle ici du quoi et pourquoi. Donc, cela tiendra dans une demi-page (format lettre écrit en taille 12).

Étape 3 : Lâcher prise

Une fois que le scénario de réussite existe, on arrive maintenant à l’étape cruciale de lâcher prise et d’accepter que cette réussite passe par la co-création. On doit ici lâcher l’illusion du contrôle et accepter que toutes les personnes impliquées dans ce projet y mettent leur grain de sel. C’est également le moment de s’ouvrir aux synchronicités et aux “coincidences” qui viendront aider ce scénario à se réaliser. Si tu as envie d’en apprendre plus sur la façon dont la Loi de l’attractivité fonctionne, passe écouter les vidéos de Esther Hicks/Abraham ou lis les livres du Dr Wayne Dyer. Relire le scénario de réussite et ressentir la gratitude de cette histoire comme étant une “réalité” est une première étape simple de ce lâcher-prise.

Les deux fonctions majeures du scénario de réussite sont les suivantes :

Contrer la résistance parce que le scénario de réussite devient la destination visée. Cette force qui naît en opposition à un changement/transformation est très bien décrite et abordée par Stephen Pressfield dans The War of Art.
Le chemin déjà parcouru par l’énergie est plus facile à retrouver (autant au niveau neurologique qu’au niveau énergétique ou vibrationnel). Le fait d’avoir visualisé des moments, des échanges, des émotions, des transformations crée un chemin auquel tu auras plus facilement accès! On aime ça, nous, les raccourcis!😉

Finalement, le scénario de réussite est directement en lien avec l’un des 4 piliers des événements dont on parle souvent, la vision/mission/valeurs. Les 3 autres étant bien sûr l’échéancier, l’organigramme et le budget. Il est également devenu un outil crucial dans l’évaluation de nos projets. Il guide les indicateurs à utiliser pour évaluer le succès d’un projet.

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