Combien de fois dans une journée ou une semaine répètes-tu les mêmes phrases (dans un courriel, dans un appel téléphonique, sur les médias sociaux)? As-tu l’impression de devenir Astor (tsé le robot des Amputés de guerre des années ‘80!!🤖). On déteste TELLEMENT se répéter qu’on a développé des méthodes pour éviter de perdre du temps dès qu’on doit refaire la même tâche deux fois. Ce n’est pas un appel à automatiser toutes tes tâches, mais bien à te faciliter la vie en utilisant des modèles pouvant être réutilisés.
Pourquoi cesser de se répéter?
L’objectif est simple : éviter de constamment réécrire ou redire les mêmes choses. Cela peut facilement devenir une perte de temps énorme et une source de frustration. Le but est donc d’identifier où cette répétition se produit et de trouver des moyens pour y remédier, sans toutefois devenir un robot.😉
L’anecdote de la guignolée des médias
Un exemple concret est donné à travers l’organisation de la guignolée des médias. Voici les points majeurs à retenir :
- Problème initial : lors des inscriptions de bénévoles, une information manquait souvent, nécessitant des allers-retours inutiles.
- Solution : ajuster le formulaire initial pour recueillir toute l’information nécessaire dès le départ.
Recueillir l’information complète dès le début
Pour limiter les échanges incessants, assure-toi que les formulaires ou systèmes de prise d’information récoltent toutes les données nécessaires dès le départ. Cela te fera gagner un temps précieux.
L’importance des modèles et templates
Si tu te retrouves à taper des courriels ou messages similaires de manière répétée, ces solutions sont exactement pour toi!
1- Créer des modèles :
- Crée des templates pour tes communications récurrentes.
- Adapte ces templates aux différents besoins (par exemple, les distinctions à faire entre des bénévoles de différentes régions comme Sherbrooke et Magog).
2- Utiliser des outils :
- Utilise des outils comme Asana pour stocker tes modèles.
- Garde tes modèles accessibles, que ce soit sur un document Word, Google Drive, Airtable (lien affilié) ou autre.
Utiliser les ressources numériques
En plus des courriels, d’autres moyens peuvent être employés pour éviter les répétitions, soit l’enregistrement vidéo ou audio.
- Enregistre-toi en expliquant souvent les mêmes choses. Tu peux même utiliser des plateformes comme Canva pour créer un visuel attrayant.
- Stocke ces vidéos ou audios dans des endroits facilement partageables comme YouTube (en non répertorié) ou directement sur ton site web.
Application pratique au quotidien
Regarde et observe ta journée de travail pour identifier les endroits où tu te répètes :
- Par courriel (découvre l’article Une organisation sans courriel, ça peut exister? [Épisode 5])
- Téléphone
- Site web (section FAQ par exemple)
- Médias sociaux
Crée des éléments réutilisables pour chaque situation identifiée. Un exemple donné est de réaliser une vidéo explicative pour des questions récurrentes sur un produit, plutôt que de rédiger chaque fois la même réponse.
L’avantage des modèles
Avec les modèles, tu pourras donc :
- Travailler de manière plus efficace.
- Gagner du temps pour te consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Éviter la répétition ennuyeuse et tirer parti de ton expertise et de ton expérience.
Ton défi
Pour débuter, on te suggère de noter les choses que tu répètes (pour développer l’intolérance à répéter) et créer un modèle de réponse!😘 Ce défi simple vise à t’aider à améliorer ton efficacité quotidienne :
- Identifie là où tu te répètes (la question qui revient, la précision que tu réécris chaque jour, la réponse téléphonique que tu dis 4 fois par semaine).
- Crée des modèles adaptables.
- Utilise les outils numériques pour conserver tes modèles et faciliter leur accessibilité. C’est très efficace pour répertorier la réponse afin d’aller la chercher plus tard. Cela te permettra d’utiliser la réponse en la personnalisant la prochaine fois qu’on te pose la question!
En fin de compte, cesser de te répéter te permettra de libérer du temps pour des tâches plus créatives et stimulantes, en maximisant ton expertise sans être accablée par le poids des répétitions. Tu as tous les outils et conseils pour y parvenir ! Alors, ouvre les yeux, commence à observer et améliore ta productivité en éliminant les répétitions inutiles.
P.S. Désolée pour le changement de son à la moitié du podcast… un petit bug de téléphone. On applique ce qu’on te dit ici, alors on livre de l’imparfait/du B- (au lieu du A+), mais qu’on livre peu importe 🙂
P.P.S. Si tu as à extraire de l’audio d’un vidéo, voici notre ressource : https://audio-extractor.net/fr/
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