Pour enfin cesser de te répéter! [Épisode 35]

Combien de fois dans une journée ou une semaine répètes-tu les mêmes phrases (dans un courriel, dans un appel téléphonique, sur les médias sociaux)? As-tu l’impression de devenir Astor (tsé le robot des Amputés de guerre des années ‘80!!). On déteste TELLEMENT se répéter qu’on a développé des méthodes pour éviter de perdre du temps dès qu’on doit refaire la même tâche deux fois.

 

Voici la méthode simple :

Identifier la tâche qui se répète (la question qui revient, la précision que tu réécris chaque jour, la réponse téléphonique que tu dis 4 fois par semaine). Accomplir la tâche pour vrai Enregistrer la réponse (copier/coller le texte, t’enregistrer (vocal ou vidéo!)) Répertorier la réponse (pour pouvoir aller la chercher plus tard) Utiliser la réponse en la personnalisant la prochaine fois qu’on te pose la question!

 

Défi pour ta semaine : noter les choses que tu répètes! (et développer l’intolérance à répéter et créer un modèle de réponse!)

 

P.S. Désolée pour le changement de son à la moitié du podcast… un petit bug de téléphone. On applique ce qu’on te dit ici, alors on livre de l’imparfait/du B- (au lieu du A+), mais qu’on livre peu importe 🙂

 

P.P.S. Si tu as à extraire de l’audio d’un vidéo, voici notre ressource : https://audio-extractor.net/fr/

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Marylène RoyPour enfin cesser de te répéter! [Épisode 35]

SÉRIE En mode solutions! Trucs technos pour une gestion d’OBNL efficace! [Épisode 1]

L’humain derrière le changement | Série En mode solutions! Animée par Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions.com
ESPACE OBNL entame une nouvelle collaboration avec Claudine Roussel et Marylène Roy de Que des solutions ! Elles animent cette série avec tout le dynamisme que nous leur connaissons. Elles présentent des trucs et astuces dédiés aux gestionnaires d’OBNL et à leurs employés, ces véritables caméléons qui affrontent quotidiennement la réalité complexe propre au milieu des OBNL! Découvrez des solutions inspirantes qui stimuleront vos journées de travail ainsi que votre créativité!

Dans cet épisode, on te partage présente quelques trucs technos pour simplifier tes tâches quotidiennes comme gestionnaire d’OBNL. Que tu sois une pro des technologies ou que tu commences tout juste à explorer ces solutions, il y a assurément de quoi améliorer ton quotidien! Pars donc à la découverte de ces quelques trucs où tu pourras joindre l’utile à l’agréable!

 

Truc #1 : Utilisation professionnelle de Facebook

Facebook est souvent vu comme une distraction avec ses photos de chats et de vacances, mais il peut devenir un allié précieux. Les groupes spécialisés peuvent offrir une mine d’or de ressources, de soutien et de documents partagés.

  • Groupes ciblés : Rejoins des groupes spécialisés pour récupérer des ressources et du soutien.
  • Gain de temps : Concentre-toi sur l’information utile et referme rapidement l’appli pour éviter les distractions.

 

Truc #2 : Airtable pour la gestion de données

Airtable est un outil puissant pour organiser et gérer les données de façon beaucoup plus dynamique qu’Excel. Par exemple, on peut recueillir, trier et communiquer l’information (bénévoles, programmes, médias sociaux, gestion d’inventaires).

  • Classement et organisation : Permet de créer des bases de données, formulaires et sondages sur mesure.
  • Polyvalence : Utilisé pour des listes de bénévoles, attributions de postes et gestion de logistique.
  • Formation accessible : De nombreuses ressources gratuites, comme des vidéos YouTube, permettent de maximiser l’utilisation de l’outil. On offre aussi une formation pour découvrir cet outil formidable: Formation Dehors le Chaos
  • Accessible : Utilisable sur téléphone ou tablette, idéal pour les événements pour accéder rapidement à tes données.

Lien affilié pour t’inscrire: Airtable

 

Truc #3 : Asana pour la gestion de projet

Asana est particulièrement utile pour gérer des projets et des tâches, même à distance. On peut l’utiliser comme outil de gestion de projet ou mais aussi seulement comme bibliothèque de données/documents avec des commentaires.

  • Gestion efficace de tâches et de projet : Création de tâches, affectation aux collaborateurs et classement des documents dans des sections spécifiques.
  • Réduction des courriels inutiles : Moins de courriels et tous les documents restent centralisés, augmentant ainsi l’efficacité!
  • Mobilité : Gère tes projets sur le terrain grâce à l’appli mobile d’Asana.

 

Truc #4 : Outils de tableaux blancs : Miro et Mural

Les outils de tableaux blancs virtuels Miro et Mural sont idéals pour du travail collaboratif en temps réel ou en différé, stationnement à idée, outil de soutien pour la création (coup de cœur : les fonctions de minuterie et de vote de Mural!).

  • Collaboration créative : Utilise Miro et Mural pour des sessions de brainstorming avec leurs fonctionnalités étendues (timers, votes anonymes).
  • Espaces infinis : Bénéficie d’une toile sans limites pour déverser toutes tes idées.
  • Idéation et design thinking : Utilisation pour des sessions de design thinking ou autres ateliers créatifs.

 

Truc #5 : Spotify for Podcasters (anciennement Anchor) pour les balados

Spotify for Podcasters facilite grandement la création et la distribution de balados.

  • Simple et intuitif : Enregistrement depuis l’ordinateur ou le téléphone avec des options d’ajout de musique et d’effets.
  • Distribution automatique : Diffusion sur les principales plateformes de podcasts comme Apple et Spotify.
  • Monétisation optionnelle : Possibilité de monétiser si désiré, sinon utiliser uniquement en mode service.

 

Truc #6 : Intégration avec MailerLite

La création de balados peut être magnifiquement complétée par l’utilisation de MailerLite pour la gestion de courriels.

  • Infolettres et automatisation : Envoi ponctuel des épisodes de balados à ton audience.
  • Statistiques et tableaux de bord : Suivi détaillé des performances de tes envois courriel. Pratique!

 

Truc #7 : Canva pour les visuels

Canva est un outil indispensable pour créer du contenu visuel de qualité, même si tu n’es pas une graphiste!

  • Création multi-supports : Publications Facebook, rapports annuels, présentations, etc.
  • Sans limite : Tu peux tout créer, la limite n’est que ton imagination!

 

Bonus : ColorZilla, Remove.bg et Banques d’images

  • ColorZilla : Une pipette pour obtenir le code couleur exact de n’importe quelle image.
  • Remove.bg : Supprime facilement les arrière-plans de tes photos.
  • Banques d’images : Si tu ne trouve pas ce que tu veux dans Canva, pousse tes recherches! Utilise Pixabay, Freepik et Unsplash pour limiter les dépenses tout en ayant des visuels de haute qualité.

En explorant tous ces trucs, tu rendras la gestion de ton OBNL non seulement plus efficace et moins stressante, mais aussi bien plus agréable! N’hésite pas à explorer ces outils et à faire ta propre expérience pour découvrir ceux qui te conviennent le mieux! 😄

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Marylène RoySÉRIE En mode solutions! Trucs technos pour une gestion d’OBNL efficace! [Épisode 1]

Enfin sortir le chaos de ta boite de courriels [Épisode 22]

Cette semaine on explore différents trucs pour mettre de l’ordre dans la boite de courriels (une fois de temps en temps) et pour la garder rangée (parce que la solution c’est souvent la constance). La charge mentale liée à des courriels non lus et des informations pêle-mêle est grande et on le sait, on y perd une énergie et un temps fou!

On partage nos trucs pour « foutre le bordel dans ton désordre »!

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Marylène RoyEnfin sortir le chaos de ta boite de courriels [Épisode 22]

Avec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 2 [Épisode 4]

 

Pourquoi se simplifier encore plus la vie avec les outils/applis?

 

Dans cet épisode on continue la tournée des sites/applis/trucs technos qu’on a récoltés au fil des ans pour simplifier les tâches dans la planification et la gestion de nos événements (et de nos vies). Certains des outils abordés sont communs et leur utilisation « normale » est bien répandue.

Puisqu’on déborde de trucs, on a décidé de scinder l’épisode en deux (question de te laisser digérer le contenu, explorer nos suggestions et adopter des nouveaux outils cette semaine). 😀

(P.S. : comme ces outils sont exceptionnels, tu noteras une surutilisation des mots phénoménal, formidable, intuitif et facile. Et ne sois pas surpris d’entendre aussi les mots confettis et licornes!)😂

 

Se simplifier la vie!

 

Asana: La gestion de projet simplifiée

 

Asana, c’est le must pour la gestion de projet. Il convient aussi bien pour un usage individuel que pour le travail d’équipe. Ce qui est cool, c’est que c’est en mode freemium. En gros, tu peux travailler avec jusqu’à 12 ou peut-être 20 collaborateurs avant de devoir passer à un compte premium!

 

  • Organisation: Tout fonctionne avec des projets, des sections, des tâches et des sous-tâches. C’est super intuitif!
  • Célébrations: Activer cette option te permet de voir des licornes, phénix et autres créatures fantastiques traverser ton écran chaque fois que tu coches une tâche. Ça te donne une belle dose de sérotonine, l’hormone du plaisir!
  • Tab B: Une fonction pour les moments d’attente ou de multitâche frénétique: elle affiche des photos de chats, juste pour le fun!

 

Anchor: Pour les amateurs de podcast

 

Anchor est LA plateforme pour créer et distribuer ton podcast. Il le diffuse sur les grandes plateformes en quelques clics.

 

  • Simplicité: Pas besoin d’un logiciel complexe comme Audacity pour te lancer.
  • Accessibilité: Facile à utiliser pour les débutants. Lance-toi et crée ton propre contenu avec minimal effort.

 

Miro: L’outil collaboratif par excellence

 

Miro est une découverte époustouflante pour le travail collaboratif en ligne. C’est un peu comme le Jamboard de Google, mais mieux et plus grand.

 

  • Freemium: Les fonctionnalités de base sont gratuites et largement suffisantes.
  • Canvas Infini: Tu peux ajouter des post-it, des images, des espaces de travail énormes, tout ça dans un seul et même tableau.

 

Outils de capture d’écran

 

Pour les utilisateurs de PC, l’outil de capture d’écran intégré est un petit bijou.

 

  • Fonctionnalités: Tu peux copier, enregistrer, annoter les captures d’écran très facilement. Avant de connaître ça, on passait par une gymnastique de print screen et de Paint!
  • Épingler/Détacher de la barre de tâche: Pense à épingler cette appli (et tes autres favoris comme la calculatrice) à ta barre des tâches pour un accès rapide!

 

Page Color Picker Widget

 

Capture de couleurs directement dans Google Chrome. La pipette de couleurs est parfaite pour récupérer des codes de couleurs inspirants sur d’autres sites et les stocker dans ton Airtable d’inspiration.

 

Rappels positifs: Simplifier sa vie!

 

Utilise la fonction Rappels de ton téléphone pour te donner un boost d’énergie.

 

  • Message Positif: Programme un petit message positif comme « Aïe, tu rock! » 15 minutes après le début de ta journée. Ça te donnera le sourire et le moral.

 

Google: la recherche optimisée

 

Lors de tes recherches sur Google, pense à poser des questions entières au lieu de simples mots-clés. Par exemple: « Comment activer les chats dans Asana » au lieu de juste « Asana chats activation ». Ça rend les résultats plus précis et pertinents.
Astuce: En formulant des questions complètes, tu obtiens aussi un aperçu des questions populaires que les gens se posent, utiles pour comprendre les tendances de recherche.

 

Voilà, c’est un rapide tour d’horizon des outils et applis qui peuvent te simplifier la vie. Si tu utilises déjà certains de ces outils, ça te parlera sûrement. Sinon, c’est le temps de les découvrir! Profite-en et fais-toi une vie plus zen et organisée.🙏 Découvre dans la partie 1 les outils/applis que tu utilises sûrement déjà mais qu’on y ajoute notre twist!😉

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Marylène RoyAvec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 2 [Épisode 4]

Avec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 1 [Épisode 3]

 

Pourquoi se simplifier la vie avec les outils/applis?

 

Dans cet épisode, on fait une tournée des outils/applis et trucs technos qu’on a récoltés au fil des ans et qui nous simplifient la tâche dans la planification et la gestion de nos événements (et de nos vies). Certains des outils/applis abordés sont communs et leur utilisation « normale » est bien répandue, mais on t’ajoute notre twist.😉

Puisqu’on déborde de trucs, on a décidé de scinder l’épisode en deux (question de te laisser digérer le contenu, explorer nos suggestions et adopter des nouveaux outils cette semaine). 😀

 

Les outils/applis explorés

 

Doodle

 

Doodle est un incontournable pour planifier tes rencontres. Si tu n’es pas déjà familière :

  • Fonction principale : proposer des heures de rencontres, envoyer des sondages et déterminer le meilleur moment où tout le monde est dispo.
  • Utilisation créative : planifier des plannings compliqués, comme pour des événements avec plusieurs bénévoles. Par exemple, lors des Jeux du Canada, Doodle a aidé à gérer les horaires de 150 bénévoles.
  • Aide pour les entretiens : si tu dois organiser des entretiens, tu envoies les plages horaires disponibles et les interlocuteurs choisissent le moment qui leur convient.

 

Zoom

 

Avant la pandémie, Zoom n’était pas connu de tout le monde. Maintenant, c’est un outil bien plus répandu.

  • Fonction principale : Réunions en ligne assurer des réunions en ligne.
  • Notre utilisation créative: enregistrer des tutoriels ou des séances de travail pour les consulter plus tard. C’est super pratique pour partager des informations si vous ne pouvez pas être disponibles en même temps.

 

La fonction CCI dans les courriels

 

La Copie Conforme Invisible (CCI) est extrêmement utile pour envoyer un courriel à plusieurs personnes sans partager toutes les adresses. Encore ici, plusieurs personnes ne comprennent pas l’utilisé (et l’importance!) de cette fonction. Malheureusement, on reçoit encore trop souvent des courriels incluant une liste complète de destinataire (Allo la confidentialité!).

  • Importance : préserver la confidentialité des destinataires. Personne n’aime être inclus dans un massif courriel avec cent autres adresses visibles.
  • Usage judicieux : si tu cherches à développer une relation professionnelle, personnalise tes courriels au lieu d’envoyer à tout le monde en CCI. Une touche personnelle peut faire toute la différence!

 

Airtable (outils/applis sur la nitro!!)😉

 

Airtable est une base de données en ligne hyper intuitive!

  • Fonction principale : gérer et traiter des informations.
  • Utilisation créative : créer des formulaires pour collecter des données, organisez des réunions avec des choix multiples et obtenir des réponses facilement filtrables. Par exemple, gérer les costumes et bénévoles pour un défilé de Noël — tout peut se trouver dans une seule base de données.
  • Vue différente : Airtable permet des vues différentes pour la même série de données — des filtres, des tris, des vues calendriers, etc. Ça amène vraiment Excel à un autre niveau!

Lien affilié pour t’inscrire: Airtable

 

Canva

 

Canva est l’outil de création par excellence.

 

  • Fonction principale : créer des visuels pour réseaux sociaux, présentations, documents, vidéos, etc.
  • Gratuit vs Premium : la version gratuite est super complète, mais le premium ouvre encore plus de possibilités.
  • Utilisation créative : même sans le premium, tu peux utiliser Remove.bg pour enlever les arrières-plans de tes photos gratuitement.

 

Voilà les outils/applis qu’on adore et qui peuvent vraiment te rendre la vie plus simple et organisée. On n’a pas fini, il y a tellement plus à couvrir! Découvre dans la partie 2 les outils/applis où l’on parlera de gestion de projets, d’outils pour podcasts, et plus encore.

 

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Marylène RoyAvec quels outils/applis je pourrais me simplifier la vie? / buffet-techno Partie 1 [Épisode 3]