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Il arrive toujours un moment dans la planification d’un événement où la peur-panique nous saisit et où on est certain d’oublier quelque chose d’important.

De tellement important que tout pourrait casser. Cette crainte est la plus répandue parmi les gestionnaires d’événements. Elle additionne à tout le stress vécu, qui permet d’ailleurs à cette profession de se hisser dans le Top 10 des boulots les plus stressants (lire l’article complet ici). La réponse tient en un épisode, un article, deux mots : échéancier performant! 😍 Vive la planification!

Tous humains

D’abord, cette peur est normale, c’est humain comme réaction et comme peur. Pourquoi? Parce que dès qu’on marche vers l’inconnu, une partie de notre cerveau (le complexe amygdalien, véritable système d’alerte dont la fonction est de nous garder en vie) nous envoie le message : “DANGER, DANGER, terrain inconnu, on devrait retourner à notre zone de confort!!!” Le truc, c’est de ne pas céder à cette peur (sans faire semblant que ce n’est pas inquiétant ou épeurant), mais lui dire : “Merci de me garder en sécurité, mais je choisis d’innover et de sortir de ma zone de sécurité et de confort”.

La solution : l’Échéancier

Ensuite, l’échéancier (l’un de nos quatre piliers d’une gestion professionnelle et zen d’événements), c’est justement un outil parfait pour limiter cette peur. Quand tu prépares ton échéancier (loin des urgences et des feux à éteindre), tu réfléchis à tous les aspects de l’événement, aux séquences d’action, aux ressources à intégrer au projet et à leur rôle à chaque étape. Tu vois venir les enjeux et les embûches et tu prévois d’avance les grandes étapes qui devront être franchies et le moment où elles devront l’être. Cette planification te permet de passer à travers chacun des secteurs (ex. Administration, Communications, Finances, Financement, Opérations, etc.). Cet exercice permet de visualiser, de s’imaginer ce qui devra arriver pour atteindre les objectifs fixés.

Et comme il se fait en équipe (ou au moins s’évalue en équipe une fois qu’il a été dressé par le gestionnaire), l’échéancier couvre tous les secteurs du projet. Sa création permet de jeter la lumière sur les zones d’ombre, d’éliminer les angles morts et de retourner la plupart des pierres. On arrive à bout de métaphores pour dire : tu auras fait le tour! 😉

Questions en rafale pour un échéancier performant :

Quand le réalise-t-on? Au début du projet (avant que le rythme s’emballe et qu’on soit trop pris par celui-ci).

Quand le regarde-t-on individuellement? Chaque matin!!!!! C’est lui (et non pas la boite de courriels) qui dicte ce qui est à faire!

Quand le regarde-t-on collectivement? À chaque rencontre de régie (selon la phase du projet: Hebdomadaire, mensuelle, quotidienne,…

Si tu as besoin d’aide pour créer un échéancier performant, on a justement une formation (incluant NOTRE modèle) qui permet de mettre en place un échéancier tel qu’on l’utilise chez Que Des Solutions.

Et les angles morts?

Mais qu’en est-il de ce qu’on pourrait ignorer être nécessaire/crucial? C’est là que “bien s’entourer” dans un projet/événement est la clé du succès. Par un conseil d’administration ou comité (pour les grands livrables et orientations). Avec les professionnels nécessaires au projet (Communications, Gestion de site/terrain, Gestion des opérations). Ainsi que les fournisseurs (ex. graphiste, représentant média), qui apporteront leurs questions, leurs enjeux, leurs livrables (et donc ajouteront des précisions à l’échéancier). Un bon leader sait s’entourer de gens plus compétents que lui (sachant que la compétence de ces gens ne lui enlève rien et que le projet s’en portera mieux).😉

Petit rappel : Un événement est pertinent s’il vise à transformer les gens (et un événement, c’est quelque chose qui est à ton agenda et qui inclut plus que toi). Un événement se planifie en pensant aux parties prenantes (clients, invités, partenaires, fournisseurs), mais en les impliquant aussi.

Expériences et apprentissages

Par ailleurs, un événement, c’est la somme d’expériences et d’apprentissages; c’est cet alliage qui transforme les humains. Les indices sur ce qui doit se passer (et donc ce qui doit faire l’objet d’une planification) se trouvent dans les questions suivantes :

Que vivront les invités/clients/participants (avant/pendant/après l’événement)?
Quelle transformation aura lieu (pour les participants, pour l’organisation, pour les partenaires)?
Les réponses à ces questions permettront de documenter l’échéancier. En fait de l’ingénierie inversée – partant du résultat et décortiquant les étapes à traverser pour y arriver.

L’échéancier est vivant

Enfin, un échéancier performant est organique et se transforme à mesure de l’évolution du projet par les statuts (en cours, fait, annulé) mais également par les prochaines étapes qui se dévoilent à mesure de l’avancement. Comme toute planification, nul besoin de tout avoir au départ, mais quand on réalise une étape (ex. solliciter les députés locaux pour un soutien) et qu’on reçoit la confirmation, on peut aller ajouter les étapes qui se déploient (ex. prendre les photos des affiches promotionnelles des députés durant la soirée, faire le document en annexe de la facture pour la preuve de visibilité, recevoir et déposer le chèque).

Simplicité

En somme, alimenter un échéancier se résume à l’équation suivante :

Identifier le livrable ultime + nommer la prochaine étape à réaliser = recette du succès pour ne rien échapper.

Éviter les surprises

Finalement, notre grand conseil quant à l’échéancier, c’est d’en faire le tour souvent. Voir ce qui vient dans le prochain mois, mais aussi les suivants, pour éviter de se faire surprendre. Ou encore de surprendre ses collègues ou fournisseurs avec des délais trop serrés.😨 C’est de la planification pour ton TOI du futur.

C’est avec un échéancier bien documenté et consulté régulièrement qu’on peut s’assurer de ne pas oublier quelque chose d’important (de tellement important que tout pourrait casser) dans la gestion d’un événement, parole de Que Des Solutions!

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Dans la tête c’est bien, par écrit c’est mieux!

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

Il faut dire que, dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, contrats de toutes sortes, politiques de remboursement de billets, consignes aux bénévoles ou procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la vraie question : » Dois-je vraiment consigner ceci par écrit? »

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes et les indications nécessaires pour les réaliser facilement. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! 🤯

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance, d’optimiser nos façons de faire et d’éviter de :

Penser qu’on va s’en souvenir
Penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
Penser que c’est évident
Croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
Croire qu’on est irremplaçable ou pire immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
Détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

Une matrice à la rescousse

Optimiser en mettant par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Cette matrice permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non ainsi que leur urgence ou non. Ainsi, dans le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes. Malheureusement, ce cadran est très peu visité. Et on a souvent tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Alors, il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes. Avant l’ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents? De ta meilleure amie? Ou même plus récemment ton NIP après le confinement? 🤦‍♀️

Mon échéancier est-il assez?

De toute évidence, voir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base. Notamment, de savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches. Et que celles-ci sont liées à des dossiers différents dans notre système informatique. En plus, elles intègrent aussi plusieurs interactions. Alors, prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…🏎️🏎️🏎️

Flexibilité et révision

Donc, une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. En effet, c’est évolutif car c’est de la structure, mais c’est aussi flexible.