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Dans la tête c’est bien, par écrit c’est mieux!

Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement « en vrai » depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l’événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes.

Il faut dire que, dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, contrats de toutes sortes, politiques de remboursement de billets, consignes aux bénévoles ou procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la vraie question : » Dois-je vraiment consigner ceci par écrit? »

Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes et les indications nécessaires pour les réaliser facilement. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! 🤯

On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance, d’optimiser nos façons de faire et d’éviter de :

Penser qu’on va s’en souvenir
Penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois,
Penser que c’est évident
Croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!)
Croire qu’on est irremplaçable ou pire immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés)
Détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!)

Une matrice à la rescousse

Optimiser en mettant par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Cette matrice permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non ainsi que leur urgence ou non. Ainsi, dans le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes. Malheureusement, ce cadran est très peu visité. Et on a souvent tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non.

Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Alors, il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes. Avant l’ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents? De ta meilleure amie? Ou même plus récemment ton NIP après le confinement? 🤦‍♀️

Mon échéancier est-il assez?

De toute évidence, voir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base. Notamment, de savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches. Et que celles-ci sont liées à des dossiers différents dans notre système informatique. En plus, elles intègrent aussi plusieurs interactions. Alors, prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur…🏎️🏎️🏎️

Flexibilité et révision

Donc, une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. En effet, c’est évolutif car c’est de la structure, mais c’est aussi flexible.

Pour conclure, ce qu’on suggère, c’est d’appliquer la leçon de nos mères : “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”…

Et surtout, en s’assurant que cette place soit écrite pour nos procédures, opérations et tâches! 😆👍

Tu veux connaître les 3 premiers constats? Passe les découvrir dans les autres épisodes! L’amélioration continue, c’est maintenant! | Constat #1 [Épisode 64], On a les défauts de nos qualités (et vice-versa) | Constat # 2 [Épisode 65] et Être conciliant, oui, mais jusqu’où? | Constat #3 [Épisode 66] 🚀

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Si t’as l’impression de te faire organiser, si tu sens que le vent ne tourne pas de ton bord, si tu sens que les circonstances sont contre toi parfois, on te propose d’adopter la technique du dentiste de Claudine.

La veille de chaque rendez-vous de nettoyage (deux par an, pour contrer une crainte fondée de parodontite il y a quelques années), Claudine reçoit un appel de l’une des secrétaires du cabinet de dentiste. Cet appel vise à confirmer le rendez-vous (et une confirmation est demandée, il faut rappeler!). Ce qu’on trouve brillant dans cette technique : l’équipe du dentiste prend soin, elle-même, de ce qui est important pour elle. La priorité est de ne pas laisser une salle vide durant une plage-horaire de la journée du lendemain. Elle s’occupe de faire le rappel à ses clients.

Deux aspects importants se détachent de cette technique :

1) Importance | ce qui est important pour toi,
2) Responsabilité | celle de prendre soin de toi.

Priorité #1- Important

Ce qui est important pour toi ne l’est pas nécessairement pour les autres. Duh! Ça semble évident dit comme ça… ET POURTANT. Avoue que tu as des élans de frustration dans la journée de “Ben voyons! Qu’est-ce qu’elle a pensé en faisant ça?” ou “Ne voient-ils pas que la priorité c’est X et pas Y”. La réponse : elle a pensé à ses dossiers et non, ils ne voient pas (leur priorité c’est Y en fait)!

DONC : ce qui est important pour toi:

tu dois le savoir
tu dois lui faire une place dans ton agenda (on le répète souvent, mais c’est parce que c’est vrai!)
et tu dois passer à « B) » prendre la responsabilité de le communiquer autour de toi et de DÉMONTRER que c’est important.

Priorité #2- Responsabilité

Prends soin de toi et ne prends CERTAINEMENT PAS pour acquis que ce qui est important pour toi l’est pour l’autre. Permets-toi de le préciser (en réunion d’équipe, dans tes conversations, dans tes courriels de suivi). Permets-toi de faire des rappels, de demander des suivis, de confirmer que l’invité attendu est vraiment en chemin, n’hésite pas à retourner le lien Zoom de la rencontre du midi en rentrant le matin. Offre ton aide, prends les devants, ouvre la porte pour des commentaires ou des questions, rappelle à tes collègues l’échéance que tu leur a donnée (écrire le mardi pour offrir du soutien pour l’échéance de vendredi…)… Bref, montre le chemin. Au lieu d’être à la merci des éléments, fais tourner le vent de TON bord.

On t’entend déjà dire : « Je vais avoir l’air harcelant.e ou insistant.e), non? » SO WHAT!! Si c’est important et que ça n’arrive pas, il y aura un malaise quand-même (excuses de retard, rush de travail le week-end pour remettre les infos à temps, malaise devant l’absence de la personne et obligation de la remplacer par un animateur médiocre). Aussi bien gérer le malaise immédiatement (et sincèrement, le “harcèlement” que tu perçois, il est seulement dans ta tête).

Si c’est ce qui te manque, la voici : la permission de Marylène et Claudine de remettre ton dossier sur le dessus de la pile. C’est une permission sans limite et sans expiration. Utilise-la quand la situation le requiert, elle t’évitera de la frustration. GARANTI!

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