Finir la journée avec le petit goût amer d’avoir fait mille et un trucs et pourtant de n’avoir rien accompli, ça te parle? Être « en réaction », à la merci des courriels, des demandes, des événements extérieurs, c’est la recette infaillible pour se sentir dépassée, incompétente et anxieuse. On a trouvé notre baume, qui est devenu l’un des 4 piliers de la gestion d’événements selon le modèle Que Des Solutions : l’échéancier. Et on n’oublie surtout pas les caractéristiques qui le définisse!

D’abord, un échéancier, c’est quoi : c’est un document (tableur ou base de données) où sont répertoriées par ligne les responsabilités/tâches qui doivent être réalisées par les membres d’une équipe et qui comprennent notamment des précisions par secteur d’activité et par échéance (mois) permettant de classer les tâches selon différents critères.

C’est à ce document que l’équipe se réfère pour savoir quels sont les dossiers sur lesquels les membres doivent travailler. L’échéancier ne contient pas TOUTES les tâches à faire, mais bien les responsabilités/tâches récurrentes qui seront, par la suite, transposées dans un gestionnaire de projet (ex. Asana) ou une bonne vieille liste “to-do” (à éviter selon nous, mais bon!).

Les caractéristiques essentielles

Pour qu’il soit réellement performant, l’échéancier doit avoir 8 caractéristiques essentielles. Les voici :

• Simple (dans le sens de pas complexe, pas compliqué) : il ne faut pas que ce soit compliqué d’y accéder et d’y travailler.
• Flexible : pas de pdf! On doit pouvoir le mettre à jour et l’ajuster quotidiennement. On doit également, nous-mêmes, être flexibles dans l’exécution des tâches/responsabilités et se permettre de retarder/décaler/devancer au besoin.
• Avec des indices : prévoir une case pour noter des détails, indices, liens hypertextes, emplacement de fichiers, notes pour un remplaçant, parce qu’on ne sait jamais ce qui peut nous arriver (et qu’on a tendance à oublier d’une année à l’autre).
• En équipe svp! : s’ils aident à créer l’échéancier et qu’ils y sont impliqués, les membres de l’équipe voudront utiliser l’échéancier au quotidien. Le fait de créer l’échéancier en équipe permet aussi de voir les dépendances entre les tâches des uns et des autres et à clarifier la répartition du travail.
• Court, mais précis : trouver les mots les plus précis possibles, sans utiliser des grandes phrases et sans être flou.
• À dupliquer : on travaille dans l’échéancier courant, mais on prévoit déjà les possibilités pour l’an prochain (soit une copie indépendante ou avec une colonne “pour l’an prochain”)
• À jour : l’échéancier est un outil quotidien, c’est presqu’un membre de l’équipe. On doit le nourrir et en prendre soin (il nous le rendra bien!).
• Dans le plaisir!!!!! : il faut que ce soit plaisant! Trouve du plaisir dans créer et tenir à jour ton outil, une fois qu’il sera en place, le plaisir est garanti puisque le doute et le stress de la to-do-list disparaissent!

Fais-nous signe pour nous dire comment ça résonne dans ta vie!

Avoue qu’il n’y a rien de pire que des dossiers qui tombent entre deux chaises parce que tout le monde était certain que quelqu’un d’autre devait le faire! Dans la gestion d’un projet ou d’un événement (qui est souvent, disons-le, en urgence-dernière-minute), ce genre d’inefficacité, ni toutes les répercussions qu’elle pourrait avoir, on ne peut pas se le permettre. L’organigramme est un des éléments-clés d’un événement ou d’un projet réussi, c’est un organigramme clair et complet.  On a choisi de te le présenter cette semaine car c’est un des 4 piliers de la gestion d’événements et de projets.

On a décidé d’approfondir le sujet afin d’explorer les avantages d’avoir cet outil, les différentes caractéristiques d’un bon organigramme, les deux organigrammes nécessaires pour une gestion efficace (planification et réalisation), l’importance d’ajouter une cellule d’intervention et gestion de crise. On propose aussi la création de cet outil dans Miro afin d’en faciliter la création/mise à jour.

Et bien sûr, on fait des détours et on donne des trucs de gestion/planification parce que tsé, on est comme ça! 🥰

Dans cet épisode, on parle de données (le « data » dont on entend parler beaucoup), mais en des termes simples, qui te permettront de faire des premiers pas dans ce monde des KPI, des indicateurs et des tableaux de bords.

On y va (VRAIMENT) au plus simple. Et on te lance un défi!

Cette semaine, on répond à une question qui nous a été posée par une gestionnaire d’événement : comment documenter la juste valeur de mon événement si j’ai des partenaires qui ont contribué sans mettre de l’argent sonnant dans le projet. La réponse : intégrer les « services commandités » dans son état des résultats.

Un état des revenus et des dépenses d’événement ou de projet qui ne présente que l’argent qui s’est transigé présente une demi-vérité. Tous les apports « en nature » des partenaires (prêt de locaux, prêt d’équipements, prêt de personnel, réduction de la facture/bonification des services, échanges de services, etc.) doivent faire partie de la présentation des finances afin de refléter la juste valeur du projet.

Pas pour gonfler les chiffres, mais bien pour démontrer le coût réel de ce projet si on devait payer pour chaque produit/service utilisé.

On fait le tour de la question dans cet épisode.