Finir la journée avec le petit goût amer d’avoir fait mille et un trucs et pourtant de n’avoir rien accompli, ça te parle? Être « en réaction », à la merci des courriels, des demandes, des événements extérieurs, c’est la recette infaillible pour se sentir dépassée, incompétente et anxieuse. On a trouvé notre baume, qui est devenu l’un des 4 piliers de la gestion d’événements selon le modèle Que Des Solutions : l’échéancier. Et on n’oublie surtout pas les caractéristiques qui le définisse!

D’abord, un échéancier, c’est quoi : c’est un document (tableur ou base de données) où sont répertoriées par ligne les responsabilités/tâches qui doivent être réalisées par les membres d’une équipe et qui comprennent notamment des précisions par secteur d’activité et par échéance (mois) permettant de classer les tâches selon différents critères.

C’est à ce document que l’équipe se réfère pour savoir quels sont les dossiers sur lesquels les membres doivent travailler. L’échéancier ne contient pas TOUTES les tâches à faire, mais bien les responsabilités/tâches récurrentes qui seront, par la suite, transposées dans un gestionnaire de projet (ex. Asana) ou une bonne vieille liste “to-do” (à éviter selon nous, mais bon!).

 

Les caractéristiques essentielles

Pour qu’il soit réellement performant, l’échéancier doit avoir 8 caractéristiques essentielles. Les voici :

• Simple (dans le sens de pas complexe, pas compliqué) : il ne faut pas que ce soit compliqué d’y accéder et d’y travailler.
• Flexible : pas de pdf! On doit pouvoir le mettre à jour et l’ajuster quotidiennement. On doit également, nous-mêmes, être flexibles dans l’exécution des tâches/responsabilités et se permettre de retarder/décaler/devancer au besoin.
• Avec des indices : prévoir une case pour noter des détails, indices, liens hypertextes, emplacement de fichiers, notes pour un remplaçant, parce qu’on ne sait jamais ce qui peut nous arriver (et qu’on a tendance à oublier d’une année à l’autre).
• En équipe svp! : s’ils aident à créer l’échéancier et qu’ils y sont impliqués, les membres de l’équipe voudront utiliser l’échéancier au quotidien. Le fait de créer l’échéancier en équipe permet aussi de voir les dépendances entre les tâches des uns et des autres et à clarifier la répartition du travail.
• Court, mais précis : trouver les mots les plus précis possibles, sans utiliser des grandes phrases et sans être flou.
• À dupliquer : on travaille dans l’échéancier courant, mais on prévoit déjà les possibilités pour l’an prochain (soit une copie indépendante ou avec une colonne “pour l’an prochain”)
• À jour : l’échéancier est un outil quotidien, c’est presqu’un membre de l’équipe. On doit le nourrir et en prendre soin (il nous le rendra bien!).
• Dans le plaisir!!!!! : il faut que ce soit plaisant! Trouve du plaisir dans créer et tenir à jour ton outil, une fois qu’il sera en place, le plaisir est garanti puisque le doute et le stress de la to-do-list disparaissent!

Fais-nous signe pour nous dire comment ça résonne dans ta vie!

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Est-ce que j’ai vraiment besoin d’un organigramme?

 

Avoue qu’il n’y a rien de pire que des dossiers qui tombent entre deux chaises parce que tout le monde était certain que quelqu’un d’autre devait le faire! Dans la gestion d’un projet ou d’un événement (qui est souvent, disons-le, en urgence-dernière-minute), ce genre d’inefficacité, ni toutes les répercussions qu’elle pourrait avoir, on ne peut pas se le permettre. Un organigramme, c’est un des éléments-clés d’un événement ou d’un projet réussi. Pour cela, il doit être clair et complet.  On a choisi de te le présenter cette semaine car c’est un des 4 piliers de la gestion d’événements et de projets.

On a décidé d’approfondir le sujet afin d’explorer les avantages d’avoir cet outil, les différentes caractéristiques d’un bon organigramme, les deux organigrammes nécessaires pour une gestion efficace (planification et réalisation), l’importance d’ajouter une cellule d’intervention et gestion de crise.

 

Qu’est-ce qu’un organigramme?

 

Un organigramme est une représentation graphique des différentes personnes et postes au sein d’un projet ou d’une organisation. Il montre la structure hiérarchique, indiquant qui relève de qui, qui est responsable de quoi et comment les responsabilités sont distribuées.

 

Importance de l’utiliser

 

• Clarté des responsabilités

Un organigramme permet d’identifier qui fait quoi dans un projet ou une organisation. Il révèle souvent des tâches ou des dossiers non attribués, permettant ainsi de combler les lacunes.

 

• Détection des débordements 

En voyant visuellement la répartition des tâches, tu peux rapidement identifier les personnes surchargées. Une personne au bout de la chaîne avec de multiples responsabilités peut expliquer certains retards ou tensions dans le projet.

 

• Personalisation pour les projets ponctuels

Un organigramme général peut exister pour l’organisation, mais il est aussi bénéfique de créer des organigrammes spécifiques pour chaque projet ou événement. Cela permet de s’adapter aux particularités de chaque situation.

 

Comment le créer ?

 

Processus de création

 

• Initialement fait par une seule personne : Plutôt que de créer l’organigramme en groupe (ce qui peut être inefficace), il vaut mieux qu’une personne ayant une vue d’ensemble le fasse. Ensuite, il est validé en équipe.

 

• Validation et correction en équipe : Une fois créé, le reste de l’équipe peut revoir l’organigramme pour s’assurer que tout est correct. Cela permet de détecter des erreurs ou des lacunes et de les corriger.

 

Outils recommandés

 

• Tableaux blancs : Miro est recommandé pour sa fluidité et ses options de personnalisation. Tu peux facilement ajouter des connecteurs et jouer avec les couleurs pour une meilleure clarté.
• Alternatives : Si tu n’es pas à l’aise avec les logiciels, une simple feuille de papier peut faire l’affaire. L’important est de ne pas se perdre dans la technique.

 

Types d’organigrammes nécessaires

 

• Organigramme de planification

 

C’est la structure pour la planification. Cet organigramme est utilisé pendant la phase de préparation de l’événement ou du projet. Il montrera les responsabilités de ceux impliqués dans la planification.

 

• Organigramme de réalisation

 

C’est la structure pour l’exécution. Celui-ci est crucial pour le jour J de l’événement. Il inclut les numéros de téléphone et les fréquences radio des responsables pour une communication efficace. Une partie de cet organigramme doit absolument inclure une cellule de crise. Cette cellule doit être prête à gérer toute urgence comme un incident de sécurité ou une crise médiatique.

Exemple des détails de la cellule de crise

• Responsable du service client : Celui qui reçoit les plaintes.
• Communication et médias : Qui gère les relations médias.
• Sécurité : Responsable de la sécurité sur le terrain.
• Police : Contact direct avec les autorités locales.
• Service de santé : Faciliter la prise en charge médicale avec des entités telles que les ambulanciers, patrouilles,…

Tous ces éléments sont supervisés par un trio essentiel composé de la direction, d’un administrateur, et d’un intervenant spécifique selon la nature de la crise.

Par exemple, dan sun festival ou un carnaval, les tâches de planification et de terrain pourraient être divisées en différents secteurs. Les responsables de chaque secteur auront des rôles clairs définis dans les organigrammes distincts de planification et de réalisation.

 

Conseils pour réussir ton organigramme

 

• Simplicité avant tout

Ne te perds pas dans les détails techniques du dessin. Priorise la clarté des responsabilités et la communication.

 

• Iteratif et évolutif

Ton organigramme doit être un document vivant évoluant avec le projet. Revois-le régulièrement pour t’assurer que tout est à jour et correct.

 

Un organigramme est plus qu’un simple diagramme, c’est un outil de management essentiel pour la clarté des responsabilités, la prévention des débordements et une gestion efficace des projets et événements. En investissant du temps pour créer et maintenir cet outil, tu améliores non seulement la structure mais aussi la communication et l’efficacité de ton équipe.

Alors, prends le temps de réaliser cet organigramme pour ton prochain projet ou événement et observe les bienfaits que ça peut apporter!

Cela t’intéresse d’en apprendre davantage sur les autres 4 piliers de la gestion d’événements et de projets? Découvre l’épisode Les 4 piliers de la planification d’un événement (ou : tu ne le sais pas tant que tu ne le sais pas!) [Épisode 27]

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Utiliser une donnée comme un pro

 

Dans cet épisode, on t’invite à explorer l’univers fascinant des données, que ce soit dans ta vie professionnelle ou personnelle.  On en parle avec des termes simples, qui te permettront de faire des premiers pas dans ce monde des indicateurs de performance (KPI) et des tableaux de bords. L’idée est de mettre en lumière l’importance des données et comment elles peuvent t’aider à prendre des décisions éclairées. On y va VRAIMENT au plus simple.

 

La donnée comme outil quotidien

 

La première révélation, c’est que tu utilises déjà des données dans ta vie quotidienne, parfois sans même t’en rendre compte. Par exemple, si tu suis ton poids ou le nombre de pas que tu fais chaque jour, tu es déjà dans un processus d’analyse de données.

 

Le défi : Identifier une donnée

 

On te donne un défi simple mais puissant. Trouver une donnée précise qui peut répondre à une hypothèse ou t’aider à atteindre un objectif. Cette donnée doit être facile à recueillir et à gérer. Pas besoin de se compliquer la vie avec tableaux Excel et des graphiques complexes. Parfois, un simple post-it suffit! Quelques exemples dans la vie personnelle: nombre de minutes d’exercice par jour, nombre de pas quotidiens, les centimètres de tour de taille, poitrine, cuisses, etc.

 

Utilisation dans le monde professionnel

 

Dans le cadre de ta business, utiliser des données peut te permettre de faire des choix stratégiques plus éclairés. Par exemple, tu peux calculer le coût d’acquisition de nouveaux clients avec cette formule : Total de l’investissement en publicité divisé par le nombre de nouveaux clients. Cette donnée est cruciale pour évaluer l’efficacité de tes campagnes marketing et ajuster tes stratégies en conséquence.

 

La méthode de l’hypothèse

 

L’approche de l’hypothèse est une technique particulièrement intéressante. Formuler une hypothèse peut t’aider à déterminer quelles données collecter. Par exemple, si tu penses que les gens ne restent pas longtemps à tes événements parce qu’ils manquent d’activités, tu vas chercher des données qui peuvent valider ou invalider cette hypothèse.

• Nombre d’activités offertes
• Durée moyenne du séjour
• Taux de satisfaction des participants

 

L’importance de partager les informations

 

Décloisonner l’accès aux données est un point clé. On peut facilement croire que l’analyse de données est réservée aux programmeurs et experts en statistiques. Pourtant, on en traite déjà toutes, parfois sans même s’en rendre compte. L’important est de rendre ces données visibles, pertinentes et utilisables pour prendre des décisions éclairées.

 

La grande leçon de cet épisode, c’est qu’il n’y a pas de magie dans les données. Elles sont accessibles à toutes et peuvent vraiment t’aider à améliorer aussi bien ta vie personnelle que ta business. Le défi est simple: identifie une donnée qui te fait vibrer, mets-toi à la recueillir, et regarde comment elle peut t’aider à prendre des décisions plus éclairées. Rappelle-toi, ce qui compte, c’est de commencer petit. Un simple post-it peut devenir ta porte d’entrée vers un monde magique où chaque donnée est une clé pour déverrouiller de nouvelles opportunités. Ta prochaine petite victoire! 🏆

 

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Documenter pour mieux gérer

 

Cette semaine, on répond à une question qui nous a été posée par une gestionnaire d’événement. Comment documenter la juste valeur de mon événement si j’ai des partenaires qui ont contribué sans mettre de l’argent sonnant dans le projet? La réponse : Intégrer les « services commandités » dans son état des résultats. Un état des revenus et des dépenses d’événement ou de projet qui ne présente que l’argent qui s’est transigé présente une demi-vérité.

 

Tous les apports « en nature » des partenaires doivent faire partie de la présentation des finances afin de refléter la juste valeur du projet. Comme par exemple, les prêts de locaux, d’équipements, de personnel, réduction de la facture/bonification des services, échanges de services, etc. Et ce n’est pas du tout pour gonfler les chiffres. C’est exactement fait pour démontrer le coût réel de ce projet si on devait payer pour chaque produit/service utilisé.

 

Pourquoi est-il crucial de documenter correctement?📒

 

1. Identifier correctement les revenus et les dépenses

 

Quand vient le temps de mettre en page les revenus et les dépenses d’un projet, beaucoup de gens se concentrent uniquement sur l’argent qui est entré et sorti du compte. Cette approche ne donne pas une vision juste du projet ou de l’événement car certaines contributions sont faites en nature, pas en espèces.

 

2. Éviter les biais dans l’évaluation

 

Ne pas intégrer les services commandités (ou contributions en nature) donne une lecture faussée des événements. Sans ces données, tu pourrais manquer des informations essentielles pour planifier correctement la prochaine édition. Savoir ce qu’il a vraiment coûté permet de mieux gérer et préparer les futurs projets.

 

Comment intégrer les services commandités?📝

 

1. Ajout d’une section dédiée aux services commandités

 

Pour donner une image fidèle, il faut intégrer des lignes spécifiques pour les services commandités, aussi bien dans les revenus que dans les dépenses. Tu peux regrouper les contributions pour éviter de trop fragmenter le plan comptable.

 

2. Présenter les services commandités dans les différentes catégories de dépenses

 

Il est important que les comptables répartissent les services commandités dans les différentes catégories de dépenses à des fins de présentation. Mais attention! Cette répartition ne doit pas être utilisée pour établir des prévisions financières. Si c’était le cas, elle pourrait donner une lecture faussée des montants disponibles.

 

Bonnes pratiques et conseils👩‍⚖️

 

1. Documenter à mesure

 

Documenter chaque service commandité au fur et à mesure est essentiel. Cela permet de ne pas avoir à fouiller dans les courriels à la fin de l’événement pour retrouver les informations.

 

2. Mission d’examen par des comptables

 

Engager des comptables pour faire une mission d’examen des services commandités peut aider à tenir des pièces justificatives précises et à présenter une évaluation exacte. Ce n’est pas un audit complet, mais c’est précis et bien plus fiable qu’un simple avis au lecteur.

 

3. Séparer les contributions en espèces et en nature

 

Pour garder une trace claire, tu peux utiliser deux colonnes. Une colonne pour les contributions en espèces et une autre pour les contributions en nature ou services commandités. Cela te permettra de voir clairement la valeur totale de ton projet, en intégrant à la fois l’argent transigé et les services reçus.

 

Pourquoi est-ce important même pour les entreprises à but lucratif?📊

 

Même si tu gères une entreprise à but lucratif, les échanges de services ont une valeur significative qui mérite d’être documentée. Ça ne te permettra pas de sauver de l’impôt, mais prendre conscience de la valeur ajoutée de ces apports est toujours bénéfique. Que ce soit ton temps, ton expertise ou d’autres ressources, tout cela a une valeur et mérite d’être documenté. En le faisant, tu obtiens une vision plus précise et souvent bien plus grande de la valeur réelle des projets que tu gères. Cela permet de reconnaître la valeur de l’implication apportée. Bref, la gestion des services commandités permet non seulement d’obtenir une évaluation juste et fidèle des projets, mais aussi de reconnaître et valoriser toutes les contributions. Quelles soient en espèces ou en nature. De cette façon, tu obtiens une vision plus précise et souvent plus grande de la valeur réelle de tes projets. Bonne gestion!🤓📖

 

Psst: Le fait de tout documenter facilitera la vie en organisation. Jette un coup d’oeil à Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 1 [Épisode 88]

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